Solicitar un presupuesto a una fábrica china: el RFQ bien hecho

RFQ significa Request for Quotation, solicitud de presupuesto: el documento mediante el cual un comprador pide a una fábrica que cotice la producción de un producto según especificaciones dadas. No es un pedido ni un compromiso de compra. Es una solicitud de precio, que precede a la factura proforma, la cual recoge las condiciones de un pedido firme. El vocabulario varía según el interlocutor, pero el objetivo sigue siendo el mismo: obtener un precio cifrado, formulado sobre hipótesis explícitas y comparable.

La calidad de una respuesta refleja la de la solicitud. Una solicitud completa recibe respuestas cifradas, con hipótesis por escrito. Una solicitud vaga recibe o bien un precio de catálogo sin relación con la necesidad, o una pregunta de aclaración, o silencio. Enviar la misma solicitud incompleta a varias fábricas no produce una comparación: produce estimaciones sobre bases diferentes. Una fábrica que pregunta antes de cotizar ya da una señal: prefiere un presupuesto justo a una respuesta rápida.

El precio de un producto manufacturado depende de una cadena de decisiones: material, espesor, acabado, embalaje, personalización, volumen. Mientras estas decisiones no estén escritas, la fábrica debe adivinar, y adivina tomando un margen de seguridad. El precio se vuelve alto sin ser comparable, o la respuesta no llega. Otro riesgo: una fábrica responde con el precio de un artículo de catálogo ya producido, sin precisar que no corresponde al pliego de condiciones. La diferencia entre lo cotizado y lo pedido se descubre en producción, cuando ya no se puede corregir sin costo.

Dos temas deben aclararse antes del envío. El volumen primero: una fábrica no puede cotizar sin cantidad, y el volumen condiciona el precio tanto como el mínimo de pedido. El Incoterm después: un precio EXW, en fábrica, y un precio FOB, puesto en el buque en puerto chino, no cuentan lo mismo. Pedir todos los precios sobre una base única y anunciar claramente las cantidades previstas forma parte de la solicitud, no de la negociación.

Una solicitud eficaz cabe en una página y se responde sin que la fábrica tenga que adivinar. Cada elemento ausente es una decisión que el proveedor tomará por ti. Especifica también el país de destino: condiciona el marco regulatorio y, por tanto, el precio. Esta es la base mínima:

Sobre la forma: envía la solicitud en inglés si el interlocutor exporta, teniendo en cuenta que algunos talleres solo responden en chino; la traducción y los intercambios de aclaración forman parte del trabajo. Numera las especificaciones: una lista numerada se retoma punto por punto en la respuesta, lo que hace visibles las carencias. Luego trabaja a partir de una versión de referencia única, fechada, y distribuye la misma versión a todos.

La comparación solo vale sobre una base idéntica: mismas especificaciones, mismas cantidades, mismo Incoterm, mismo embalaje. Prepara una solicitud tipo y envíala tal cual, sin variarla hasta el punto de que las respuestas ya no traten de lo mismo. Plataformas como Alibaba facilitan el envío masivo, y la Canton Fair permite solicitar a fábricas en persona. Pero la comparación útil se hace sobre un pequeño número de expedientes serios, una vez verificado cada proveedor. Solicitar a más fábricas multiplica el trabajo de lectura, no la calidad de las respuestas.

Las respuestas no llegan al mismo ritmo: unos días para un artículo estándar ya producido, más cuando la fábrica debe cotizar un material o un utillaje. Vuelve a contactar sin esperar, recordando la solicitud original. Y registra cada respuesta en una tabla simple, una fila por fábrica, con columnas para el precio unitario, el pedido mínimo, el plazo, el Incoterm y las condiciones de pago. Esa tabla, y no la bandeja de entrada, sirve de base para la negociación.

Una respuesta que retoma tus especificaciones una por una y señala aquellas que no puede satisfacer proviene de un interlocutor que ha leído tu solicitud. Una respuesta que envía una ficha estándar sin referencia al pliego de condiciones proviene de un vendedor que cotiza rápido. Un precio claramente por debajo de los demás siempre se paga en algún lado: material inferior, serie más corta de lo solicitado, subcontratación invisible o fraude. Merece una pregunta por escrito: ¿a qué se refiere exactamente este precio?

Un presupuesto, incluso cifrado, no compromete a nadie. El pedido se formaliza en la factura proforma, que debe incluir la designación del producto conforme al pliego de condiciones, el precio unitario, el pedido mínimo, el utillaje eventual, las condiciones de pago, el incoterm y el plazo de producción. Toda concesión obtenida en la negociación, incluso menor, debe figurar en este documento: un acuerdo oral no vale nada. También es al leer la proforma que se juzga la seriedad de un proveedor.

Sorva es una casa de corretaje y sourcing activa entre Europa y China. Ante una solicitud de presupuesto, nuestro equipo sinófono en Guangzhou consulta a las fábricas en chino y sobre el terreno: define el pliego de condiciones con usted, lo hace cotizar por varias fábricas sobre una base idéntica, luego compara las respuestas hipótesis por hipótesis. Nosotros retomamos, aclaramos, descartamos los precios que no resisten una lectura atenta, y negociamos sobre los presupuestos obtenidos, hasta la proforma.

En la mayoría de los casos, usted no paga honorarios: abre un expediente, nosotros negociamos la mercancía por usted y cobramos una comisión sobre volumen, calculada sobre el valor EXW de las compras realizadas. Abra un expediente con su producto y su pliego de condiciones, incluso incompleto: le diremos qué fábricas consultar y cómo hacer que sus respuestas sean comparables.