Leer una factura proforma china: línea por línea

La factura proforma, a menudo abreviada PI por proforma invoice, es una factura previsional. Describe el pedido antes de su lanzamiento: producto, cantidades, precios unitarios, condiciones de entrega, modalidades de pago. Sirve para activar el anticipo, para abrir un expediente bancario o una carta de crédito, a veces para constituir un expediente de importación. No registra ninguna venta y no entra en ninguna contabilidad.

Tampoco es el documento del despacho de aduana: la declaración en aduana se apoya en la factura comercial, emitida en el momento del envío. La proforma vale como propuesta firme mientras no esté firmada y sellada por el vendedor. El buen reflejo es tratarla como un contrato en miniatura: es ella la que fija lo que usted compra, a qué precio, y en qué condiciones.

El primer control no recae sobre los precios sino sobre los nombres. El vendedor debe figurar con su nombre jurídico completo, el de su licencia de explotación, con su dirección y su número de registro. Un encabezado que no corresponde con la mensajería que envía el documento, una sociedad de comercio que se presenta como fábrica, un número que falta: cada discrepancia se verifica antes de cualquier transferencia.

Los datos bancarios exigen el mismo rigor. El beneficiario debe ser la sociedad del vendedor, nunca una persona física ni otra empresa. Algunos estafadores interceptan mensajerías y reenvían una proforma con una cuenta distinta: el pago sale, y después la fábrica reclama su importe una segunda vez. Confirme la cuenta por un canal independiente, llamando a un número que usted mismo haya localizado, nunca al impreso en el correo que contiene los datos bancarios.

Cada línea de producto lleva una referencia, una descripción, una cantidad, un precio unitario y un importe. Un precio solo tiene sentido acompañado de su divisa y de su incoterm. «FOB Ningbo» significa que el vendedor entrega la mercancía a bordo del buque en el puerto de Ningbo: el flete, el seguro y el resto del transporte corren de su cuenta. En EXW, el precio cubre la puesta a disposición en fábrica; la carga, el transporte interior y el despacho de aduana de exportación se añaden después.

Los términos vigentes son los Incoterms 2020, publicados por la Cámara de Comercio Internacional, y sus once definiciones reparten costes y riesgos de forma distinta. El puerto nombrado forma parte del precio: una proforma que escribe «FOB China» sin puerto no fija ninguno, pida el nombre exacto del puerto de embarque. Compruebe por último la divisa: la facturación se hace a menudo en dólares estadounidenses, a veces en euros o en yuanes, y la conversión en el pago se negocia.

El bloque de condiciones se lee como un calendario. El esquema habitual sigue siendo un anticipo al pedido para lanzar la producción, y después un saldo antes del envío o contra copia del documento de transporte. El punto decisivo es el hecho que activa el saldo: ¿contra una inspección previa a la carga, contra copia del conocimiento de embarque, a la llegada? Cuanto antes salga el saldo, menos margen de maniobra conserva si la mercancía decepciona.

La proforma lleva una fecha de validez: pasado ese plazo, el precio puede variar, porque sigue las materias primas, los componentes y el cambio de divisa. Una validez de unos días a unas semanas es habitual. El plazo de producción, por su parte, corre a partir de la recepción del anticipo, y no cubre ni el transporte ni el despacho de aduana. Antes de pagar, anote tres fechas: el vencimiento del precio, la activación del saldo, el envío estimado.

La mayoría de las malas sorpresas nacen de una línea ausente, raramente de una línea falsa. Los gastos de utillaje de un producto personalizado, el embalaje con su marca, los certificados y las pruebas, la tolerancia de cantidad: todo lo que no está escrito no está incluido. Un presupuesto corto de una página puede no estar completo por ello.

A la llegada de la factura comercial, puede surgir una discrepancia con la proforma: cantidad real ajustada, gastos añadidos, precio recalculado. El remedio consiste en un cotejo: antes de pagar el saldo, compare los dos documentos línea por línea, cantidades, precios unitarios y gastos anexos. Toda discrepancia no explicada se resuelve antes de la salida del contenedor, nunca después.

Nuestra casa de intermediación y sourcing relee las proformas cada día. Nuestro equipo sinófono en Guangzhou verifica la entidad legal detrás del encabezado, coteja los datos bancarios y repasa las condiciones línea por línea: incoterm, puerto nombrado, tolerancias, gastos de utillaje, calendario de pago. Nosotros no hablamos chino, y es precisamente por eso que este equipo existe: dialoga en directo con la fábrica, sin perder matices, y ajusta las condiciones antes de la firma.

En la mayoría de los casos, usted no paga honorarios: abre un expediente, nosotros negociamos la mercancía por usted y cobramos una comisión sobre su valor salida de fábrica. La lectura del presupuesto, la verificación del vendedor y el control previo a la carga forman parte del recorrido estándar, desde la primera proforma hasta la factura comercial.