Mercadoria não conforme: o que fazer com um fornecedor chinês

Um litígio raramente se ganha pelo tom da discussão, ganha-se pela prova. Ao abrir as caixas, fotografe paletes, marcações e defeitos, e filme a abertura num movimento contínuo. Reúna a proforma, a nota de encomenda, as trocas de validação e sobretudo a amostra de referência, que servirá de medida em toda a negociação. Uma constatação datada dos primeiros dias é difícil de contestar; uma constatação reconstruída semanas depois, quase nunca.

Quantifique em seguida. Conte as peças defeituosas e classifique os defeitos em duas famílias: os defeitos maiores, que tornam o produto invendável ou perigoso, e os defeitos menores, que deixam a venda possível. Um lote maioritariamente defeituoso não se negocia como um lote afetado por uma fração das peças. Esta contagem escrita é o que a fábrica levará a sério, e o que um organismo de inspeção pedirá para intervir no local.

Releia primeiro a proforma e o contrato de compra: cláusulas de qualidade, amostra validada, penalidades, procedimento de reclamação, direito aplicável, cláusula de arbitragem. Muitas proformas permanecem mudas nestes pontos, e é aí que intervém o direito supletivo. A CISG, a Convenção das Nações Unidas sobre os Contratos de Venda Internacional de Mercadorias, aplica-se por defeito entre uma sociedade francesa e uma sociedade chinesa, tendo ambos os Estados ratificado.

Duas disposições estruturam o litígio. O artigo 38 impõe examinar a mercadoria num prazo tão curto quanto possível. O artigo 39 impõe avisar o vendedor de qualquer não conformidade num prazo razoável, dois anos no máximo após a entrega das mercadorias; ultrapassado este limite, o comprador perde o direito de a invocar. Na prática, o prazo útil é muito mais curto: uma reclamação apresentada nos dias que se seguem à receção vale, uma reclamação tardia enfrenta a objeção de manuseamento, transporte ou uso que explicaria tudo.

A primeira alavanca é o saldo. Enquanto a mercadoria não estiver paga na totalidade, a negociação decorre de igual para igual: uma fábrica que espera o seu saldo discute mais voluntariamente do que uma fábrica já paga. É por esta razão que os compradores experientes pagam em duas fases, um adiantamento na encomenda e depois um saldo acionado após uma inspeção antes do carregamento. Um pagamento integral antes da partida transforma depois o litígio numa abordagem suplicante.

A segunda alavanca é o volume futuro. Uma fábrica que espera as suas encomendas seguintes faz um cálculo de rentabilidade, não uma questão de princípio. Desconto na fatura, triagem ou retoque das peças defeituosas, refabricação parcial, reincorporação do lote na encomenda seguinte: estas soluções são frequentemente alcançáveis, por vezes combinadas. Conduza a discussão por escrito, com a contagem em anexo, e em chinês para contornar o filtro do comercial que traduz à sua maneira.

Deixe por fim uma saída honrosa ao seu interlocutor: uma reclamação lançada como uma acusação fecha a discussão, a mesma apresentada como um problema a resolver para a encomenda seguinte desbloqueia um desconto.

A primeira etapa formal não custa nada: a notificação formal por escrito. Recordação dos factos, referência ao contrato e à amostra, pedido preciso, prazo de resposta, anexos. Prepara tudo o que se segue e mostra que o processo é levado a sério. Se a fábrica permanecer surda, a via contenciosa depende da cláusula de arbitragem: muitos contratos chineses preveem uma arbitragem na China, por exemplo perante a CIETAC, outros em Hong Kong perante a HKIAC.

O ponto decisivo é a execução. Uma sentença arbitral proferida na China ou em Hong Kong circula melhor do que uma sentença estrangeira: a França e a China são partes na Convenção de Nova Iorque de 1958, que facilita o reconhecimento das sentenças arbitrais. Uma sentença proferida por um tribunal francês, por sua vez, continua difícil de executar na China. Antes de iniciar um procedimento, compare portanto o custo do contencioso com o valor realmente recuperável: em muitos litígios de qualidade, a negociação apoiada por uma pressão documentada continua a ser a via realista.

A maioria dos litígios de conformidade resolve-se antes da partida do contentor, quando recusar um lote custa à fábrica e ainda não a si. Uma amostra de referência assinada, um caderno de encargos preciso, um controlo antes do carregamento com plano de amostragem AQL, com um limite na ordem de 2,5 para defeitos maiores em produtos de grande consumo: este tríptico deteta o lote defeituoso enquanto ainda está na fábrica. Antes do carregamento, tem poder de recusar; após a chegada, resta apenas uma negociação.

A estrutura de pagamento faz o resto: um adiantamento razoável no pedido, um saldo acionado após uma inspeção conclusiva, nunca um pagamento integral antes da partida. À receção, abra e inspecione as primeiras caixas enquanto a reclamação ainda é recebível e conserve todas as trocas. Um processo documentado ao longo do tempo resolve-se muito melhor do que um processo reconstruído a posteriori.

Um litígio de conformidade resolve-se melhor em terreno conhecido. A nossa casa de corretagem e sourcing tem uma equipa sinófona em Guangzhou, que apresenta a reclamação em chinês ao responsável pela qualidade e ao diretor da fábrica, com as fotos, a contagem de defeitos e a amostra de referência. Nós não falamos chinês nós próprios, e é precisamente por isso que esta equipa existe. Ela avalia no local o que é negociável, obtém descontos e refabricações, e depois controla o lote de substituição antes de sair da oficina.

Na maioria dos casos, não paga honorários: abre um processo, nós negociamos a mercadoria por si e cobramos uma comissão sobre o seu valor à saída da fábrica. Esta lógica também se aplica a montante, com uma verificação do fornecedor antes do pedido e um controlo antes do carregamento antes do saldo, para que o próximo lote chegue conforme.