Lese en kinesisk proformafaktura: linje for linje

Proformafakturaen, ofte forkortet PI for proforma invoice, er en foreløpig faktura. Den beskriver bestillingen før den igangsettes: produkt, mengder, enhetspriser, leveringsvilkår, betalingsmåte. Den brukes til å utløse forskuddsbetalingen, åpne en banksak eller en remburs (L/C), noen ganger til å utgjøre et importdokument. Den registrerer ikke noe salg og inngår ikke i noe regnskap.

Den er heller ikke fortollingsdokumentet: tolldeklarasjonen bygger på handelsfakturaen, utstedt ved forsendelsestidspunktet. Proformaen gjelder som et fast tilbud så lenge den ikke er signert og stemplet av selgeren. Den riktige refleksen er å behandle den som en kontrakt i miniatyr: det er den som fastsetter hva du kjøper, til hvilken pris, og på hvilke vilkår.

Den første kontrollen gjelder ikke prisene, men navnene. Selgeren skal stå oppført med sitt fullstendige juridiske navn, det som står i driftslisensen, med adresse og registreringsnummer. En topptekst som ikke stemmer med e-postadressen som sender dokumentet, et handelsselskap som fremstiller seg som fabrikk, et manglende nummer: hvert avvik må kontrolleres før noen overføring.

Bankopplysningene krever samme grundighet. Mottakeren skal være selgerselskapet, aldri en privatperson eller et annet selskap. Bedragere kaprer e-postkontoer og sender tilbake en proforma med en annen konto: betalingen går ut, og fabrikken krever deretter sitt tilgodehavende en gang til. Bekreft kontoen via en uavhengig kanal, ring et nummer du selv har funnet frem til, aldri det som står trykt i e-posten som inneholder kontonummeret.

Hver produktlinje har en referanse, en beskrivelse, en mengde, en enhetspris og et beløp. En pris gir bare mening sammen med sin valuta og sin leveringsbetingelse. «FOB Ningbo» betyr at selgeren leverer varen om bord på skipet i havnen Ningbo: frakt, forsikring og videre transport forblir din kostnad. Ved EXW dekker prisen tilgjengeliggjøring på fabrikken; lasting, innenlands transport og eksportfortolling kommer i tillegg.

De gjeldende vilkårene er Incoterms 2020, utgitt av Det internasjonale handelskammer, og deres elleve definisjoner fordeler kostnader og risiko ulikt. Den navngitte havnen er en del av prisen: en proforma som skriver «FOB Kina» uten havn, fastsetter ingen, be om det nøyaktige navnet på lastehavnen. Kontroller til slutt valutaen: fakturering skjer ofte i amerikanske dollar, noen ganger i euro eller yuan, og omregningen ved betaling forhandles.

Vilkårsblokken leses som en tidsplan. Det vanlige mønsteret er en forskuddsbetaling ved bestilling for å igangsette produksjonen, deretter en sluttbetaling før forsendelse eller mot kopi av transportdokumentet. Det avgjørende punktet er hendelsen som utløser sluttbetalingen: mot en inspeksjon før lasting, mot kopi av konnossementet, ved ankomst? Jo tidligere sluttbetalingen betales, desto mindre press har du hvis varen skuffer.

Proformaen har en gyldighetsdato: etter dette tidspunktet kan prisen endre seg, siden den følger råvarene, komponentene og valutakursen. En gyldighet på noen dager til noen uker er vanlig. Produksjonstiden derimot løper fra forskuddsbetalingen er mottatt, og den dekker verken transport eller fortolling. Før du betaler, noter tre datoer: prisens utløp, utløsningen av sluttbetalingen, forventet forsendelse.

De fleste ubehagelige overraskelsene oppstår fra en manglende linje, sjelden fra en feil linje. Verktøykostnadene til et tilpasset produkt, emballasje med ditt merke, sertifikater og tester, mengdetoleranse: alt som ikke er skrevet, er ikke inkludert. Et kort tilbud på én side er ikke nødvendigvis komplett av den grunn.

Ved mottak av handelsfakturaen kan det oppstå et avvik fra proformaen: justert faktisk mengde, tillagte kostnader, omregnet pris. Løsningen ligger i en avstemming: før du betaler sluttbetalingen, sammenlign de to dokumentene linje for linje, mengder, enhetspriser og tilleggskostnader. Ethvert uforklart avvik løses før containerens avgang, aldri etterpå.

Vårt megler- og sourcinghus leser gjennom proformaer hver dag. Vårt kinesisktalende team i Guangzhou kontrollerer den juridiske enheten bak toppteksten, sjekker bankopplysningene og går gjennom vilkårene linje for linje: leveringsbetingelse, navngitt havn, toleranser, verktøykostnader, betalingsplan. Vi snakker ikke kinesisk selv, og det er nettopp derfor dette teamet finnes: det kommuniserer direkte med fabrikken, uten tap av nyanser, og strammer inn vilkårene før signering.

I de fleste tilfeller betaler du ikke honorar: du åpner en sak, vi forhandler varen for deg, og vi tar en provisjon på verdien fra fabrikk. Gjennomgangen av tilbudet, kontrollen av selgeren og kontrollen før lasting er en del av standardforløpet, fra den første proformaen til handelsfakturaen.