Pedir um orçamento a uma fábrica chinesa: o RFQ bem feito

RFQ significa Request for Quotation, pedido de orçamento: o documento pelo qual um comprador pede a uma fábrica que calcule o custo de produção de um produto de acordo com especificações dadas. Não é uma encomenda nem um compromisso de compra. É um pedido de preço, que precede a fatura pró-forma, esta última estabelecendo as condições de uma encomenda firme. O vocabulário varia de interlocutor para interlocutor, mas o objetivo permanece o mesmo: obter um preço calculado, formulado com base em hipóteses explícitas e comparável.

A qualidade de uma resposta reflete a da solicitação. Uma solicitação completa recebe respostas com preços calculados, com hipóteses apresentadas por escrito. Uma solicitação vaga recebe ou um preço de catálogo sem relação com a necessidade, ou uma pergunta de esclarecimento, ou o silêncio. Enviar a mesma solicitação incompleta a várias fábricas não produz uma comparação: produz estimativas em bases diferentes. Uma fábrica que faz perguntas antes de calcular já dá um sinal: prefere um orçamento justo a uma resposta rápida.

O preço de um produto manufaturado depende de uma cadeia de escolhas: material, espessura, acabamento, embalagem, personalização, volume. Enquanto essas escolhas não forem escritas, a fábrica tem que adivinhar, e adivinha tomando uma margem de segurança. O preço torna-se alto sem ser comparável, ou a resposta não chega. Outro risco: uma fábrica responde com o preço de um artigo de catálogo já produzido, sem especificar que não corresponde ao caderno de encargos. A diferença entre o que foi calculado e o que foi encomendado descobre-se na produção, quando já não é corrigível sem custo.

Dois assuntos devem ser esclarecidos antes do envio. O volume primeiro: uma fábrica não pode calcular sem quantidade, e o volume condiciona o preço tanto quanto o mínimo de encomenda. O Incoterm depois: um preço EXW, à saída da fábrica, e um preço FOB, entregue no navio no porto chinês, não contam a mesma coisa. Pedir todos os preços numa base única e anunciar claramente as quantidades visadas faz parte do pedido, não da negociação.

Um pedido eficaz cabe numa página e responde-se sem que a fábrica tenha que adivinhar. Cada elemento ausente é uma escolha que o fornecedor fará por si. Especifique também o país de destino: ele condiciona o quadro regulamentar e, portanto, o preço. Eis a base mínima:

Quanto à forma: envie o pedido em inglês se o interlocutor exporta, tendo em mente que algumas oficinas só respondem em chinês; a tradução e as idas e vindas de esclarecimento fazem parte do trabalho. Numere as especificações: uma lista numerada é retomada ponto por ponto na resposta, o que torna as faltas visíveis. Trabalhe depois a partir de uma versão de referência única, datada, e distribua a mesma versão a todos.

A comparação só vale numa base idêntica: mesmas especificações, mesmas quantidades, mesmo Incoterm, mesma embalagem. Prepare um pedido tipo e envie-o tal qual, sem o variar ao ponto de as respostas já não incidirem sobre a mesma coisa. As plataformas como Alibaba tornam o envio em massa fácil, e a Canton Fair permite solicitar fábricas diretamente. Mas a comparação útil faz-se sobre um pequeno número de dossiês sérios, depois de cada fornecedor verificado. Solicitar mais fábricas multiplica o trabalho de leitura, não a qualidade das respostas.

As respostas não chegam ao mesmo ritmo: alguns dias para um artigo padrão já produzido, mais tempo quando a fábrica tem que calcular um material ou uma ferramenta. Reforce sem esperar, lembrando o pedido original. E registe cada resposta numa tabela simples, uma linha por fábrica, com colunas para o preço unitário, o mínimo de encomenda, o prazo, o Incoterm e as condições de pagamento. É essa tabela, e não a caixa de entrada, que serve de base à negociação.

Uma resposta que retoma as suas especificações uma a uma e assinala aquelas que não pode satisfazer vem de um interlocutor que leu o seu pedido. Uma resposta que remete para uma ficha padrão sem referência ao caderno de encargos vem de um vendedor que calcula rapidamente. Um preço claramente abaixo dos outros paga-se sempre algures: material inferior, série mais curta do que a pedida, subcontratação invisível ou fraude. Merece uma pergunta escrita: sobre o que incide exatamente este preço?

Um orçamento, mesmo que quantificado, não vincula ninguém. A encomenda formaliza-se na fatura proforma, que deve reproduzir a designação do produto conforme o caderno de encargos, o preço unitário, a quantidade mínima de encomenda, as ferramentas eventualmente necessárias, as condições de pagamento, o Incoterm e o prazo de produção. Qualquer concessão obtida na negociação, mesmo que menor, deve constar neste documento: um acordo verbal não vale nada. É também pela leitura da proforma que se avalia a seriedade de um fornecedor.

A Sorva é uma casa de corretagem e sourcing ativa entre a Europa e a China. Numa solicitação de orçamento, a nossa equipa sinófona em Guangzhou interroga as fábricas em chinês e no local: enquadra o caderno de encargos consigo, manda orçamentar por várias fábricas numa base idêntica e depois compara as respostas hipótese por hipótese. Nós recontactamos, clarificamos, descartamos os preços que não resistem a uma leitura atenta e negociamos os orçamentos obtidos até à proforma.

Na maioria dos casos, não paga honorários: abre um processo, nós negociamos a mercadoria por si e cobramos uma comissão sobre o volume, calculada sobre o valor à saída da fábrica (EXW) das compras realizadas. Abra um processo com o seu produto e o seu caderno de encargos, mesmo que incompleto: nós dir-lhe-emos que fábricas consultar e como tornar as suas respostas comparáveis.