Tavara ei vastaa tilattua: mitä tehdä kiinalaisen toimittajan kanssa

Riita voitetaan harvoin keskustelemalla, se voitetaan todisteilla. Kun avaat kartongeja, valokuvaa lavat, merkinnät ja viat ja kuvaa avaaminen yhtenä jatkuvana kuvauksena. Kokoa proforma, ostotilaus, hyväksyntäviestit ja erityisesti vertailunäyte, joka toimii mittapuuna koko neuvottelussa. Ensimmäisiltä päiviltä päivätty havainto on vaikea kiistää; viikkoja myöhemmin rekonstruoitu havainto ei melkein koskaan.

Laske määrät sen jälkeen. Laske vialliset kappaleet ja jaa viat kahteen ryhmään: vakavat viat, jotka tekevät tuotteesta myyntikelvottoman tai vaarallisen, ja lievät viat, jotka jättävät myynnin mahdolliseksi. Enimmäkseen viallista erää ei neuvotella samalla tavalla kuin erää, jossa vain osa kappaleista on viallisia. Tämä kirjallinen laskelma on se, jonka tehdas ottaa vakavasti, ja se, jota tarkastuslaitos pyytää voidakseen toimia paikan päällä.

Lue ensin proforma ja ostosopimus: laatulausekkeet, hyväksytty näyte, seuraamukset, reklamaatiomenettely, sovellettava laki ja välimieslauseke. Moni proforma on näistä kohdista vaiti, ja silloin sovellettavaksi tulee täydentävä lainsäädäntö. CISG eli Yhdistyneiden kansakuntien kansainvälistä tavaran kauppaa koskeva yleissopimus soveltuu oletusarvoisesti ranskalaisen ja kiinalaisen yhtiön välillä, koska molemmat valtiot ovat ratifioineet sen.

Kaksi määräystä jäsentää riitaa. 38 artikla velvoittaa tarkastamaan tavarat mahdollisimman lyhyessä ajassa. 39 artikla velvoittaa ilmoittamaan myyjälle kaikista virheellisyyksistä kohtuullisessa ajassa, enintään kahden vuoden kuluessa tavaroiden luovuttamisesta; tämän ylärajan jälkeen ostaja menettää oikeuden vedota virheeseen. Käytännössä hyödyllinen aika on paljon lyhyempi: vastaanottoa seuraavina päivinä tehty reklamaatio menee läpi, myöhästynyttä reklamaatiota vastaan vedotaan käsittelyyn, kuljetukseen tai käyttöön, joka selittäisi kaiken.

Ensimmäinen vipuvarsi on loppusumma. Niin kauan kuin tavaraa ei ole maksettu kokonaan, neuvottelu käydään tasavertaisesti: tehdas, joka odottaa loppusummaansa, neuvottelee mieluummin kuin jo kokonaan maksettu tehdas. Siksi kokeneet ostajat maksavat kahdessa erässä, käsirahan tilauksen yhteydessä ja loppusumman vasta lastausta edeltävän tarkastuksen jälkeen. Täysi maksu ennen lähetystä muuttaa myöhemmän riidan aneluksi.

Toinen vipuvarsi on tulevat volyymit. Tehdas, joka toivoo seuraavia tilauksiasi, tekee kannattavuuslaskelman, ei periaatekysymystä. Alennus laskusta, viallisten kappaleiden lajittelu tai korjaus, osittainen uudelleenvalmistus, erän hyvitys seuraavassa tilauksessa: nämä ratkaisut ovat usein saavutettavissa, joskus yhdistettyinä. Käy keskustelu kirjallisesti, laskelman tukemana, ja kiinaksi, jotta kiertäisit myyntihenkilön suodattimen, joka kääntää omalla tavallaan.

Jätä lopuksi keskustelukumppanillesi kunniallinen ulospääsy: syytöksenä esitetty reklamaatio lopettaa keskustelun, mutta sama asia esitettynä ongelmana, joka ratkaistaan seuraavaa tilausta varten, avaa alennuksen.

Ensimmäinen muodollinen vaihe ei maksa mitään: kirjallinen kehotus. Muistutus tapahtumista, viittaus sopimukseen ja näytteeseen, täsmällinen vaatimus, vastausaika ja liitteet. Se valmistelee kaiken myöhemmän ja osoittaa, että asiaa hoidetaan. Jos tehdas ei reagoi, riita-asian tie riippuu välimieslausekkeesta: monet kiinalaiset sopimukset edellyttävät välimiesmenettelyä Kiinassa, esimerkiksi CIETAC:ssa, toiset Hongkongissa HKIAC:ssa.

Ratkaisevaa on täytäntöönpano. Kiinassa tai Hongkongissa annettu välimiesratkaisu tunnustetaan helpommin kuin ulkomainen tuomio: Ranska ja Kiina ovat vuoden 1958 New Yorkin yleissopimuksen osapuolia, ja se helpottaa välimiesratkaisujen tunnustamista. Sen sijaan ranskalaisen tuomioistuimen tuomion täytäntöönpano Kiinassa on edelleen vaikeaa. Ennen menettelyn aloittamista vertaa siis riidan kustannuksia tosiasiallisesti perittävissä olevaan arvoon: monissa laatukiistoissa dokumentoituun painostukseen nojaava neuvottelu on realistisin tie.

Useimmat vaatimustenmukaisuusriidat ratkaistaan ennen kontin lähtöä, jolloin erän hylkääminen maksaa tehtaalle eikä vielä sinulle. Allekirjoitettu vertailunäyte, tarkka erittely, esikuormaustarkastus AQL-otantasuunnitelmalla, jossa suurten kulutustavaroiden vakavien vikojen kynnys on noin 2,5: tämä kolmikko havaitsee viallisen erän vielä tehtaalla. Ennen lastausta sinulla on valta kieltäytyä; saapumisen jälkeen jäljellä on vain neuvottelu.

Maksurakenne tekee loput: kohtuullinen käsiraha tilauksesta, loppusumma laukeaa vakuuttavan tarkastuksen jälkeen, ei koskaan täyttä maksua ennen lähtöä. Vastaanoton jälkeen avaa ja tarkasta ensimmäiset laatikot silloin kun reklamaatio on vielä hyväksyttävissä, ja säilytä kaikki viestit. Matkan varrella dokumentoitu asia ratkaistaan paljon paremmin kuin jälkikäteen koottu asia.

Vaatimustenmukaisuusriita hoidetaan paremmin tutulla alueella. Sourvalla on välitys- ja sourcing-toimisto, jolla on sinofoninen tiimi Guangzhoussa, joka esittää reklamaation kiinaksi laatupäällikölle ja tehtaan johtajalle valokuvien, vikalaskelman ja vertailunäytteen kera. Emme itse puhu kiinaa, ja juuri tästä syystä tämä tiimi on olemassa. Se arvioi paikan päällä, mikä on neuvoteltavissa, hankkii alennukset ja uudelleenvalmistuksen sekä tarkastaa korvaavan erän ennen sen lähtöä tehtaalta.

Useimmissa tapauksissa et maksa palkkioita: avaat asian, neuvottelemme tuotteen puolestasi ja otamme provision sen tehdaslähtöarvosta. Tämä logiikka pätee myös ennakkoon, toimittajan tarkastuksella ennen tilausta ja esikuormaustarkastuksella ennen loppusummaa, jotta seuraava erä saapuu vaatimustenmukaisena.