Cum se cere o ofertă unei fabrici chinezești: RFQ-ul bine făcut

RFQ înseamnă Request for Quotation, cerere de ofertă: documentul prin care un cumpărător cere unei fabrici să calculeze producția unui produs conform unor specificații date. Nu este nici o comandă, nici un angajament de cumpărare. Este o cerere de preț, care precedă factura proformă, aceasta din urmă scriind condițiile unei comenzi ferme. Vocabularul variază de la un interlocutor la altul, dar obiectul rămâne același: obținerea unui preț cifrat, formulat pe ipoteze explicite și comparabil.

Calitatea unui răspuns reflectă calitatea cererii. O cerere completă primește răspunsuri cifrate, cu ipoteze puse în scris. O cerere vagă primește fie un preț de catalog fără legătură cu nevoia, fie o întrebare de clarificare, fie tăcerea. Trimiterea aceleiași cereri incomplete mai multor fabrici nu produce o comparație: produce estimări pe baze diferite. O fabrică ce pune întrebări înainte de a calcula dă deja un semnal: preferă o ofertă corectă unui răspuns rapid.

Prețul unui produs manufacturat depinde de un lanț de alegeri: material, grosime, finisaj, ambalaj, personalizare, volum. Atâta timp cât aceste alegeri nu sunt scrise, fabrica trebuie să ghicească, iar ea ghicește luând o marjă de siguranță. Prețul devine ridicat fără a fi comparabil, sau răspunsul nu sosește. Alt risc: o fabrică răspunde cu prețul unui articol de catalog deja produs, fără să precizeze că nu corespunde caietului de sarcini. Diferența dintre ceea ce a fost calculat și ceea ce a fost comandat se descoperă în producție, când nu mai poate fi corectată fără cost.

Două subiecte trebuie clarificate înainte de trimitere. Volumul mai întâi: o fabrică nu poate calcula fără cantitate, iar volumul condiționează prețul la fel de mult ca minimul de comandă. Incotermul apoi: un preț EXW, franco fabrică, și un preț FOB, livrat pe navă la portul chinezesc, nu spun același lucru. A cere toate prețurile pe o bază unică, și a anunța clar cantitățile vizate, face parte din cerere, nu din negociere.

O cerere eficientă încape pe o pagină și obține răspuns fără ca fabrica să trebuiască să ghicească. Fiecare element absent este o alegere pe care furnizorul o va face în locul dumneavoastră. Precizați și țara de destinație: ea condiționează cadrul reglementar, deci și prețul. Iată baza minimă:

În privința formei: trimiteți cererea în engleză dacă interlocutorul exportă, ținând cont că unele ateliere răspund doar în chineză; traducerea și schimburile de clarificare fac parte din muncă. Numerotați specificațiile: o listă numerotată se reia punct cu punct în răspuns, ceea ce face lipsurile vizibile. Lucrați apoi de la o versiune de referință unică, datată, și distribuiți aceeași versiune tuturor.

Comparația este valabilă doar pe o bază identică: aceleași specificații, aceleași cantități, același incoterm, același ambalaj. Pregătiți o cerere tip, apoi trimiteți-o ca atare, fără a o varia până la punctul în care răspunsurile să nu se mai refere la același lucru. Platformele precum Alibaba fac ușoară trimiterea în masă, iar Canton Fair permite solicitarea directă a fabricilor. Dar comparația utilă se face pe un număr mic de dosare serioase, odată ce fiecare furnizor a fost verificat. Solicitarea a mai multe fabrici multiplică munca de citire, nu calitatea răspunsurilor.

Răspunsurile nu sosesc în același ritm: câteva zile pentru un articol standard deja produs, mai mult timp când fabrica trebuie să calculeze un material sau o unealtă. Reveniți fără să așteptați, amintind cererea inițială. Și consemnați fiecare răspuns într-un tabel simplu, o linie per fabrică, cu coloane pentru prețul unitar, cantitatea minimă de comandă, termenul, incotermul și condițiile de plată. Acest tabel, nu cutia de mesaje, servește drept bază de negociere.

Un răspuns care reia specificațiile dumneavoastră una câte una, și semnalează pe cele pe care nu le poate satisface, vine de la un interlocutor care a citit cererea dumneavoastră. Un răspuns care trimite o fișă standard fără referire la caietul de sarcini vine de la un vânzător care calculează rapid. Un preț net inferior celorlalte se plătește întotdeauna undeva: material mai slab, serie mai scurtă decât cea cerută, subcontractare invizibilă, sau fraudă. Merită o întrebare scrisă: la ce se referă exact acest preț?

O ofertă, chiar cifrată, nu angajează pe nimeni. Comanda se formalizează pe factura proformă, care trebuie să reia denumirea produsului conformă caietului de sarcini, prețul unitar, cantitatea minimă de comandă, eventualele unelte, condițiile de plată, incotermul și termenul de producție. Orice concesie obținută la negociere, chiar minoră, trebuie să figureze pe acest document: un acord verbal nu valorează nimic. Tot la citirea proformei se judecă seriozitatea unui furnizor.

Sorva este o casă de brokeraj și sourcing activă între Europa și China. Pentru o cerere de ofertă, echipa noastră sinofonă din Guangzhou interoghează fabricile în chineză și la fața locului: cadrează caietul de sarcini împreună cu dumneavoastră, îl face calculat de mai multe fabrici pe o bază identică, apoi compară răspunsurile ipoteză cu ipoteză. Revenim, clarificăm, eliminăm prețurile care nu rezistă unei citiri atente, și negociem pe ofertele obținute, până la proformă.

În majoritatea cazurilor, nu plătiți onorarii: deschideți un dosar, noi negociem marfa pentru dumneavoastră și percepem un comision pe volum, calculat pe valoarea franco fabrică a achizițiilor realizate. Deschideți un dosar cu produsul dumneavoastră și caietul de sarcini, chiar neterminat: vă vom spune ce fabrici să interogați și cum să faceți răspunsurile lor comparabile.