Begära offert från en kinesisk fabrik: en välgjord RFQ

RFQ står för Request for Quotation, offertförfrågan: dokumentet där en köpare ber en fabrik att sätta pris på tillverkningen av en produkt enligt givna specifikationer. Det är varken en order eller ett köpåtagande. Det är en prisförfrågan, som föregår proformafakturan, vilken i sin tur skriver ner villkoren för en bindande order. Ordvalet varierar mellan olika samtalspartner, men syftet förblir detsamma: att få ett siffersatt pris, byggt på uttalade antaganden, och jämförbart.

Kvaliteten på ett svar speglar kvaliteten på förfrågan. En komplett förfrågan får siffersatta svar, med antaganden nedskrivna. En vag förfrågan får antingen ett katalogpris utan koppling till behovet, en följdfråga, eller tystnad. Att skicka samma ofullständiga förfrågan till flera fabriker ger ingen jämförelse: det ger uppskattningar på olika grunder. En fabrik som ställer frågor innan den sätter pris ger redan en signal: den föredrar en rättvisande offert framför ett snabbt svar.

Priset på en tillverkad produkt beror på en rad val: material, tjocklek, finish, förpackning, anpassning, volym. Så länge dessa val inte är nedskrivna måste fabriken gissa, och den gissar med en säkerhetsmarginal. Priset blir högt utan att vara jämförbart, eller så uteblir svaret. En annan risk: en fabrik svarar med priset på en redan tillverkad katalogartikel, utan att ange att den inte motsvarar kravspecifikationen. Skillnaden mellan det som prissatts och det som beställts upptäcks först i produktionen, när den inte längre går att rätta till utan kostnad.

Två frågor måste klargöras innan förfrågan skickas. Volymen först: en fabrik kan inte sätta pris utan kvantitet, och volymen styr priset lika mycket som minsta orderkvantitet. Incotermen sedan: ett EXW-pris, fritt fabrik, och ett FOB-pris, levererat på fartyget i den kinesiska hamnen, berättar inte samma sak. Att be om alla priser på en enda grund, och tydligt ange de avsedda kvantiteterna, hör till förfrågan, inte till förhandlingen.

En effektiv förfrågan ryms på en sida, och besvaras utan att fabriken behöver gissa. Varje uteblivet element är ett val som leverantören gör åt dig. Ange också mottagarlandet: det styr regelverket, och därmed priset. Här är grundstommen:

På formen: skicka förfrågan på engelska om mottagaren exporterar, med i åtanke att vissa verkstäder bara svarar på kinesiska; översättningen och de klargörande turerna hör till arbetet. Numrera specifikationerna: en numrerad lista följs upp punkt för punkt i svaret, vilket gör luckorna synliga. Arbeta sedan från en enda daterad referensversion, och dela ut samma version till alla.

Jämförelsen håller bara på en identisk grund: samma specifikationer, samma kvantiteter, samma incoterm, samma förpackning. Förbered en standardförfrågan, och skicka den oförändrad, utan att variera den så mycket att svaren inte längre handlar om samma sak. Plattformar som Alibaba gör det lätt att skicka i stora mängder, och Canton Fair gör det möjligt att kontakta fabriker direkt. Men den användbara jämförelsen görs på ett fåtal seriösa ärenden, när varje leverantör är verifierad. Att kontakta fler fabriker mångdubblar läsarbetet, inte kvaliteten på svaren.

Svaren kommer inte i samma takt: några dagar för en standardartikel som redan tillverkas, längre när fabriken måste prissätta ett material eller ett verktyg. Skicka en påminnelse utan att vänta, med hänvisning till den ursprungliga förfrågan. Och för in varje svar i en enkel tabell, en rad per fabrik, med kolumner för styckpris, minsta orderkvantitet, ledtid, incoterm och betalningsvillkor. Det är denna tabell, inte inkorgen, som ligger till grund för förhandlingen.

Ett svar som går igenom dina specifikationer en efter en, och påpekar de som inte kan uppfyllas, kommer från någon som har läst din förfrågan. Ett svar som skickar tillbaka ett standardblad utan koppling till kravspecifikationen kommer från en säljare som prissätter snabbt. Ett pris klart under de andra betalas alltid någonstans: sämre material, kortare serie än begärt, dold underleverans, eller bedrägeri. Det förtjänar en skriftlig fråga: vad exakt avser detta pris?

En offert, även siffersatt, binder ingen. Ordern formaliseras genom proformafakturan, som ska återge produktbeteckningen enligt kravspecifikationen, styckpriset, minsta orderkvantitet, eventuella verktyg, betalningsvillkoren, incotermen och produktionstiden. Varje eftergift som förhandlats fram, även en mindre, måste finnas med i detta dokument: en muntlig överenskommelse är värdelös. Det är också vid läsningen av proforman som en leverantörs seriositet bedöms.

Sorva är en mäklar- och sourcingfirma verksam mellan Europa och Kina. Vid en offertförfrågan kontaktar vårt kinesisktalande team i Guangzhou fabrikerna på kinesiska och på plats: det ramar in kravspecifikationen tillsammans med dig, låter flera fabriker prissätta den på identisk grund, och jämför sedan svaren antagande för antagande. Vi skickar påminnelser, klargör, sorterar bort priser som inte håller för en noggrann granskning, och vi förhandlar utifrån de offerter som kommit in, ända fram till proforman.

I de flesta fall betalar du inga arvoden: du öppnar ett ärende, vi förhandlar fram varan åt dig och vi tar en volymbaserad provision, beräknad på fabriksprisvärdet av de köp som genomförts. Öppna ett ärende med din produkt och din kravspecifikation, även ofärdig: vi talar om för dig vilka fabriker som ska kontaktas, och hur du gör deras svar jämförbara.