Fabriksaudit i Kina: punkter du skal tjekke, og dokumenter du skal bede om

En fabriksaudit er et struktureret besøg i en leverandørs lokaler, i Kina eller andre steder. Det er ikke bare en gåtur gennem værkstedet: man krydstjekker dokumenter, observerer den reelle produktion og stiller præcise spørgsmål. Et fabriksbesøg varer som regel en dag, transport inklusive. Det forberedes, inden man går ind i værkstedet.

Auditen besvarer tre spørgsmål. Fremstiller denne fabrik reelt produkter af min type? Kan den klare mine mængder og mine tidsfrister? Hvad sker der, hvis et parti ankommer mangelfuldt? Et videoopkald eller et fotoalbum er ikke nok: afstanden skjuler netop det, en audit skal afdække.

En audit garanterer ikke kvaliteten af fremtidige serier. Den fastlægger en tilstandsvurdering på et givet tidspunkt. Den adskiller sig fra kvalitetskontrollen i fabrikken, som vedrører en bestemt produktion, og fra inspektionen før lastning, som vedrører kasser klar til afgang. Den går forud for ordren, den erstatter den ikke.

Bed om dokumenterne, før du rejser. Du vil frasortere de fabrikker, der ikke er rejsen værd, og du ankommer med en liste over punkter, der skal krydstjekkes. En seriøs fabrik fremsender disse dokumenter uden at trække tiden. Et afslag eller gentagne forsinkelser er allerede en oplysning.

På stedet skal du læse hvert dokument i original og krydstjekke: virksomhedens navn skal stemme overens med kontohaverens navn på bankkontoen. Enhver uoverensstemmelse standser processen. En licens beviser, at en virksomhed findes, ikke at den kan producere din reference.

Afsæt en hel hverdag, med en tolk. En leverandøraudit forløber udefra og ind: først stedet, derefter værkstedet, derefter administrationen. Skriv alt ned på et skema, der er forberedt før besøget. Indtryk forsvinder, notater bliver.

Se på forholdet mellem produktions- og lagerarealer, antallet af linjer i drift, det produkt der reelt kører på disse linjer, maskinernes tilstand og vedligeholdelse, belysningen, ventilationen og råvarernes vej frem til forsendelsen. Led efter en kvalitetskontrolpost eller -afdeling: måleinstrumenter, dedikeret område, udfyldte kontrolregistre.

Bed om at se den linje, der ville producere din reference, samt igangværende dele, der ligner din egen. Det er kernen i fabriksbesøget: en fabrik der viser produkter fra andre familier, eller vareprøver der stammer fra et naboværksted, beviser intet om sin egen kapacitet. Er det pågældende værksted utilgængeligt, så spørg hvorfor. Sammenlign til sidst det tilstedeværende antal medarbejdere den dag med det antal, der er opgivet skriftligt: en stor afvigelse kræver en forklaring. En tom fabrik på en hverdag rejser et enkelt spørgsmål: hvad producerede den, og for hvem?

Det vigtigste ved en audit ses ikke, det høres. Led efter den reelle beslutningstager: det er ofte ham, der afgør sagerne, ham der beslutter en fornyet produktion, ham der kan love dig meget og holde lidt. En sælger følger et manuskript, en direktør svarer anderledes. Vores kinesisktalende team i Guangzhou stiller disse spørgsmål på mandarin, hvilket ændrer kvaliteten af de svar, man får.

Spørg, hvem der køber råvaren, hvem der beslutter, når et parti fejler kontrollen, hvilke trin der udføres internt, og hvilke der sendes til en nabo. Underentreprise er almindeligt i kinesisk industri og er ikke ulovligt i sig selv; det bliver et problem, når det skjules. En fabrik der underentrerer i flere led uden at fortælle det, fremstiller til tider din reference tre forskellige steder.

Læg også mærke til det, der ikke hører til produktionen: kantine, sanitære forhold, brandslukkere, udgange, opslag, arbejdernes tilsyneladende anciennitet, indkvartering på stedet. Et rent værksted garanterer ikke overensstemmende produkter. Men visse forsømmelser varsler reelle problemer: mangelfuld sikkerhed, høj medarbejderomsætning, en fabrik der kun har eksisteret i nogle få måneder.

Et fabriksbesøg er kun så meget værd som sin konklusion. Gennemgå dine notater samme dag, og kategorisér hvert punkt i tre kategorier: blokerende, skal overvåges, acceptabelt. Denne disciplin forhindrer, at man tager hjem med et vagt indtryk og fotos uden opfølgning.

Et blokerende punkt krydstjekkes en gang til og afgøres derefter. Tre hyppige eksempler: et virksomhedsnavn der ikke stemmer med bankkontoen, et afslag på at vise det pågældende værksted, et certifikat der ikke kan findes i de offentlige databaser. I disse tilfælde trækker man sig, uanset den opgivne pris.

Et punkt der skal overvåges, omdannes til et skriftligt krav: kapacitet bekræftet skriftligt i proformaen, tidsfristforpligtelse gentaget i kontrakten, underentreprise forbudt uden udtrykkelig aftale. Et acceptabelt punkt noteres blot og genlæses før ordren. Et afslag på besøg, uden nogen seriøs alternativ løsning, diskvalificerer leverandøren: en fabrik der skjuler sit værksted, skjuler ofte andet også. Omkostningen ved en rejse og en dag er begrænset i forhold til et mangelfuldt parti eller et tabt depositum.

Sorva, mægler- og sourcingvirksomhed, organiserer og styrer din fabriksaudit fra start til slut. Vores kinesisktalende team i Guangzhou forbereder spørgeskemaet specifikt til dit produkt, rejser i hele Guangdong-provinsen og, på anmodning, videre end det, stiller spørgsmålene på mandarin og læser de originale dokumenter. Vi krydstjekker virksomhedsnavnet, certifikaterne og bankkontoen, og sender dig derefter en struktureret rapport med blokerende punkter og anbefalinger, før nogen overførsel.

I de fleste tilfælde betaler du intet honorar: du opretter en sag, vi forhandler varen for dig, og vi tager en provision af værdien ab fabrik.