Ler uma fatura pró-forma chinesa: linha por linha

A fatura pró-forma, muitas vezes abreviada como PI (proforma invoice), é uma fatura provisória. Descreve a encomenda antes do seu lançamento: produto, quantidades, preços unitários, condições de entrega, modalidades de pagamento. Serve para acionar o adiantamento, abrir um processo bancário ou uma carta de crédito, por vezes para constituir um processo de importação. Não regista nenhuma venda e não entra em nenhuma contabilidade.

Também não é o documento de desalfandegamento: a declaração aduaneira baseia-se na fatura comercial, emitida no momento da expedição. A pró-forma vale como uma proposta firme enquanto não for assinada e carimbada pelo vendedor. O bom reflexo é tratá-la como um contrato em miniatura: é ela que define o que compra, a que preço e em que condições.

A primeira verificação não incide sobre os preços, mas sobre os nomes. O vendedor deve figurar com o seu nome jurídico completo, o da sua licença de exploração, com a sua morada e número de registo. Um cabeçalho que não corresponde ao e-mail que envia o documento, uma sociedade de comércio que se apresenta como fábrica, um número em falta: cada discrepância verifica-se antes de qualquer transferência.

As coordenadas bancárias exigem o mesmo rigor. O beneficiário deve ser a sociedade do vendedor, nunca uma pessoa física nem outra empresa. Fraudadores intercetam e-mails e reenviam uma pró-forma com uma conta diferente: o pagamento sai, e depois a fábrica reclama o seu devido uma segunda vez. Confirme a conta por um canal independente, telefonando para um número que encontrou por si, nunca o que está impresso no e-mail que contém o IBAN.

Cada linha de produto tem uma referência, uma descrição, uma quantidade, um preço unitário e um montante. Um preço só faz sentido acompanhado da sua moeda e do seu incoterm. «FOB Ningbo» significa que o vendedor entrega a mercadoria a bordo do navio no porto de Ningbo: frete, seguro e restante transporte ficam a seu cargo. Em EXW, o preço cobre a disponibilização na fábrica; o carregamento, o transporte interno e o desalfandegamento de exportação acrescem depois.

Os termos em vigor são os Incoterms 2020, publicados pela Câmara de Comércio Internacional, e as suas onze definições distribuem custos e riscos de forma diferente. O porto nomeado faz parte do preço: uma pró-forma que escreve «FOB China» sem porto não fixa nenhum, peça o nome exato do porto de embarque. Verifique por fim a moeda: a faturação é frequentemente em dólares americanos, por vezes em euros ou yuans, e a conversão no pagamento negocia-se.

O bloco das condições lê-se como um calendário. O esquema comum continua a ser um adiantamento no pedido para iniciar a produção, depois um saldo antes da expedição ou contra cópia do documento de transporte. O ponto decisivo é o evento que desencadeia o saldo: contra uma inspeção antes do carregamento, contra cópia do conhecimento de embarque, à chegada? Quanto mais cedo o saldo for pago, menos alavancagem terá se a mercadoria desapontar.

A proforma tem uma data de validade: após esse prazo, o preço pode variar, pois acompanha as matérias-primas, os componentes e o câmbio. Uma validade de alguns dias a algumas semanas é comum. O prazo de produção, por sua vez, começa a contar a partir da receção do adiantamento, e não cobre nem o transporte nem o desalfandegamento. Antes de pagar, anote três datas: a expiração do preço, o desencadeamento do saldo, a expedição estimada.

A maioria das más surpresas nasce de uma linha ausente, raramente de uma linha errada. As despesas de ferramentas de um produto personalizado, a embalagem com a sua marca, os certificados e os testes, a tolerância de quantidade: tudo o que não está escrito não está incluído. Um orçamento curto numa página pode não ser completo por isso.

À chegada da fatura comercial, pode surgir uma diferença em relação à proforma: quantidade real ajustada, despesas adicionadas, preço recalculado. O remédio consiste numa reconciliação: antes de pagar o saldo, compare os dois documentos linha por linha, quantidades, preços unitários e despesas acessórias. Qualquer diferença não explicada resolve-se antes da partida do contentor, nunca depois.

A nossa casa de corretagem e sourcing relê as proformas todos os dias. A nossa equipa sinófona em Guangzhou verifica a entidade legal por detrás do cabeçalho, confronta os dados bancários e revê as condições linha por linha: incoterm, porto nomeado, tolerâncias, despesas de ferramentas, calendário de pagamento. Nós próprios não falamos chinês, e é precisamente por isso que esta equipa existe: ela comunica diretamente com a fábrica, sem perda de nuance, e aperta as condições antes da assinatura.

Na maioria dos casos, não paga honorários: abre um processo, negociamos a mercadoria por si e recebemos uma comissão sobre o seu valor à saída da fábrica. A leitura do orçamento, a verificação do vendedor e o controlo antes do carregamento fazem parte do percurso padrão, desde a primeira proforma até à fatura comercial.