Pyydä tarjous kiinalaiselta tehtaalta: hyvä RFQ

RFQ tarkoittaa Request for Quotationia, tarjouspyyntöä: asiakirjaa, jolla ostaja pyytää tehdasta hinnoittelemaan tuotteen valmistuksen annettujen eritelmien mukaisesti. Se ei ole tilaus eikä ostositoumus. Se on hinnanpyyntö, joka edeltää proformalaskua, proformalasku määrittelee sitovan tilauksen ehdot. Sanasto vaihtelee keskustelukumppanista riippuen, mutta tarkoitus pysyy samana: saada numeerinen hinta, joka perustuu eksplisiittisiin oletuksiin ja on vertailukelpoinen.

Vastauksen laatu kuvastaa pyynnön laatua. Täydellinen pyyntö saa numeerisia vastauksia, joissa oletukset on kirjattu. Epämääräinen pyyntö saa joko katalogihinnan, jolla ei ole yhteyttä tarpeeseen, selventävän kysymyksen tai hiljaisuuden. Saman epätäydellisen pyynnön lähettäminen useille tehtaille ei tuota vertailua: se tuottaa arvioita eri perusteilla. Tehdas, joka kysyy ennen hinnoittelua, antaa jo signaalin: se haluaa oikean tarjouksen nopean vastauksen sijaan.

Valmistetun tuotteen hinta riippuu valintaketjusta: materiaali, paksuus, viimeistely, pakkaus, personointi, volyymi. Niin kauan kuin näitä valintoja ei ole kirjattu, tehdas joutuu arvaamaan, ja se arvaa ottamalla varmuusmarginaalin. Hinnasta tulee korkea eikä vertailukelpoinen, tai vastausta ei tule. Toinen riski: tehdas vastaa jo tuotetun katalogituotteen hinnalla, ilman että se tarkentaa, ettei se vastaa vaatimuksia. Ero lasketun ja tilatun välillä paljastuu tuotannossa, jolloin sitä ei voida korjata ilman kustannuksia.

Ennen tarjouksen pyytämistä on selvitettävä kaksi asiaa. Määrä ensinnäkin: tehdas ei voi hinnoitella ilman määrää, ja määrä vaikuttaa hintaan yhtä paljon kuin vähimmäistilausmäärään. Incoterm toiseksi: EXW-hinta (tehdaslähtöinen) ja FOB-hinta (toimitettuna kiinalaiseen satamaan laivaan) eivät kerro samaa asiaa. Kaikki hinnat on pyydettävä samalla perusteella ja tavoitemäärät on ilmoitettava selvästi · tämä kuuluu pyyntöön, ei neuvotteluun.

Tehokas pyyntö mahtuu yhdelle sivulle, eikä tehdas joudu arvaamaan vastatessaan. Jokainen puuttuva kohta on valinta, jonka toimittaja tekee puolestasi. Mainitse myös kohdemaa: se määrittää sääntelykehyksen ja siten hinnan. Tässä vähimmäisrunko:

Muotoseikat: Lähetä pyyntö englanniksi, jos keskustelukumppani vie maahan, muistaen, että jotkut pajat vastaavat vain kiinaksi; käännös ja selvennykset kuuluvat työhön. Numeroi eritelmät: numeroituun listaan vastataan kohta kohdalta, mikä tekee puutteet näkyviksi. Työskentele tämän jälkeen yhdestä viiteversiosta, päivää se ja jaa sama versio kaikille.

Vertailu on pätevää vain samalla pohjalla: samat eritelmät, samat määrät, sama incoterm, sama pakkaus. Valmistele vakiopyyntö ja lähetä se sellaisenaan vaihtelematta sitä niin, etteivät vastaukset enää koske samaa asiaa. Alustat kuten Alibaba tekevät massalähettämisen helpoksi, ja Canton Fair mahdollistaa tehtaiden suoran kontaktoinnin. Mutta hyödyllinen vertailu tehdään pienestä joukosta vakavia tarjouksia, kun jokainen toimittaja on tarkistettu. Useampien tehtaiden pyytäminen lisää lukutyötä, ei vastausten laatua.

Vastaukset eivät saavu samassa tahdissa: muutama päivä standardituotteelle, kauemmin kun tehdas joutuu hinnoittelemaan materiaalin tai työkalun. Ota yhteyttä odottamatta, muistuttaen alkuperäisestä pyynnöstä. Kirjaa jokainen vastaus yksinkertaiseen taulukkoon, yksi rivi tehdasta kohti, sarakkeina yksikköhinta, vähimmäistilausmäärä, toimitusaika, incoterm ja maksuehdot. Tämä taulukko, ei sähköpostilaatikko, on neuvottelun perusta.

Vastaus, joka käy eritelmäsi kohta kohdalta läpi ja ilmoittaa, mitä se ei pysty täyttämään, tulee keskustelukumppanilta, joka on lukenut pyyntösi. Vastaus, joka palauttaa vakioesitteen ilman viittausta vaatimusmäärittelyyn, tulee myyjältä, joka hinnoittelee nopeasti. Selvästi muita alempi hinta on aina maksettu jossain: huonompi materiaali, lyhyempi sarja kuin pyydetty, näkymätön alihankinta tai petos. Se ansaitsee kirjallisen kysymyksen: mitä tämä hinta tarkalleen koskee?

Tarjous, vaikka se olisi hinnoiteltu, ei sido ketään. Tilaus vahvistetaan proformalaskulla, jossa on oltava tuotteen kuvaus vaatimusten mukaisesti, yksikköhinta, vähimmäistilausmäärä, mahdolliset työkalut, maksuehdot, Incoterm ja tuotantoaika. Kaikki neuvotteluissa saadut myönnytykset, vaikka pienet, on mainittava tässä asiakirjassa: suullinen sopimus ei ole minkään arvoinen. Proforman lukeminen kertoo myös toimittajan luotettavuudesta.

Sorva on välitys- ja sourcing-yritys, joka toimii Euroopan ja Kiinan välillä. Tarjouspyynnön yhteydessä kiinankielinen tiimimme Guangzhou'ssa kysyy tehtailta kiinaksi ja paikan päällä: se määrittelee vaatimukset kanssasi, pyytää tarjoukset useilta tehtailta samalla pohjalla ja vertaa vastauksia hypoteesi kerrallaan. Me lähetämme uusintakyselyitä, selvennämme, hylkäämme hinnat, jotka eivät kestä tarkkaa lukua, ja neuvottelemme saaduista tarjouksista aina proformaan asti.

Useimmissa tapauksissa et maksa palkkioita: avaat tiedoston, me neuvottelemme tavaran puolestasi ja otamme volyymiperusteisen provision, joka lasketaan toteutuneiden ostojen tehdashinnasta (EXW). Avaa tiedosto tuotteesi ja vaatimustesi kanssa, vaikka ne olisivat keskeneräiset: kerromme, mitä tehtaita kysyä ja miten tehdä niiden vastauksista vertailukelpoisia.