Leggere una fattura proforma cinese: riga per riga

La fattura proforma, spesso abbreviata PI per proforma invoice, è una fattura previsionale. Descrive l'ordine prima del suo avvio: prodotto, quantità, prezzi unitari, condizioni di consegna, modalità di pagamento. Serve a innescare l'acconto, ad aprire una pratica bancaria o una lettera di credito, talvolta a costituire un fascicolo di importazione. Non registra alcuna vendita e non entra in alcuna contabilità.

Non è neppure il documento dello sdoganamento: la dichiarazione doganale si basa sulla fattura commerciale, emessa al momento della spedizione. La proforma vale come proposta ferma finché non è firmata e sigillata dal venditore. Il riflesso corretto è trattarla come un contratto in miniatura: è essa a fissare cosa acquistate, a quale prezzo, e a quali condizioni.

Il primo controllo non riguarda i prezzi ma i nomi. Il venditore deve figurare con il suo nome giuridico completo, quello della sua licenza commerciale, con il suo indirizzo e il suo numero di registrazione. Un'intestazione che non corrisponde alla casella di posta che invia il documento, una società commerciale che si presenta come fabbrica, un numero mancante: ogni scarto va verificato prima di qualsiasi bonifico.

Le coordinate bancarie richiedono lo stesso rigore. Il beneficiario deve essere la società del venditore, mai una persona fisica né un'altra impresa. Dei truffatori intercettano le caselle di posta e rinviano una proforma corredata di un conto diverso: il pagamento parte, poi la fabbrica reclama il suo dovuto una seconda volta. Confermate il conto tramite un canale indipendente, chiamando un numero da voi stessi ritrovato, mai quello stampato nella mail che contiene le coordinate bancarie.

Ogni riga prodotto porta un riferimento, una descrizione, una quantità, un prezzo unitario e un importo. Un prezzo ha senso solo se accompagnato dalla sua valuta e dal suo incoterm. « FOB Ningbo » significa che il venditore consegna la merce a bordo della nave nel porto di Ningbo: nolo, assicurazione e seguito del trasporto restano a vostro carico. In EXW, il prezzo copre la messa a disposizione in fabbrica; il carico, il trasporto interno e lo sdoganamento export si aggiungono in seguito.

I termini in vigore sono gli Incoterms 2020, pubblicati dalla Camera di commercio internazionale, e le loro undici definizioni ripartiscono costi e rischi in modo diverso. Il porto nominato fa parte del prezzo: una proforma che scrive « FOB Cina » senza porto non ne fissa alcuno, chiedete il nome esatto del porto di imbarco. Verificate infine la valuta: la fatturazione si fa spesso in dollari americani, talvolta in euro o in yuan, e la conversione al pagamento si negozia.

Il blocco delle condizioni si legge come un calendario. Lo schema comune resta un acconto all'ordine per avviare la produzione, poi un saldo prima della spedizione o contro copia del documento di trasporto. Il punto decisivo è l'evento che innesca il saldo: contro un'ispezione prima del carico, contro copia della polizza di carico, all'arrivo? Prima parte il saldo, meno leva mantenete se la merce delude.

La proforma porta una data di validità: superato questo termine, il prezzo può muoversi, perché segue le materie prime, i componenti e il cambio. Una validità da qualche giorno a qualche settimana è comune. Il tempo di produzione, invece, decorre dalla ricezione dell'acconto, e non copre né il trasporto né lo sdoganamento. Prima di pagare, annotate tre date: la scadenza del prezzo, l'innesco del saldo, la spedizione stimata.

La maggior parte delle brutte sorprese nasce da una riga assente, raramente da una riga falsa. Le spese di attrezzatura di un prodotto personalizzato, l'imballaggio a vostro marchio, i certificati e i test, la tolleranza di quantità: tutto ciò che non è scritto non è incluso. Un preventivo che sta in una pagina può comunque non essere completo.

All'arrivo della fattura commerciale, può emergere uno scarto rispetto alla proforma: quantità reale rettificata, spese aggiunte, prezzo ricalcolato. Il rimedio sta in un raffronto: prima di pagare il saldo, confrontate i due documenti riga per riga, quantità, prezzi unitari e spese accessorie. Ogni scarto non spiegato si risolve prima della partenza del container, mai dopo.

La nostra casa di intermediazione e sourcing rilegge le proforma ogni giorno. Il nostro team sinofono a Guangzhou verifica l'entità legale dietro l'intestazione, confronta le coordinate bancarie e ripassa le condizioni riga per riga: incoterm, porto nominato, tolleranze, spese di attrezzatura, calendario di pagamento. Noi stessi non parliamo cinese, ed è proprio per questo che questo team esiste: dialoga direttamente con la fabbrica, senza perdita di sfumature, e stringe le condizioni prima della firma.

Nella maggior parte dei casi, non pagate alcun onorario: aprite una pratica, noi negoziamo la merce per voi e prendiamo una commissione sul suo valore franco fabbrica. La lettura del preventivo, la verifica del venditore e il controllo prima del carico fanno parte del percorso standard, dalla prima proforma fino alla fattura commerciale.