Kiinalaisen proformalaskun lukeminen: rivi riviltä

Proformalasku, usein lyhennettynä PI eli proforma invoice, on ennakoiva lasku. Se kuvaa tilauksen ennen sen käynnistämistä: tuote, määrät, yksikköhinnat, toimitusehdot, maksutavat. Se laukaisee ennakkomaksun, avaa pankkiasian tai remburssin, joskus muodostaa tuontiasiakirjan. Se ei kirjaa mitään myyntiä eikä sisälly mihinkään kirjanpitoon.

Se ei myöskään ole tulliselvityksen asiakirja: tulli-ilmoitus perustuu kauppalaskuun, joka annetaan lähetyshetkellä. Proforma on sitova tarjous niin kauan kuin myyjä ei ole allekirjoittanut ja leimannut sitä. Oikea tapa on käsitellä sitä pienoissopimuksena: se määrittää mitä ostatte, millä hinnalla, ja millä ehdoilla.

Ensimmäinen tarkistus ei koske hintoja vaan nimiä. Myyjän on esiinnyttävä täydellisellä oikeudellisella nimellään, sillä joka on sen toimiluvassa, osoitteineen ja rekisteröintinumeroineen. Otsikko joka ei vastaa asiakirjan lähettänyttä sähköpostia, kauppayhtiö joka esittäytyy tehtaana, puuttuva numero: jokainen poikkeama tarkistetaan ennen mitään tilisiirtoa.

Pankkitiedot vaativat saman tarkkuuden. Edunsaajan on oltava myyjän yhtiö, ei koskaan yksityishenkilö eikä toinen yritys. Huijarit kaappaavat sähköposteja ja lähettävät takaisin proforman eri tilillä varustettuna: maksu lähtee, ja tehdas vaatii saatavansa toisen kerran. Vahvistakaa tili riippumattoman kanavan kautta, soittamalla numeroon jonka olette itse hankkineet, ei koskaan siihen joka on painettu tilitiedot sisältävässä sähköpostissa.

Jokaisella tuoterivillä on viite, kuvaus, määrä, yksikköhinta ja summa. Hinnalla on merkitystä vain, kun siihen liittyy valuutta ja incoterm. "FOB Ningbo" tarkoittaa, että myyjä toimittaa tavaran laivaan Ningbon satamassa: rahti, vakuutus ja loppukuljetus jäävät teidän vastuullenne. EXW-ehdolla hinta kattaa tavaran saataville asettamisen tehtaalla; lastaus, sisämaakuljetus ja vientitulliselvitys lisätään sen jälkeen.

Voimassa olevat termit ovat Incoterms 2020, Kansainvälisen kauppakamarin julkaisemat, ja niiden yksitoista määritelmää jakavat kustannukset ja riskit eri tavoin. Nimetty satama kuuluu hintaan: proforma joka kirjoittaa "FOB Kiina" ilman satamaa ei määritä mitään, pyytäkää tarkka lastaussataman nimi. Tarkistakaa lopuksi valuutta: laskutus tehdään usein Yhdysvaltain dollareissa, joskus euroissa tai juaneissa, ja muunto maksuhetkellä on neuvoteltavissa.

Ehtojen kokonaisuutta luetaan kuin kalenteria. Yleinen kaava on ennakkomaksu tilauksen yhteydessä tuotannon käynnistämiseksi, sitten loppusumma ennen lähetystä tai kuljetusasiakirjan kopiota vastaan. Ratkaiseva kohta on tapahtuma joka laukaisee loppusumman: lastausta edeltävää tarkastusta vastaan, konossementin kopiota vastaan, saapuessa? Mitä aikaisemmin loppusumma lähtee, sitä vähemmän teillä on vipuvartta jos tavara pettää.

Proformalla on voimassaoloaika: sen jälkeen hinta voi muuttua, koska se seuraa raaka-aineita, komponentteja ja valuuttakurssia. Muutaman päivän tai viikon voimassaolo on tavallista. Tuotantoaika puolestaan alkaa ennakkomaksun vastaanottamisesta, eikä se kata kuljetusta eikä tulliselvitystä. Ennen maksamista merkitkää kolme päivämäärää: hinnan vanheneminen, loppusumman laukaisu, arvioitu lähetys.

Useimmat ikävät yllätykset syntyvät puuttuvasta rivistä, harvemmin väärästä. Räätälöidyn tuotteen työkalukustannukset, oman merkin pakkaus, sertifikaatit ja testit, määrätoleranssi: kaikki mitä ei ole kirjattu, ei sisälly. Yhdelle sivulle mahtuva tarjous voi silti olla epätäydellinen.

Kauppalaskun saapuessa ero proformaan voi ilmetä: määrää säädetty todelliseksi, kuluja lisätty, hinta uudelleenlaskettu. Lääke on täsmäytys: ennen loppusumman maksamista verratkaa kahta asiakirjaa rivi riviltä, määriä, yksikköhintoja ja liitännäiskuluja. Kaikki selittämätön poikkeama selvitetään ennen kontin lähtöä, ei koskaan sen jälkeen.

Välitys- ja hankintatalomme lukee proformia joka päivä. Kiinankielinen tiimimme Guangzhoussa tarkistaa otsikon takana olevan oikeushenkilön, vertaa pankkitietoja ja käy ehdot läpi rivi riviltä: incoterm, nimetty satama, toleranssit, työkalukustannukset, maksuaikataulu. Emme puhu itse kiinaa, ja juuri siksi tämä tiimi on olemassa: se keskustelee suoraan tehtaan kanssa ilman vivahteiden katoamista, ja tiukentaa ehdot ennen allekirjoitusta.

Useimmissa tapauksissa ette maksa palkkiota: avaatte toimeksiannon, me neuvottelemme tavaran hinnan puolestanne ja veloitamme komission sen vapaasti tehtaalla -arvosta. Tarjouksen lukeminen, myyjän tarkistus ja lastausta edeltävä tarkastus kuuluvat vakioreittiin, ensimmäisestä proformasta kauppalaskuun asti.