Be om tilbud fra en kinesisk fabrikk: en RFQ som fungerer

RFQ står for Request for Quotation, tilbudsforespørsel: dokumentet der en kjøper ber en fabrikk om å prise produksjonen av et produkt etter gitte spesifikasjoner. Det er verken en bestilling eller en kjøpsforpliktelse. Det er en prisforespørsel, som går forut for proformafakturaen, som til gjengjeld skriver ned vilkårene for en fast bestilling. Ordbruken varierer fra samtalepartner til samtalepartner, men formålet forblir det samme: å få en tallfestet pris, formulert på eksplisitte forutsetninger, og sammenlignbar.

Kvaliteten på et svar gjenspeiler kvaliteten på forespørselen. En fullstendig forespørsel får tallfestede svar, med forutsetninger skrevet ned. En vag forespørsel får enten en katalogpris uten sammenheng med behovet, et avklaringsspørsmål, eller stillhet. Å sende samme ufullstendige forespørsel til flere fabrikker gir ikke en sammenligning: det gir estimater på ulike grunnlag. En fabrikk som stiller spørsmål før den priser, gir allerede et signal: den foretrekker et riktig tilbud fremfor et raskt svar.

Prisen på et produsert produkt avhenger av en kjede av valg: materiale, tykkelse, overflate, emballasje, tilpasning, volum. Så lenge disse valgene ikke er skrevet ned, må fabrikken gjette, og den gjetter med en sikkerhetsmargin. Prisen blir høy uten å være sammenlignbar, eller svaret uteblir. En annen risiko: en fabrikk svarer med prisen på en allerede produsert katalogartikkel, uten å presisere at den ikke samsvarer med kravspesifikasjonen. Avviket mellom det som ble priset og det som ble bestilt, oppdages i produksjonen, når det ikke lenger kan rettes uten kostnad.

To punkter må avklares før forespørselen sendes. Volumet først: en fabrikk kan ikke prise uten en mengde, og volumet påvirker prisen like mye som minimumsbestillingen. Deretter incotermen: en EXW-pris, fra fabrikk, og en FOB-pris, levert om bord på skipet i kinesisk havn, forteller ikke det samme. Å be om alle priser på samme grunnlag, og klart oppgi de ønskede mengdene, hører til forespørselen, ikke forhandlingen.

En effektiv forespørsel har plass på én side, og kan besvares uten at fabrikken må gjette. Hvert manglende element er et valg leverandøren vil ta i ditt sted. Presiser også bestemmelseslandet: det avgjør regelverksrammen, og dermed prisen. Her er minimumsgrunnlaget:

Når det gjelder formen: send forespørselen på engelsk hvis samtalepartneren eksporterer, med tanke på at enkelte verksteder bare svarer på kinesisk; oversettelsen og avklaringsrundene er en del av arbeidet. Nummerer spesifikasjonene: en nummerert liste tas opp punkt for punkt i svaret, noe som synliggjør manglene. Arbeid deretter ut fra én enkelt, datert referanseversjon, og distribuer samme versjon til alle.

Sammenligningen gjelder bare på et identisk grunnlag: samme spesifikasjoner, samme mengder, samme incoterm, samme emballasje. Forbered en standardforespørsel, og send den slik den er, uten å variere den så mye at svarene ikke lenger gjelder samme sak. Plattformer som Alibaba gjør masseutsendelse enkelt, og Canton Fair gjør det mulig å henvende seg direkte til fabrikker. Men den nyttige sammenligningen gjøres på et lite antall seriøse saker, når hver leverandør er verifisert. Å henvende seg til flere fabrikker mangedobler lesearbeidet, ikke kvaliteten på svarene.

Svarene kommer ikke i samme tempo: noen dager for en allerede produsert standardartikkel, mer når fabrikken må prise et materiale eller et verktøy. Purr uten å vente, med henvisning til den opprinnelige forespørselen. Og før hvert svar inn i en enkel tabell, én linje per fabrikk, med kolonner for enhetspris, minimumsbestilling, leveringstid, incoterm og betalingsvilkår. Det er denne tabellen, ikke innboksen, som fungerer som grunnlag for forhandlingen.

Et svar som tar opp spesifikasjonene dine én etter én, og påpeker dem det ikke kan innfri, kommer fra en samtalepartner som har lest forespørselen din. Et svar som sender tilbake et standardark uten referanse til kravspesifikasjonen, kommer fra en selger som priser raskt. En pris klart under de andre betales alltid et sted: dårligere materiale, kortere serie enn bestilt, usynlig underleverandør, eller svindel. Den fortjener et skriftlig spørsmål: hva gjelder denne prisen egentlig for?

Et tilbud, selv tallfestet, forplikter ingen. Bestillingen formaliseres på proformafakturaen, som må gjenta produktbetegnelsen i samsvar med kravspesifikasjonen, enhetsprisen, minimumsbestillingen, et eventuelt verktøy, betalingsvilkårene, incotermen og produksjonstiden. Enhver innrømmelse oppnådd i forhandlingen, selv en mindre, må fremgå av dette dokumentet: en muntlig avtale er verdiløs. Det er også ved lesning av proformaen at en leverandørs seriøsitet bedømmes.

Sorva er et megler- og sourcinghus aktivt mellom Europa og Kina. På en tilbudsforespørsel spør vårt kinesisktalende team i Guangzhou fabrikkene på kinesisk og på stedet: det rammer inn kravspesifikasjonen sammen med deg, får den priset av flere fabrikker på samme grunnlag, og sammenligner deretter svarene forutsetning for forutsetning. Vi purrer, avklarer, forkaster priser som ikke tåler en grundig gjennomgang, og forhandler videre på de innhentede tilbudene, helt frem til proformaen.

I de fleste tilfeller betaler du ikke honorar: du åpner en sak, vi forhandler varen for deg, og vi tar en volumbasert provisjon, beregnet på fabrikkverdien av de gjennomførte kjøpene. Åpne en sak med produktet ditt og kravspesifikasjonen din, selv ufullstendig: vi forteller deg hvilke fabrikker du bør spørre, og hvordan du gjør svarene deres sammenlignbare.