Läsa en kinesisk proformafaktura: rad för rad

Proformafakturan, ofta förkortad PI för proforma invoice, är en preliminär faktura. Den beskriver beställningen innan den startas: produkt, kvantiteter, styckpriser, leveransvillkor, betalningssätt. Den används för att utlösa handpenningen, öppna ett bankärende eller en remburs, ibland för att bygga en importakt. Den registrerar ingen försäljning och ingår inte i någon bokföring.

Den är inte heller tullklareringsdokumentet: tulldeklarationen bygger på handelsfakturan, som utfärdas vid leveranstillfället. Proforman gäller som ett bindande erbjudande så länge den inte är signerad och stämplad av säljaren. Den rätta reflexen är att behandla den som ett kontrakt i miniatyr: det är den som fastställer vad du köper, till vilket pris, och på vilka villkor.

Den första kontrollen gäller inte priserna utan namnen. Säljaren måste anges under sitt fullständiga juridiska namn, det som finns på verksamhetslicensen, med adress och registreringsnummer. Ett sidhuvud som inte stämmer med den e-post som skickar dokumentet, ett handelsbolag som utger sig för att vara fabrik, ett saknat nummer: varje avvikelse kontrolleras innan någon betalning görs.

Bankuppgifterna kräver samma noggrannhet. Mottagaren måste vara säljarens företag, aldrig en privatperson eller ett annat bolag. Bedragare kapar e-postkonton och skickar tillbaka en proforma med ett annat konto: betalningen går iväg, och sedan kräver fabriken sin betalning en andra gång. Bekräfta kontot via en oberoende kanal, ring ett nummer du själv har hittat, aldrig det som står tryckt i mejlet som innehåller kontouppgifterna.

Varje produktrad bär en referens, en beskrivning, en kvantitet, ett styckpris och ett belopp. Ett pris får bara mening tillsammans med sin valuta och sin incoterm. "FOB Ningbo" innebär att säljaren levererar varan ombord på fartyget i hamnen Ningbo: frakt, försäkring och resten av transporten förblir ditt ansvar. Under EXW täcker priset varans tillhandahållande i fabriken; lastning, inrikes transport och exporttullklarering tillkommer sedan.

De gällande termerna är Incoterms 2020, publicerade av Internationella handelskammaren, och deras elva definitioner fördelar kostnader och risker olika. Den namngivna hamnen är en del av priset: en proforma som skriver "FOB Kina" utan hamn fastställer ingen alls, be om det exakta namnet på lastningshamnen. Kontrollera slutligen valutan: faktureringen sker ofta i amerikanska dollar, ibland i euro eller yuan, och omräkningen vid betalning kan förhandlas.

Villkorsblocket läses som en kalender. Det vanliga upplägget förblir en handpenning vid beställningen för att starta produktionen, sedan en slutbetalning före leverans eller mot kopia av transportdokumentet. Den avgörande punkten är den händelse som utlöser slutbetalningen: mot en kontroll före lastning, mot kopia av konossementet, vid ankomst? Ju tidigare slutbetalningen görs, desto mindre hävstång behåller du om varan blir en besvikelse.

Proforman har ett giltighetsdatum: efter detta datum kan priset ändras, eftersom det följer råvarorna, komponenterna och växelkursen. En giltighet på några dagar till några veckor är vanligt. Produktionstiden, den, löper från mottagandet av handpenningen, och den täcker varken transport eller tullklarering. Innan du betalar, notera tre datum: prisets utgång, slutbetalningens utlösande, den beräknade avgången.

De flesta obehagliga överraskningarna föds ur en saknad rad, sällan ur en felaktig rad. Verktygskostnaden för en skräddarsydd produkt, emballaget med ditt varumärke, certifikaten och testerna, kvantitetstoleransen: allt som inte står skrivet är inte inkluderat. En kort offert på en sida behöver inte för den skull vara komplett.

Vid handelsfakturans ankomst kan en avvikelse från proforman uppstå: justerad verklig kvantitet, tillagda avgifter, omräknat pris. Botemedlet består i en avstämning: innan du betalar slutbetalningen, jämför de två dokumenten rad för rad, kvantiteter, styckpriser och tilläggsavgifter. Varje oförklarad avvikelse löses innan containern avgår, aldrig efteråt.

Vår mäklar- och sourcingfirma granskar proformor varje dag. Vårt kinesisktalande team i Guangzhou kontrollerar den juridiska enheten bakom sidhuvudet, jämför bankuppgifterna och går igenom villkoren rad för rad: incoterm, namngiven hamn, toleranser, verktygskostnader, betalningsplan. Vi talar inte kinesiska själva, och det är just därför det här teamet finns: det förhandlar direkt med fabriken, utan förlust av nyans, och skärper villkoren innan signering.

I de flesta fall betalar du inga arvoden: du öppnar ett ärende, vi förhandlar fram varan åt dig och tar en provision på dess värde fritt fabrik. Genomläsningen av offerten, kontrollen av säljaren och kontrollen före lastning ingår i det vanliga förloppet, från den första proforman till handelsfakturan.