Een Chinese proforma-factuur lezen: regel voor regel

De proforma-factuur, vaak afgekort tot PI voor proforma invoice, is een voorlopige factuur. Ze beschrijft de bestelling vóór de start ervan: product, hoeveelheden, eenheidsprijzen, leveringsvoorwaarden, betalingsmodaliteiten. Ze dient om de aanbetaling te activeren, een bankdossier of een kredietbrief (L/C) te openen, soms een invoerdossier samen te stellen. Ze registreert geen enkele verkoop en komt in geen enkele boekhouding voor.

Ze is ook niet het document van de inklaring: de douaneaangifte steunt op de handelsfactuur, uitgegeven op het moment van verscheping. De proforma geldt als een vast aanbod zolang ze niet door de verkoper is ondertekend en verzegeld. De juiste reflex is ze als een contract in het klein te behandelen: zij legt vast wat u koopt, tegen welke prijs, en onder welke voorwaarden.

De eerste controle betreft niet de prijzen maar de namen. De verkoper moet vermeld staan onder zijn volledige juridische naam, die van zijn bedrijfsvergunning, met zijn adres en zijn registratienummer. Een briefhoofd dat niet overeenstemt met de mailbox die het document verstuurt, een handelsonderneming die zich als fabriek voordoet, een ontbrekend nummer: elke afwijking wordt gecontroleerd vóór elke overschrijving.

De bankgegevens vragen om dezelfde nauwgezetheid. De begunstigde moet de onderneming van de verkoper zijn, nooit een natuurlijke persoon of een andere onderneming. Fraudeurs onderscheppen mailboxen en sturen een proforma terug met een andere rekening: de betaling vertrekt, en de fabriek eist vervolgens een tweede keer haar geld op. Bevestig de rekening via een onafhankelijk kanaal, gebeld op een nummer dat u zelf heeft opgezocht, nooit op het nummer dat is afgedrukt in de mail met de bankgegevens.

Elke productregel draagt een referentie, een omschrijving, een hoeveelheid, een eenheidsprijs en een bedrag. Een prijs heeft alleen betekenis samen met zijn munteenheid en zijn Incoterm. "FOB Ningbo" betekent dat de verkoper de goederen aan boord van het schip in de haven van Ningbo levert: vracht, verzekering en het vervolg van het transport blijven voor uw rekening. Bij EXW dekt de prijs de terbeschikkingstelling af fabriek; het laden, het binnenlandse transport en de exportinklaring komen er vervolgens bij.

De geldende termen zijn de Incoterms 2020, gepubliceerd door de Internationale Kamer van Koophandel, en hun elf definities verdelen kosten en risico's op verschillende wijze. De genoemde haven maakt deel uit van de prijs: een proforma met "FOB China" zonder haven legt er geen enkele vast, vraag de exacte naam van de haven van inscheping op. Controleer ten slotte de munteenheid: er wordt vaak in Amerikaanse dollar gefactureerd, soms in euro of yuan, en de omrekening bij betaling wordt onderhandeld.

Het blok voorwaarden wordt gelezen als een kalender. Het gangbare schema blijft een aanbetaling bij de bestelling om de productie te starten, gevolgd door een saldo vóór verscheping of tegen kopie van het vervoersdocument. Het beslissende punt is de gebeurtenis die het saldo activeert: tegen een inspectie voor verscheping, tegen kopie van het cognossement, bij aankomst? Hoe vroeger het saldo vertrekt, hoe minder hefboom u behoudt als de goederen tegenvallen.

De proforma draagt een geldigheidsdatum: na dit tijdstip kan de prijs veranderen, want ze volgt de grondstoffen, de componenten en de wisselkoers. Een geldigheid van enkele dagen tot enkele weken is gebruikelijk. De productietermijn loopt vanaf de ontvangst van de aanbetaling, en dekt noch het transport noch de inklaring. Noteer vóór het betalen drie data: het verstrijken van de prijs, het activeren van het saldo, de geschatte verscheping.

De meeste slechte verrassingen ontstaan uit een ontbrekende regel, zelden uit een foutieve regel. De gereedschapskosten van een gepersonaliseerd product, de verpakking met uw merk, de certificaten en de tests, de hoeveelheidstolerantie: alles wat niet is opgeschreven, is niet inbegrepen. Een offerte die kort is en op één pagina past, hoeft daarom niet volledig te zijn.

Bij aankomst van de handelsfactuur kan een verschil met de proforma opduiken: aangepaste werkelijke hoeveelheid, toegevoegde kosten, herberekende prijs. Het middel bestaat uit een vergelijking: vergelijk vóór het betalen van het saldo beide documenten regel voor regel, hoeveelheden, eenheidsprijzen en bijkomende kosten. Elk onverklaard verschil wordt opgelost vóór het vertrek van de container, nooit erna.

Ons makelaars- en sourcinghuis herleest dagelijks proforma's. Ons Chinees sprekende team in Guangzhou controleert de rechtspersoon achter het briefhoofd, toetst de bankgegevens en loopt de voorwaarden regel voor regel na: Incoterm, genoemde haven, tolerantiegrenzen, gereedschapskosten, betalingskalender. Wij spreken zelf geen Chinees, en juist daarom bestaat dit team: het onderhandelt rechtstreeks met de fabriek, zonder verlies van nuance, en verscherpt de voorwaarden vóór ondertekening.

In de meeste gevallen betaalt u geen erelonen: u opent een dossier, wij onderhandelen de goederen voor u en wij nemen een commissie op de waarde af fabriek. Het lezen van de offerte, de verificatie van de verkoper en de inspectie voor verscheping maken deel uit van het standaardtraject, van de eerste proforma tot de handelsfactuur.