Offerte aanvragen bij een Chinese fabriek: de RFQ goed aangepakt

RFQ staat voor Request for Quotation, offerteaanvraag: het document waarmee een koper een fabriek vraagt de productie van een product volgens gegeven specificaties te becijferen. Het is geen bestelling en geen aankoopverbintenis. Het is een prijsaanvraag, die voorafgaat aan de proforma-factuur (PI), die op haar beurt de voorwaarden van een vaste bestelling vastlegt. Het vocabulaire verschilt van gesprekspartner tot gesprekspartner, maar het doel blijft hetzelfde: een becijferde prijs verkrijgen, geformuleerd op expliciete aannames, en vergelijkbaar.

De kwaliteit van een antwoord weerspiegelt die van de aanvraag. Een volledige aanvraag krijgt becijferde antwoorden, met schriftelijk vastgelegde aannames. Een vage aanvraag krijgt ofwel een catalogusprijs die niets met de behoefte te maken heeft, ofwel een verduidelijkingsvraag, ofwel stilte. Dezelfde onvolledige aanvraag naar meerdere fabrieken sturen levert geen vergelijking op: het levert schattingen op verschillende basis op. Een fabriek die vragen stelt vóór ze becijfert, geeft al een signaal: ze verkiest een juiste offerte boven een snel antwoord.

De prijs van een geproduceerd artikel hangt af van een keten van keuzes: materiaal, dikte, afwerking, verpakking, personalisatie, volume. Zolang deze keuzes niet zijn vastgelegd, moet de fabriek gokken, en ze gokt met een veiligheidsmarge. De prijs wordt hoog zonder vergelijkbaar te zijn, of het antwoord blijft uit. Ander risico: een fabriek antwoordt met de prijs van een reeds geproduceerd catalogusartikel, zonder te vermelden dat het niet overeenstemt met het lastenboek. Het verschil tussen wat is becijferd en wat is besteld, komt pas tijdens de productie aan het licht, wanneer het niet meer zonder kosten te corrigeren is.

Twee zaken moeten vóór verzending worden verduidelijkt. Eerst het volume: een fabriek kan niet becijferen zonder hoeveelheid, en het volume bepaalt de prijs net zo goed als de minimumbestelhoeveelheid (MOQ). Vervolgens de Incoterm: een EXW-prijs, af fabriek, en een FOB-prijs, geleverd aan boord van het schip in de Chinese haven, vertellen niet hetzelfde verhaal. Alle prijzen op één en dezelfde basis opvragen, en de beoogde hoeveelheden duidelijk aankondigen, hoort bij de aanvraag, niet bij de onderhandeling.

Een doeltreffende aanvraag past op één pagina en kan worden beantwoord zonder dat de fabriek hoeft te gokken. Elk ontbrekend element is een keuze die de leverancier in uw plaats zal maken. Vermeld ook het bestemmingsland: het bepaalt het regelgevend kader, en dus de prijs. Dit is de minimale basis:

Wat de vorm betreft: stuur de aanvraag in het Engels als de gesprekspartner exporteert, met in het achterhoofd dat sommige werkplaatsen alleen in het Chinees antwoorden; de vertaling en de heen-en-weer verduidelijkingen horen bij het werk. Nummer de specificaties: een genummerde lijst wordt punt voor punt overgenomen in het antwoord, waardoor ontbrekende zaken zichtbaar worden. Werk vervolgens vanuit één enkele, gedateerde referentieversie, en verspreid dezelfde versie naar iedereen.

Een vergelijking is alleen zinvol op een identieke basis: dezelfde specificaties, dezelfde hoeveelheden, dezelfde Incoterm, dezelfde verpakking. Stel een standaardaanvraag op en stuur die ongewijzigd, zonder ze zo te variëren dat de antwoorden niet langer over hetzelfde gaan. Platformen zoals Alibaba maken massaal verzenden eenvoudig, en de Canton Fair laat toe fabrieken rechtstreeks te benaderen. Maar de nuttige vergelijking gebeurt op een klein aantal serieuze dossiers, zodra elke leverancier is geverifieerd. Meer fabrieken benaderen vermenigvuldigt het leeswerk, niet de kwaliteit van de antwoorden.

De antwoorden komen niet in hetzelfde tempo binnen: enkele dagen voor een standaardartikel dat al wordt geproduceerd, meer wanneer de fabriek een materiaal of gereedschap moet becijferen. Stuur zonder te wachten een herinnering, met verwijzing naar de oorspronkelijke aanvraag. En leg elk antwoord vast in een eenvoudige tabel, één regel per fabriek, met kolommen voor de eenheidsprijs, de minimumbestelhoeveelheid, de levertijd, de Incoterm en de betalingsvoorwaarden. Het is deze tabel, en niet de inbox, die als basis dient voor de onderhandeling.

Een antwoord dat uw specificaties één voor één overneemt, en aangeeft welke het niet kan waarmaken, komt van een gesprekspartner die uw aanvraag heeft gelezen. Een antwoord dat een standaardfiche terugstuurt zonder verwijzing naar het lastenboek, komt van een verkoper die snel becijfert. Een prijs die duidelijk lager ligt dan de andere, wordt altijd ergens betaald: minderwaardig materiaal, kortere serie dan gevraagd, onzichtbare uitbesteding, of fraude. Dat verdient een schriftelijke vraag: waar slaat deze prijs precies op?

Een offerte, ook al is ze becijferd, verbindt niemand. De bestelling wordt geformaliseerd op de proforma-factuur, die de productomschrijving conform het lastenboek moet overnemen, samen met de eenheidsprijs, de minimumbestelhoeveelheid, het eventuele gereedschap, de betalingsvoorwaarden, de Incoterm en de productietijd. Elke bij onderhandeling verkregen toegeving, ook een kleine, moet op dit document staan: een mondelinge afspraak is niets waard. Ook bij het lezen van de proforma wordt de betrouwbaarheid van een leverancier beoordeeld.

Sorva is een makelaars- en sourcinghuis actief tussen Europa en China. Voor een offerteaanvraag ondervraagt ons Chinees sprekende team in Guangzhou de fabrieken in het Chinees en ter plaatse: het bakent samen met u het lastenboek af, laat het door meerdere fabrieken becijferen op een identieke basis, en vergelijkt vervolgens de antwoorden aanname per aanname. Wij sturen herinneringen, verduidelijken, schrappen prijzen die een aandachtige lezing niet doorstaan, en onderhandelen op basis van de verkregen offertes, tot aan de proforma.

In de meeste gevallen betaalt u geen erelonen: u opent een dossier, wij onderhandelen de goederen voor u en wij nemen een commissie op volume, berekend op de waarde af fabriek van de gerealiseerde aankopen. Open een dossier met uw product en uw lastenboek, ook als het nog niet af is: wij vertellen u welke fabrieken u moet ondervragen, en hoe u hun antwoorden vergelijkbaar maakt.