Poproś o wycenę od chińskiej fabryki: dobrze sporządzone RFQ

RFQ oznacza Request for Quotation, czyli zapytanie ofertowe: dokument, w którym kupujący prosi fabrykę o wycenę produkcji danego produktu według określonych specyfikacji. Nie jest to zamówienie ani zobowiązanie do zakupu. To prośba o cenę, poprzedzająca fakturę pro forma, która określa warunki wiążącego zamówienia. Terminologia może się różnić w zależności od rozmówcy, ale cel pozostaje ten sam: uzyskanie wyceny opartej na jasnych założeniach i możliwej do porównania.

Jakość odpowiedzi odzwierciedla jakość zapytania. Kompletne zapytanie otrzymuje wycenione odpowiedzi z pisemnie określonymi założeniami. Nieprecyzyjne zapytanie otrzymuje albo cenę katalogową niezgodną z potrzebą, albo pytanie o doprecyzowanie, albo milczenie. Wysłanie tego samego niekompletnego zapytania do kilku fabryk nie daje porównania · daje szacunki na różnych podstawach. Fabryka, która zadaje pytania przed wyceną, już wysyła sygnał · woli uczciwą wycenę od szybkiej odpowiedzi.

Cena produktu wytworzonego zależy od szeregu wyborów: materiał, grubość, wykończenie, opakowanie, personalizacja, wolumen. Dopóki te wybory nie są spisane, fabryka musi zgadywać, a zgadując, bierze margines bezpieczeństwa. Cena staje się wysoka, ale nieporównywalna, albo odpowiedź w ogóle nie przychodzi. Inne ryzyko: fabryka odpowiada ceną produktu z katalogu, który już produkuje, nie precyzując, że nie odpowiada on specyfikacji. Różnica między tym, co wyceniono, a tym, co zamówiono, wychodzi na jaw w produkcji, gdy nie da się jej już poprawić bez kosztów.

Dwie kwestie należy wyjaśnić przed wysłaniem. Po pierwsze, wolumen: fabryka nie może wycenić bez ilości, a wolumen warunkuje cenę równie mocno, co minimalne zamówienie. Po drugie, Incoterm: cena EXW, z fabryki, i FOB, dostarczone na statek w chińskim porcie, to nie to samo. Żądanie wszystkich cen na tej samej podstawie i jasne podanie docelowych ilości jest częścią zapytania, a nie negocjacji.

Skuteczne zapytanie mieści się na jednej stronie i nie wymaga od fabryki zgadywania. Każdy brakujący element to wybór, którego dostawca dokona za Ciebie. Podaj także kraj docelowy: wpływa on na ramy regulacyjne, a tym samym na cenę. Oto minimalny zestaw:

Formalnie: wyślij zapytanie po angielsku, jeśli rozmówca eksportuje, pamiętając, że niektóre warsztaty odpowiadają tylko po chińsku; tłumaczenie i wymiana pytań wyjaśniających są częścią pracy. Ponumeruj specyfikacje: ponumerowana lista jest odtwarzana punkt po punkcie w odpowiedzi, co uwidacznia braki. Następnie pracuj na podstawie jednej, datowanej wersji referencyjnej i udostępnij tę samą wersję wszystkim.

Porównanie ma sens tylko na identycznej podstawie: te same specyfikacje, te same ilości, ten sam Incoterm, to samo opakowanie. Przygotuj szablon zapytania i wysyłaj go bez zmian, aby odpowiedzi dotyczyły tego samego. Platformy takie jak Alibaba ułatwiają masowe wysyłanie, a Canton Fair pozwala na bezpośrednie kontaktowanie się z fabrykami. Jednak użyteczne porównanie opiera się na małej liczbie poważnych ofert, po zweryfikowaniu każdego dostawcy. Zwiększanie liczby fabryk mnoży pracę przy czytaniu odpowiedzi, ale nie podnosi ich jakości.

Odpowiedzi nie przychodzą w tym samym tempie: kilka dni dla standardowego, już produkowanego artykułu, dłużej, gdy fabryka musi wycenić materiał lub oprzyrządowanie. Przypominaj o sobie, odwołując się do oryginalnego zapytania. I notuj każdą odpowiedź w prostej tabeli: jeden wiersz na fabrykę, kolumny dla ceny jednostkowej, minimalnego zamówienia, terminu, Incoterm i warunków płatności. To ta tabela, a nie skrzynka odbiorcza, stanowi podstawę negocjacji.

Odpowiedź, która punkt po punkcie odnosi się do Twoich specyfikacji i sygnalizuje te, których nie może spełnić, pochodzi od rozmówcy, który przeczytał Twoje zapytanie. Odpowiedź zwracająca standardową kartę katalogową bez odniesienia do specyfikacji pochodzi od sprzedawcy, który wycenia szybko. Cena znacznie niższa od innych zawsze ma swoją cenę: gorszy materiał, krótsza seria niż żądana, niewidoczny podwykonawca lub oszustwo. Zasługuje na pytanie na piśmie: czego dokładnie dotyczy ta cena?

Oferta, nawet wyceniona, nie zobowiązuje nikogo. Zamówienie formalizuje się na fakturze proforma, która musi zawierać opis produktu zgodny ze specyfikacją, cenę jednostkową, minimalne zamówienie, ewentualne oprzyrządowanie, warunki płatności, Incoterm i termin produkcji. Każde ustępstwo uzyskane w negocjacjach, nawet drobne, musi znaleźć się w tym dokumencie: ustne porozumienie jest bezwartościowe. To również na podstawie proformy ocenia się wiarygodność dostawcy.

Sorva to dom maklerski i sourcing działający między Europą a Chinami. W przypadku zapytania ofertowego nasz zespół sinofoniczny w Guangzhou kontaktuje się z fabrykami po chińsku i na miejscu: ustala z Tobą specyfikację, zleca jej wycenę kilku fabrykom na identycznej podstawie, a następnie porównuje odpowiedzi hipoteza po hipotezie. Dopytujemy, wyjaśniamy, odrzucamy ceny, które nie wytrzymują wnikliwej analizy, i negocjujemy uzyskane oferty aż do proformy.

W większości przypadków nie płacisz honorarium: otwierasz sprawę, my negocjujemy towar dla Ciebie i pobieramy prowizję od wolumenu, liczoną od wartości EXW zrealizowanych zakupów. Otwórz sprawę ze swoim produktem i specyfikacją, nawet niekompletną: powiemy Ci, które fabryki zapytać i jak sprawić, by ich odpowiedzi były porównywalne.