Kuomba nukuu ya bei kwa kiwanda cha Kichina: RFQ iliyofanywa vizuri

RFQ inamaanisha Request for Quotation, yaani ombi la nukuu ya bei: hati ambayo kwayo mnunuzi anaomba kiwanda kikadirie bei ya uzalishaji wa bidhaa kulingana na masharti maalum yaliyotolewa. Siyo oda wala ahadi ya ununuzi. Ni ombi la bei, linalotangulia ankara ya proforma, ambayo yenyewe inaandika masharti ya oda thabiti. Msamiati unatofautiana kutoka mzungumzaji mmoja hadi mwingine, lakini lengo linabaki lile lile: kupata bei ya kihesabu, iliyoundwa kwa mawazo wazi, na inayoweza kulinganishwa.

Ubora wa jibu unaonyesha ubora wa ombi lenyewe. Ombi kamili linapokea majibu ya kihesabu, yenye mawazo yaliyowekwa kwa maandishi. Ombi lisiloeleweka vizuri linapokea ama bei ya katalogi isiyohusiana na uhitaji, ama swali la ufafanuzi, ama ukimya. Kutuma ombi lile lile lisilokamilika kwa viwanda kadhaa hakutoi ulinganisho: kunatoa makadirio kwenye misingi tofauti. Kiwanda kinachouliza maswali kabla ya kukadiria bei tayari kinatoa dalili: kinapendelea nukuu sahihi kuliko jibu la haraka.

Bei ya bidhaa iliyotengenezwa inategemea mfululizo wa uchaguzi: malighafi, unene, umaliziaji, ufungaji, ubinafsishaji, kiasi. Wakati uchaguzi huo haujaandikwa, kiwanda kinalazimika kukisia, na kinakisia kikichukua nafasi ya usalama. Bei inakuwa juu bila kuweza kulinganishwa, au jibu halifiki. Hatari nyingine: kiwanda kinajibu kwa bei ya kipengele cha katalogi kilichokwisha kuzalishwa, bila kubainisha kwamba hakilingani na maelezo ya kiufundi. Tofauti kati ya kilichokadiriwa na kilichoombwa inagunduliwa wakati wa uzalishaji, wakati haiwezi tena kurekebishwa bila gharama.

Mambo mawili lazima yafafanuliwe kabla ya kutuma. Kiasi kwanza: kiwanda hakiwezi kukadiria bei bila wingi, na kiasi kinaamua bei kama vile kiasi cha chini cha oda kinavyofanya. Incoterm baadaye: bei ya EXW, kutoka kiwandani, na bei ya FOB, iliyowasilishwa juu ya meli katika bandari ya Kichina, hazisemi jambo lile lile. Kuomba bei zote kwenye msingi mmoja, na kutangaza wazi wingi unaolengwa, ni sehemu ya ombi, si ya mazungumzo.

Ombi lenye ufanisi linatoshea kwenye ukurasa mmoja, na linaweza kujibiwa bila kiwanda kulazimika kukisia. Kila kipengele kinachokosekana ni uchaguzi ambao muuzaji atafanya badala yako. Bainisha pia nchi ya marudio: inaamua mfumo wa kikanuni, na hivyo bei. Hapa kuna msingi wa chini kabisa:

Kwa upande wa mfumo: tuma ombi kwa Kiingereza kama mzungumzaji anauza nje, ukikumbuka kwamba baadhi ya karakana zinajibu kwa Kichina pekee; tafsiri na mawasiliano ya kurudi na kwenda ya ufafanuzi ni sehemu ya kazi. Weka namba kwenye masharti: orodha yenye namba inarudiwa kipengele baada ya kipengele katika jibu, jambo linalofanya upungufu uonekane wazi. Kisha fanya kazi kutoka toleo moja la kumbukumbu, lenye tarehe, na ligawe toleo lile lile kwa kila mtu.

Ulinganisho una thamani tu kwenye msingi ule ule: masharti yale yale, kiasi kile kile, incoterm ile ile, ufungaji ule ule. Tayarisha ombi la kawaida, kisha litume kama lilivyo, bila kulibadilisha kiasi kwamba majibu yasihusu tena jambo lile lile. Mifumo kama Alibaba inarahisisha kutuma kwa wingi, na Canton Fair inaruhusu kuwasiliana na viwanda moja kwa moja. Lakini ulinganisho wenye manufaa unafanywa kwenye idadi ndogo ya mafaili makini, mara moja kila muuzaji akiwa amehakikiwa. Kuwasiliana na viwanda vingi zaidi kunaongeza kazi ya kusoma, siyo ubora wa majibu.

Majibu hayafiki kwa kasi ile ile: siku chache kwa kipengele cha kawaida kilichokwisha kuzalishwa, zaidi wakati kiwanda kinapaswa kukadiria malighafi au vifaa. Fuatilia bila kusubiri, ukirejea ombi la awali. Na andika kila jibu kwenye jedwali rahisi, mstari mmoja kwa kila kiwanda, ukiwa na safu za bei ya kipande kimoja, kiasi cha chini cha oda, muda, incoterm na masharti ya malipo. Ni jedwali hilo, si sanduku la barua pepe, linalotumika kama msingi wa mazungumzo.

Jibu linalorudia masharti yako moja baada ya lingine, na linaonyesha yale ambayo hayawezi kutimizwa, linatoka kwa mzungumzaji aliyesoma ombi lako. Jibu linalorudisha kadi ya kawaida bila rejea kwenye maelezo ya kiufundi linatoka kwa muuzaji anayekadiria bei haraka haraka. Bei iliyo chini sana kuliko nyingine daima inagharimika mahali fulani: malighafi duni, kundi dogo kuliko lililoombwa, usambazaji kwa mtu wa tatu usioonekana, au udanganyifu. Inastahili swali la maandishi: bei hii kwa hakika inahusu nini?

Nukuu ya bei, hata ikiwa ya kihesabu, haimshurutishi mtu yeyote. Oda inarasimishwa kwenye ankara ya proforma, ambayo lazima irudie maelezo ya bidhaa yanayolingana na maelezo ya kiufundi, bei ya kipande kimoja, kiasi cha chini cha oda, vifaa vinavyohitajika, masharti ya malipo, incoterm na muda wa uzalishaji. Punguzo lolote lililopatikana wakati wa mazungumzo, hata dogo, lazima lionekane kwenye hati hii: makubaliano ya mdomo hayana thamani. Ni pia wakati wa kusoma proforma ndipo makini ya muuzaji inapohukumiwa.

Sorva ni kampuni ya udalali na utafutaji wa bidhaa inayofanya kazi kati ya Ulaya na China. Kwa ombi la nukuu ya bei, timu yetu inayozungumza Kichina huko Guangzhou inahoji viwanda kwa Kichina na papo hapo: inapanga maelezo ya kiufundi pamoja nawe, inayafanya yakadiriwe na viwanda kadhaa kwenye msingi ule ule, kisha inalinganisha majibu wazo baada ya wazo. Tunafuatilia, tunafafanua, tunaondoa bei zisizostahimili usomaji makini, na tunajadiliana kuhusu nukuu zilizopatikana, hadi kwenye proforma.

Katika hali nyingi, hulipi ada: unafungua faili, sisi tunajadiliana bei ya bidhaa kwa niaba yako na tunachukua kamisheni juu ya kiasi, inayokokotolewa kutokana na thamani ya kiwandani ya manunuzi yaliyofanyika. Fungua faili na bidhaa yako pamoja na maelezo yako ya kiufundi, hata kama hayajakamilika: tutakuambia viwanda vipi vya kuhoji, na jinsi ya kufanya majibu yao yaweze kulinganishwa.