Zahtevati ponudbo od kitajske tovarne: dobro pripravljen RFQ

RFQ pomeni Request for Quotation, zahteva za ponudbo: dokument, s katerim kupec tovarno prosi, naj po danih specifikacijah oceni ceno proizvodnje izdelka. To ni ne naročilo ne nakupna zaveza. Gre za povpraševanje po ceni, ki je pred predračunom (proformo), ki šele zapiše pogoje trdnega naročila. Besednjak se od sogovornika do sogovornika razlikuje, cilj pa ostaja enak: pridobiti številčno ceno, oblikovano na izrecnih predpostavkah, ki je primerljiva.

Kakovost odgovora odraža kakovost povpraševanja. Popolno povpraševanje prejme številčne odgovore, s pisno navedenimi predpostavkami. Nejasno povpraševanje prejme ali katalog no ceno, ki nima zveze s potrebo, ali vprašanje za pojasnilo, ali pa molk. Pošiljanje enakega nepopolnega povpraševanja več tovarnam ne ustvari primerjave: ustvari ocene na različnih osnovah. Tovarna, ki pred izračunom postavlja vprašanja, že daje signal: raje ima pravilno ponudbo kot hiter odgovor.

Cena izdelane izdelka je odvisna od verige izbir: material, debelina, obdelava, embalaža, personalizacija, obseg. Dokler te izbire niso zapisane, mora tovarna ugibati, in ugiba tako, da vzame varnostno rezervo. Cena postane visoka, ne da bi bila primerljiva, ali pa odgovor sploh ne pride. Drugo tveganje: tovarna odgovori s ceno kataloškega izdelka, ki je že v proizvodnji, ne da bi pojasnila, da ta ne ustreza specifikacijam. Razkorak med tem, kar je bilo izračunano, in tem, kar je bilo naročeno, se odkrije šele med proizvodnjo, ko ga ni več mogoče popraviti brez stroška.

Pred pošiljanjem je treba pojasniti dve stvari. Najprej obseg: tovarna ne more izračunati cene brez količine, obseg pa določa ceno enako kot minimalna količina naročila. Nato Incoterm: cena EXW, franko tovarna, in cena FOB, dostavljeno na ladjo v kitajskem pristanišču, ne pripovedujeta iste zgodbe. Zahtevati vse cene na eni sami osnovi in jasno navesti ciljne količine je del povpraševanja, ne pogajanj.

Učinkovito povpraševanje se izteče na eni strani in se nanj odgovori, ne da bi tovarna morala ugibati. Vsak manjkajoč element je izbira, ki jo bo namesto vas naredil dobavitelj. Navedite tudi namembno državo: ta določa regulativni okvir in s tem ceno. Tukaj je minimalni sklop:

Glede oblike: povpraševanje pošljite v angleščini, če sogovornik izvaža, ob zavedanju, da nekatere delavnice odgovarjajo le v kitajščini; prevod in izmenjava za pojasnila sta del dela. Oštevilčite specifikacije: oštevilčen seznam se v odgovoru povzame točko za točko, kar naredi vrzeli vidne. Nato delajte iz ene same, datirane referenčne različice in vsem razdelite isto različico.

Primerjava velja le na enaki osnovi: iste specifikacije, iste količine, isti Incoterm, ista embalaža. Pripravite vzorčno povpraševanje, nato ga pošljite v nespremenjeni obliki, ne da bi ga toliko prilagajali, da odgovori ne bi več govorili o istem. Platforme, kot je Alibaba, olajšajo množično pošiljanje, Canton Fair pa omogoča neposreden stik s tovarnami. Toda uporabna primerjava se opravi na majhnem številu resnih dosjejev, ko je vsak dobavitelj preverjen. Povpraševanje pri več tovarnah pomnoži delo z branjem, ne kakovosti odgovorov.

Odgovori ne prihajajo v enakem ritmu: nekaj dni za standardni izdelek, ki je že v proizvodnji, več časa, kadar mora tovarna izračunati ceno za material ali orodje. Opomnite brez odlašanja, s sklicevanjem na izvirno povpraševanje. Vsak odgovor zabeležite v preprosto tabelo, eno vrstico na tovarno, s stolpci za ceno na enoto, minimalno količino naročila, rok, Incoterm in plačilne pogoje. Prav ta tabela, ne poštni predal, je osnova za pogajanja.

Odgovor, ki povzame vaše specifikacije eno za drugo in opozori na tiste, ki jim ne more zadostiti, prihaja od sogovornika, ki je vaše povpraševanje prebral. Odgovor, ki vrne standardni list brez sklicevanja na specifikacije, prihaja od prodajalca, ki ceno izračuna na hitro. Cena, znatno nižja od drugih, se vedno nekje plača: slabši material, krajša serija od zahtevane, nevidno podizvajanje ali goljufija. Zasluži si pisno vprašanje: na kaj se ta cena natančno nanaša?

Ponudba, čeprav številčna, nikogar ne zavezuje. Naročilo se formalizira s predračunom (proformo), ki mora povzeti oznako izdelka, skladno s specifikacijami, ceno na enoto, minimalno količino naročila, morebitno orodje, plačilne pogoje, Incoterm in rok proizvodnje. Vsak popust, dosežen pri pogajanjih, tudi manjši, mora biti naveden v tem dokumentu: ustni dogovor ne velja nič. Prav pri branju predračuna se presoja resnost dobavitelja.

Sorva je hiša za posredništvo in sourcing, dejavna med Evropo in Kitajsko. Pri zahtevi za ponudbo naša kitajsko govoreča ekipa v Guangzhouju tovarne izprašuje v kitajščini in na kraju samem: z vami uskladi specifikacije, jih da izračunati več tovarnam na enaki osnovi, nato pa odgovore primerja predpostavko za predpostavko. Opominjamo, pojasnjujemo, izločamo cene, ki ne zdržijo natančnega branja, in se pogajamo na podlagi prejetih ponudb, vse do predračuna.

V večini primerov ne plačate honorarja: odprete dosje, mi zanje pogajamo o blagu in vzamemo provizijo od obsega, izračunano od vrednosti franko tovarna opravljenih nakupov. Odprite dosje s svojim izdelkom in specifikacijami, tudi nedokončanimi: povedali vam bomo, katere tovarne izprašati in kako narediti njihove odgovore primerljive.