Towar niezgodny z zamówieniem: co zrobić z chińskim dostawcą

Spór rzadko wygrywa się tonem rozmowy, wygrywa się go dowodem. Przy otwieraniu kartonów sfotografujcie palety, oznaczenia i wady, a otwarcie nagrajcie jednym ciągłym ujęciem. Zbierzcie fakturę proforma, zamówienie, korespondencję dotyczącą zatwierdzenia, a przede wszystkim próbkę wzorcową, która posłuży jako miara przez całą negocjację. Datowany protokół z pierwszych dni trudno podważyć; protokół odtworzony kilka tygodni później, prawie nigdy.

Następnie policzcie. Zliczcie wadliwe sztuki i podzielcie wady na dwie grupy: wady poważne, które czynią produkt nienadającym się do sprzedaży lub niebezpiecznym, oraz wady drobne, które sprzedaż pozostawiają możliwą. Partia w większości wadliwa nie negocjuje się tak samo jak partia, w której problem dotyczy ułamka sztuk. Ten pisemny wykaz jest tym, co fabryka potraktuje poważnie, i tym, czego zażąda organ inspekcyjny, by interweniować na miejscu.

Sprawdźcie najpierw fakturę proforma i umowę zakupu: klauzule jakościowe, zatwierdzoną próbkę, kary umowne, procedurę reklamacyjną, prawo właściwe, klauzulę arbitrażową. Wiele faktur proforma milczy w tych kwestiach, i wtedy wchodzi w grę prawo posiłkowe. CISG, konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów, stosuje się domyślnie między spółką francuską a spółką chińską, ponieważ oba państwa ją ratyfikowały.

Dwa przepisy strukturyzują spór. Artykuł 38 nakazuje zbadać towar w możliwie najkrótszym terminie. Artykuł 39 nakazuje zawiadomić sprzedającego o każdej niezgodności w rozsądnym terminie, najpóźniej dwa lata po wydaniu towaru; po upływie tego terminu kupujący traci prawo się na nią powołać. W praktyce użyteczny termin jest znacznie krótszy: reklamacja złożona w dniach następujących po odbiorze ma szansę powodzenia, reklamacja spóźniona spotyka się z argumentem o transporcie, przeładunku lub użytkowaniu, który wszystko rzekomo tłumaczy.

Pierwszą dźwignią jest reszta należności. Dopóki towar nie jest w pełni opłacony, negocjacja toczy się na równych zasadach: fabryka czekająca na resztę kwoty rozmawia chętniej niż fabryka już opłacona. Dlatego doświadczeni kupujący płacą w dwóch etapach: zaliczkę przy zamówieniu, a resztę po kontroli przed załadunkiem. Pełna płatność przed wysyłką zmienia potem spór w proszalną prośbę.

Drugą dźwignią jest przyszły wolumen. Fabryka licząca na kolejne Państwa zamówienia robi rachunek opłacalności, nie kwestię zasad. Rabat na fakturze, przesortowanie lub poprawki wadliwych sztuk, częściowa ponowna produkcja, przejęcie partii w ramach następnego zamówienia: te rozwiązania są często osiągalne, czasem łączone. Prowadźcie rozmowę na piśmie, popartą wykazem, i po chińsku, by ominąć filtr handlowca, który tłumaczy na swój sposób.

Zostawcie wreszcie rozmówcy honorowe wyjście: reklamacja rzucona jak oskarżenie zamyka dyskusję, ta sama przedstawiona jako problem do rozwiązania przed kolejnym zamówieniem odblokowuje rabat.

Pierwszy formalny krok nic nie kosztuje: pisemne wezwanie do zapłaty lub usunięcia uchybień. Przypomnienie faktów, odniesienie do umowy i próbki, konkretne żądanie, termin odpowiedzi, załączniki. Przygotowuje ono wszystko, co następuje, i pokazuje, że sprawa jest prowadzona rzetelnie. Jeśli fabryka pozostaje głucha, droga sporna zależy od klauzuli arbitrażowej: wiele chińskich umów przewiduje arbitraż w Chinach, na przykład przed CIETAC, inne w Hongkongu przed HKIAC.

Punktem decydującym jest wykonanie orzeczenia. Wyrok arbitrażowy wydany w Chinach lub Hongkongu krąży lepiej niż wyrok zagraniczny: Francja i Chiny są stronami konwencji nowojorskiej z 1958 roku, która ułatwia uznawanie orzeczeń arbitrażowych. Wyrok wydany przez sąd francuski pozostaje natomiast trudny do wyegzekwowania w Chinach. Przed wszczęciem postępowania porównajcie więc koszt sporu z realnie odzyskiwalną wartością: w wielu sporach jakościowych negocjacja poparta udokumentowaną presją pozostaje rozwiązaniem realistycznym.

Większość sporów o zgodność rozstrzyga się przed wyjściem kontenera, gdy odrzucenie partii kosztuje fabrykę, a nie jeszcze Państwa. Podpisana próbka wzorcowa, precyzyjna specyfikacja, kontrola przed załadunkiem według planu pobierania próbek AQL, z progiem rzędu 2,5 dla wad poważnych w produktach konsumenckich: ten trójkąt wykrywa wadliwą partię, dopóki jest jeszcze w fabryce. Przed załadunkiem mają Państwo prawo odmówić; po przybyciu pozostaje już tylko negocjacja.

Resztę załatwia struktura płatności: rozsądna zaliczka przy zamówieniu, reszta uruchamiana po pozytywnej kontroli, nigdy pełna płatność przed wysyłką. Przy odbiorze otwórzcie i skontrolujcie pierwsze kartony, dopóki reklamacja jest jeszcze dopuszczalna, i zachowajcie całą korespondencję. Sprawa dokumentowana na bieżąco załatwia się o wiele lepiej niż sprawa odtwarzana później.

Spór o zgodność lepiej się prowadzi na znanym terenie. Nasz dom maklerski i sourcingowy dysponuje chińskojęzycznym zespołem w Guangzhou, który zgłasza reklamację po chińsku szefowi jakości i kierownictwu fabryki, wraz ze zdjęciami, wykazem wad i próbką wzorcową. Sami nie mówimy po chińsku, i dokładnie dlatego ten zespół istnieje. Ocenia on na miejscu, co jest do wynegocjowania, uzyskuje rabaty i ponowną produkcję, a następnie kontroluje partię zastępczą, zanim opuści warsztat.

W większości przypadków nie płacą Państwo honorarium: otwierają Państwo sprawę, my negocjujemy towar w Państwa imieniu i pobieramy prowizję od jego wartości loco fabryka. Ta sama logika działa wcześniej, przy weryfikacji dostawcy przed zamówieniem i kontroli przed załadunkiem przed resztą płatności, tak by kolejna partia przyszła zgodna.