Как запросить у китайского завода правильный RFQ

RFQ означает Request for Quotation, запрос коммерческого предложения: документ, которым покупатель просит завод рассчитать стоимость производства товара по заданным характеристикам. Это не заказ и не обязательство покупки. Это запрос цены, который предшествует проформе-инвойсу, фиксирующей условия твердого заказа. Терминология варьируется от собеседника к собеседнику, но цель остается той же: получить конкретную цену, сформулированную на явных допущениях, и сопоставимую с другими.

Качество ответа отражает качество запроса. Полный запрос получает конкретные ответы с письменно зафиксированными допущениями. Расплывчатый запрос получает либо каталожную цену, не связанную с потребностью, либо уточняющий вопрос, либо молчание. Отправка одного и того же неполного запроса нескольким заводам не дает сравнения: это дает оценки на разных основаниях. Завод, который задает вопросы до расчета цены, уже подает сигнал: он предпочитает точную цену быстрому ответу.

Цена промышленного товара зависит от цепочки решений: материал, толщина, отделка, упаковка, кастомизация, объем. Пока эти решения не зафиксированы письменно, завод вынужден догадываться, и он догадывается, закладывая запас на всякий случай. Цена становится высокой и несопоставимой, либо ответ не приходит вовсе. Другой риск: завод отвечает ценой уже произведенного каталожного товара, не уточняя, что он не соответствует техническому заданию. Разрыв между тем, что было рассчитано, и тем, что было заказано, обнаруживается уже в производстве, когда исправить его без затрат уже нельзя.

Два момента нужно прояснить до отправки. Сначала объем: завод не может рассчитать цену без количества, а объем определяет цену не меньше, чем минимальный размер заказа. Затем инкотермс: цена EXW, самовывоз с завода, и цена FOB, доставка на борт судна в китайском порту, рассказывают о разном. Запрос всех цен на единой основе и четкое указание планируемых объемов это часть запроса, а не переговоров.

Эффективный запрос умещается на одной странице, и на него можно ответить, не догадываясь. Каждый отсутствующий элемент это решение, которое поставщик примет за вас. Уточните также страну назначения: она определяет нормативные рамки, а значит и цену. Вот минимальный набор:

Что касается формы: отправляйте запрос на английском, если собеседник экспортирует, помня, что некоторые мастерские отвечают только на китайском; перевод и уточняющая переписка это часть работы. Пронумеруйте характеристики: пронумерованный список разбирается по пунктам в ответе, что делает пробелы заметными. Затем работайте от единой датированной эталонной версии и рассылайте одну и ту же версию всем.

Сравнение имеет смысл только на одинаковой основе: одинаковые характеристики, одинаковые объемы, одинаковый инкотермс, одинаковая упаковка. Подготовьте типовой запрос, а затем отправляйте его без изменений, чтобы ответы не касались уже разных вещей. Такие платформы, как Alibaba, упрощают массовую рассылку, а Canton Fair позволяет обращаться к заводам напрямую. Но полезное сравнение делается на небольшом числе серьезных досье, после проверки каждого поставщика. Обращение к большему числу заводов увеличивает объем работы по чтению ответов, а не их качество.

Ответы приходят с разной скоростью: несколько дней для уже выпускаемого стандартного товара, дольше, когда заводу нужно рассчитать стоимость материала или оснастки. Напоминайте без промедления, ссылаясь на исходный запрос. И заносите каждый ответ в простую таблицу, по строке на завод, со столбцами для цены за единицу, минимального заказа, срока, инкотермс и условий оплаты. Именно эта таблица, а не почтовый ящик, служит основой для переговоров.

Ответ, который разбирает ваши характеристики одну за другой и отмечает те, которые не может выполнить, приходит от собеседника, прочитавшего ваш запрос. Ответ, присылающий стандартный листок без отсылки к техническому заданию, приходит от продавца, который считает быстро. Цена, заметно ниже остальных, всегда чем-то оплачивается: материалом похуже, партией короче заказанной, скрытым субподрядом или мошенничеством. Она заслуживает письменного вопроса: к чему именно относится эта цена?

Коммерческое предложение, даже с ценой, никого не обязывает. Заказ оформляется на проформе-инвойсе, которая должна повторять наименование товара согласно техническому заданию, цену за единицу, минимальный заказ, возможную оснастку, условия оплаты, инкотермс и срок производства. Любая уступка, полученная на переговорах, даже незначительная, должна фигурировать в этом документе: устная договоренность ничего не стоит. Именно по проформе также судят о серьезности поставщика.

Sorva это брокерская и снабженческая компания, работающая между Европой и Китаем. По запросу предложения наша китаеязычная команда в Гуанчжоу опрашивает заводы на китайском и на месте: она согласовывает с вами техническое задание, добивается расчета цены у нескольких заводов на одинаковой основе, а затем сравнивает ответы допущение за допущением. Мы напоминаем, уточняем, отсеиваем цены, не выдерживающие внимательного разбора, и ведем переговоры по полученным предложениям вплоть до проформы.

В большинстве случаев вы не платите комиссию за услуги: вы открываете дело, мы ведем переговоры по товару за вас и берем комиссию с объема, рассчитанную от стоимости совершенных закупок на условиях самовывоза с завода. Откройте дело с вашим товаром и техническим заданием, даже незавершенным: мы скажем вам, к каким заводам обращаться и как сделать их ответы сопоставимыми.