Çin fabrikasından teklif isteme: doğru hazırlanmış RFQ

RFQ, Request for Quotation yani teklif talebi anlamına gelir: bir alıcının, bir fabrikadan belirli teknik özelliklere göre bir ürünün üretimini fiyatlandırmasını istediği belgedir. Bu ne bir sipariş ne de bir satın alma taahhüdüdür. Bu, kesin bir siparişin koşullarını yazan proforma faturadan önce gelen bir fiyat talebidir. Kullanılan terimler muhataptan muhataba değişir, ancak amaç aynı kalır: açık varsayımlara dayanan, rakamlı ve karşılaştırılabilir bir fiyat elde etmek.

Bir yanıtın kalitesi, talebin kalitesini yansıtır. Eksiksiz bir talep, yazılı olarak belirtilmiş varsayımlarla birlikte rakamlı yanıtlar alır. Belirsiz bir talep ise ya ihtiyaçla ilgisi olmayan bir katalog fiyatı, ya bir açıklama sorusu, ya da sessizlik alır. Aynı eksik talebi birden fazla fabrikaya göndermek bir karşılaştırma üretmez: farklı temellere dayanan tahminler üretir. Fiyatlandırmadan önce soru soran bir fabrika, şimdiden bir sinyal verir: hızlı bir yanıt yerine doğru bir teklifi tercih eder.

Üretilmiş bir ürünün fiyatı bir dizi seçime bağlıdır: malzeme, kalınlık, yüzey işlemi, ambalaj, kişiselleştirme, hacim. Bu seçimler yazılı olmadığı sürece fabrika tahmin etmek zorunda kalır ve bir güvenlik payı ekleyerek tahmin eder. Fiyat karşılaştırılamaz şekilde yüksek olur ya da yanıt hiç gelmez. Bir başka risk: bir fabrika, teknik şartnameye uymadığını belirtmeden zaten üretilmiş bir katalog ürününün fiyatıyla yanıt verir. Fiyatlandırılan şey ile sipariş edilen şey arasındaki fark, artık maliyetsiz düzeltilemeyeceği üretim aşamasında ortaya çıkar.

Gönderim öncesinde iki konu netleştirilmelidir. Önce hacim: bir fabrika miktar olmadan fiyatlandıramaz ve hacim, minimum sipariş miktarı kadar fiyatı da belirler. Ardından Incoterm: fabrika teslim bir EXW fiyatı ile Çin limanında gemiye teslim bir FOB fiyatı aynı şeyi anlatmaz. Tüm fiyatları tek bir temel üzerinden istemek ve hedeflenen miktarları açıkça bildirmek, müzakerenin değil talebin bir parçasıdır.

Etkili bir talep tek sayfaya sığar ve fabrika tahmin etmeden yanıtlanabilir. Eksik olan her unsur, tedarikçinin sizin yerinize yapacağı bir seçimdir. Varış ülkesini de belirtin: bu, düzenleyici çerçeveyi ve dolayısıyla fiyatı belirler. İşte asgari çekirdek:

Biçim açısından: muhatap ihracat yapıyorsa talebi İngilizce gönderin, ancak bazı atölyelerin yalnızca Çince yanıt verdiğini unutmayın; çeviri ve açıklama için gidip gelmeler işin bir parçasıdır. Teknik özellikleri numaralandırın: numaralandırılmış bir liste, yanıtta madde madde ele alınır, bu da eksiklikleri görünür kılar. Ardından tarihli, tek bir referans sürümden çalışın ve aynı sürümü herkese dağıtın.

Karşılaştırma yalnızca özdeş bir temel üzerinde geçerlidir: aynı teknik özellikler, aynı miktarlar, aynı Incoterm, aynı ambalaj. Standart bir talep hazırlayın, ardından yanıtların artık aynı şeyi anlatmaması noktasına kadar değiştirmeden aynen gönderin. Alibaba gibi platformlar toplu gönderimi kolaylaştırır ve Canton Fair fabrikalara doğrudan başvurmayı sağlar. Ancak yararlı karşılaştırma, her tedarikçi doğrulandıktan sonra az sayıda ciddi dosya üzerinden yapılır. Daha fazla fabrikaya başvurmak, yanıtların kalitesini değil okuma işini artırır.

Yanıtlar aynı hızda gelmez: zaten üretilmiş standart bir ürün için birkaç gün, fabrikanın bir malzemeyi veya bir kalıbı fiyatlandırması gerektiğinde daha fazla. Beklemeden, orijinal talebi hatırlatarak takip edin. Ve her yanıtı basit bir tabloya, fabrika başına bir satır olacak şekilde, birim fiyat, minimum sipariş miktarı, süre, Incoterm ve ödeme koşulları sütunlarıyla kaydedin. Müzakerenin temelini oluşturan gelen kutusu değil, bu tablodur.

Teknik özelliklerinizi teker teker ele alan ve karşılayamayacaklarını belirten bir yanıt, talebinizi okumuş bir muhataptan gelir. Teknik şartnameye atıfta bulunmadan standart bir fiş gönderen bir yanıt, hızlı fiyatlandıran bir satıcıdan gelir. Diğerlerinden belirgin şekilde düşük bir fiyat her zaman bir yerde ödenir: daha düşük kalite malzeme, istenenden daha kısa bir seri, görünmeyen taşeronluk veya dolandırıcılık. Bu, yazılı bir soruyu hak eder: bu fiyat tam olarak neyi kapsıyor?

Rakamlandırılmış olsa bile bir teklif kimseyi bağlamaz. Sipariş, teknik şartnameye uygun ürün tanımını, birim fiyatı, minimum sipariş miktarını, varsa kalıp bedelini, ödeme koşullarını, Incoterm'i ve üretim süresini içermesi gereken proforma faturayla resmiyet kazanır. Müzakerede elde edilen her taviz, ne kadar küçük olursa olsun bu belgede yer almalıdır: sözlü bir anlaşmanın hiçbir değeri yoktur. Bir tedarikçinin ciddiyeti de proforma okunarak değerlendirilir.

Sorva, Avrupa ile Çin arasında faaliyet gösteren bir komisyonculuk ve tedarik şirketidir. Bir teklif talebinde, Guangzhou'daki Çince konuşan ekibimiz fabrikaları yerinde ve Çince olarak sorgular: teknik şartnameyi sizinle birlikte çerçeveler, özdeş bir temel üzerinden birden fazla fabrikaya fiyatlandırtır, ardından yanıtları varsayım varsayım karşılaştırır. Takip eder, netleştirir, dikkatli bir incelemeye dayanmayan fiyatları eleriz ve alınan tekliflerin üzerinden proformaya kadar müzakere ederiz.

Çoğu durumda herhangi bir ücret ödemezsiniz: bir dosya açarsınız, malı sizin için pazarlığını yaparız ve gerçekleştirilen alımların fabrika çıkış kıymeti üzerinden hesaplanan bir hacim komisyonu alırız. Ürününüz ve teknik şartnamenizle, tamamlanmamış olsa bile, bir dosya açın: hangi fabrikalara başvurulacağını ve yanıtlarını nasıl karşılaştırılabilir hale getireceğinizi size söyleriz.