Vare uten samsvar: hva du gjør med en kinesisk leverandør

En tvist vinnes sjelden på diskusjonens tone, den vinnes på beviset. Ved åpning av kartongene, fotografer paller, merking og feil, og film åpningen som en sammenhengende bevegelse. Samle proformaen, bestillingsordren, godkjenningskorrespondansen og fremfor alt referanseprøven, som vil tjene som målestokk i hele forhandlingen. Et datert konstatert forhold fra de første dagene er vanskelig å bestride; et konstatert forhold rekonstruert uker senere, nesten aldri.

Tallfest deretter. Tell de defekte delene og klassifiser feilene i to kategorier: større feil, som gjør produktet usalgbart eller farlig, og mindre feil, som lar salget forbli mulig. Et hovedsakelig defekt parti forhandles ikke som et parti der bare en brøkdel av delene er berørt. Denne skriftlige opptellingen er det fabrikken vil ta seriøst, og det et inspeksjonsorgan vil be om for å gripe inn på stedet.

Les først på nytt gjennom proformaen og kjøpskontrakten: kvalitetsklausuler, godkjent prøve, sanksjoner, reklamasjonsprosedyre, gjeldende rett, voldgiftsklausul. Mange proformaer sier ingenting om disse punktene, og det er der bakgrunnsretten trer inn. CISG, FNs konvensjon om kontrakter for internasjonalt salg av varer, gjelder som standard mellom et fransk og et kinesisk selskap, ettersom begge stater har ratifisert den.

To bestemmelser strukturerer tvisten. Artikkel 38 pålegger å undersøke varen innen kortest mulig frist. Artikkel 39 pålegger å varsle selgeren om ethvert avvik innen en rimelig frist, høyst to år etter varenes overlevering; etter denne fristen mister kjøperen retten til å påberope seg det. I praksis er den nyttige fristen langt kortere: en reklamasjon fremsatt i dagene etter mottak, treffer; en sen reklamasjon møtes med at håndtering, transport eller bruk forklarer alt.

Det første virkemiddelet er sluttbetalingen. Så lenge varen ikke er betalt i sin helhet, foregår forhandlingen på like fot: en fabrikk som venter på sluttbetalingen, diskuterer villigere enn en fabrikk som allerede er betalt. Det er derfor erfarne kjøpere betaler i to trinn, et forskudd ved bestilling og deretter en sluttbetaling utløst etter en inspeksjon før lasting. En full forhåndsbetaling gjør deretter tvisten til en bønnfallende prosess.

Det andre virkemiddelet er fremtidig volum. En fabrikk som håper på fremtidige bestillinger fra deg, gjør en lønnsomhetsberegning, ikke et prinsippspørsmål. Rabatt på fakturaen, sortering eller retusjering av defekte deler, delvis omproduksjon, overtakelse av partiet i neste bestilling: disse utfallene er ofte oppnåelige, noen ganger kombinert. Før diskusjonen skriftlig, med opptellingen som støtte, og på kinesisk for å omgå filteret til selgeren som oversetter på sin egen måte.

Gi til slutt kontaktpersonen din en ærefull utvei: en reklamasjon fremsatt som en anklage lukker diskusjonen, den samme fremstilt som et problem å løse for neste bestilling, åpner for en rabatt.

Det første formelle trinnet koster ingenting: det skriftlige purrebrevet. Gjengivelse av fakta, henvisning til kontrakten og prøven, presist krav, svarfrist, vedlegg. Det forbereder alt som følger og viser at saken føres ordentlig. Hvis fabrikken forblir døv, avhenger den rettslige veien av voldgiftsklausulen: mange kinesiske kontrakter fastsetter voldgift i Kina, for eksempel for CIETAC, andre i Hongkong for HKIAC.

Det avgjørende punktet er fullbyrdelsen. En voldgiftsdom avsagt i Kina eller Hongkong sirkulerer bedre enn en utenlandsk dom: Frankrike og Kina er begge parter i New York-konvensjonen av 1958, som letter anerkjennelsen av voldgiftsdommer. En dom avsagt av en fransk domstol, derimot, forblir vanskelig å fullbyrde i Kina. Før du starter en prosess, sammenlign derfor kostnaden ved rettssaken med den reelt gjenvinnbare verdien: for mange kvalitetstvister forblir en forhandling støttet av dokumentert press den realistiske veien.

De fleste samsvarstvister løses før containerens avgang, når det å avvise et parti koster fabrikken, og ennå ikke deg. En signert referanseprøve, en presis kravspesifikasjon, en kontroll før lasting etter en AQL-utvalgsplan, med en terskel på rundt 2,5 for større feil på forbrukerprodukter: denne trioen oppdager det defekte partiet mens det fortsatt er hos fabrikken. Før lasting har du makten til å avvise; etter ankomst gjenstår bare en forhandling.

Betalingsstrukturen gjør resten: et rimelig forskudd ved bestilling, en sluttbetaling utløst etter en vellykket inspeksjon, aldri full betaling før avgang. Ved mottak, åpne og inspiser de første kartongene mens reklamasjonen fortsatt er gyldig, og ta vare på all korrespondanse. En sak dokumentert løpende løses langt bedre enn en sak rekonstruert i ettertid.

En samsvarstvist går bedre på kjent grunn. Vårt megler- og sourcinghus har et kinesisktalende team i Guangzhou, som fremmer reklamasjonen på kinesisk overfor kvalitetsansvarlig og fabrikkens leder, med bildene, opptellingen av feil og referanseprøven. Vi snakker ikke kinesisk selv, og det er nettopp derfor dette teamet finnes. Det vurderer på stedet hva som er forhandlingsbart, oppnår rabatter og omproduksjoner, og kontrollerer deretter erstatningspartiet før det forlater verkstedet.

I de fleste tilfeller betaler du ikke honorar: du åpner en sak, vi forhandler varen for deg, og vi tar en provisjon på verdien fra fabrikk. Denne logikken gjelder også tidligere i prosessen, med en kontroll av leverandøren før bestillingen og en kontroll før lasting før sluttbetalingen, slik at neste parti ankommer i samsvar.