Kaip prašyti kainos pasiūlymo iš Kinijos gamyklos: gerai parengtas RFQ

RFQ reiškia Request for Quotation, kainos pasiūlymo prašymą: dokumentą, kuriuo pirkėjas prašo gamyklos apskaičiuoti produkto gamybos kainą pagal nurodytas specifikacijas. Tai nėra nei užsakymas, nei pirkimo įsipareigojimas. Tai kainos užklausa, kuri eina prieš proforminę sąskaitą, o pastaroji jau nustato tvirto užsakymo sąlygas. Terminologija skiriasi priklausomai nuo pašnekovo, tačiau tikslas išlieka tas pats: gauti skaičiais pagrįstą, aiškiomis prielaidomis paremtą ir palyginamą kainą.

Atsakymo kokybė atspindi užklausos kokybę. Į išsamią užklausą gaunami skaičiais pagrįsti atsakymai su raštu užfiksuotomis prielaidomis. Į neaiškią užklausą gaunama arba su poreikiu nesusijusi katalogo kaina, arba patikslinantis klausimas, arba tyla. Tą pačią neišsamią užklausą siunčiant kelioms gamykloms, gaunamas ne palyginimas, o skirtingais pagrindais paremti įverčiai. Gamykla, kuri prieš skaičiuodama užduoda klausimus, jau duoda ženklą: ji renkasi tikslų pasiūlymą, o ne greitą atsakymą.

Pagaminto produkto kaina priklauso nuo grandinės sprendimų: medžiaga, storis, apdaila, pakuotė, personalizavimas, kiekis. Kol šie sprendimai neužrašyti, gamykla turi spėti, o spėdama ji taiko saugumo maržą. Kaina tampa didelė ir nepalyginama, arba atsakymo negaunama visai. Kita rizika: gamykla atsako jau pagaminto katalogo produkto kaina, nenurodydama, kad ji neatitinka techninės specifikacijos. Skirtumas tarp to, kas buvo apskaičiuota, ir to, kas buvo užsakyta, paaiškėja gamybos metu, kai jo ištaisyti be papildomų išlaidų jau nebeįmanoma.

Prieš siunčiant reikia išsiaiškinti du dalykus. Pirmiausia kiekį: gamykla negali skaičiuoti kainos be kiekio, o kiekis lemia kainą taip pat, kaip ir minimalus užsakymo kiekis. Toliau Incoterms sąlygą: EXW kaina, nuo gamyklos, ir FOB kaina, pristatyta ant laivo Kinijos uoste, reiškia visai skirtingus dalykus. Prašyti visų kainų vienu pagrindu ir aiškiai nurodyti siekiamus kiekius priklauso užklausai, o ne deryboms.

Veiksminga užklausa telpa viename puslapyje ir į ją galima atsakyti gamyklai nieko nespėliojant. Kiekvienas trūkstamas elementas yra sprendimas, kurį jūsų vietoje priims tiekėjas. Taip pat nurodykite paskirties šalį: ji lemia reguliavimo kontekstą, o kartu ir kainą. Štai minimalus rinkinys:

Formos atžvilgiu: siųskite užklausą angliškai, jei pašnekovas eksportuoja, turėdami omenyje, kad kai kurios dirbtuvės atsako tik kinų kalba; vertimas ir patikslinimų mainai yra darbo dalis. Sunumeruokite specifikacijas: sunumeruotas sąrašas atsakyme perimamas punktas po punkto, todėl trūkumai tampa matomi. Toliau dirbkite pagal vieną datuotą etaloninę versiją ir tą pačią versiją išsiuntinėkite visiems.

Palyginimas turi prasmę tik vienodu pagrindu: tos pačios specifikacijos, tie patys kiekiai, ta pati Incoterms sąlyga, ta pati pakuotė. Paruoškite tipinę užklausą ir siųskite ją tokią pačią, nekeisdami jos tiek, kad atsakymai jau nebekalbėtų apie tą patį dalyką. Tokios platformos kaip Alibaba palengvina masinį siuntimą, o Canton Fair leidžia kreiptis į gamyklas tiesiogiai. Tačiau naudingas palyginimas atliekamas su nedideliu skaičiumi rimtų bylų, kai kiekvienas tiekėjas jau patikrintas. Kreipimasis į daugiau gamyklų padaugina skaitymo darbą, o ne atsakymų kokybę.

Atsakymai negrįžta tuo pačiu tempu: kelios dienos jau gaminamam standartiniam produktui, daugiau, kai gamyklai reikia apskaičiuoti medžiagos ar įrangos kainą. Nedelsdami priminkite, nurodydami pirminę užklausą. Ir kiekvieną atsakymą užsirašykite paprastoje lentelėje, po eilutę kiekvienai gamyklai, su stulpeliais vieneto kainai, minimaliam užsakymo kiekiui, terminui, Incoterms sąlygai ir mokėjimo sąlygoms. Būtent ši lentelė, o ne pašto dėžutė, tarnauja kaip derybų pagrindas.

Atsakymas, kuriame kiekviena jūsų specifikacija peržiūrima atskirai ir nurodoma, kurių negalima įvykdyti, ateina iš pašnekovo, kuris perskaitė jūsų užklausą. Atsakymas, kuriame siunčiama standartinė kortelė be nuorodos į techninę specifikaciją, ateina iš pardavėjo, kuris skaičiuoja greitai. Kaina, gerokai žemesnė už kitas, visada už kažką apmokama: prastesne medžiaga, trumpesne nei prašyta partija, nematoma subranga arba sukčiavimu. Ji nusipelno raštiško klausimo: kas tiksliai įskaičiuota į šią kainą?

Pasiūlymas, net ir su skaičiais, nieko neįpareigoja. Užsakymas įforminamas proformine sąskaita, kurioje turi būti nurodytas techninę specifikaciją atitinkantis produkto pavadinimas, vieneto kaina, minimalus užsakymo kiekis, galima įranga, mokėjimo sąlygos, Incoterms sąlyga ir gamybos terminas. Bet kokia derybose gauta nuolaida, net ir nedidelė, turi būti įrašyta šiame dokumente: žodinis susitarimas nieko nereiškia. Būtent skaitant proforminę sąskaitą taip pat vertinamas tiekėjo rimtumas.

Sorva yra tarpininkavimo ir sorsingo bendrovė, veikianti tarp Europos ir Kinijos. Gavus kainos pasiūlymo prašymą, mūsų kinakalbė komanda Guangzhou kreipiasi į gamyklas kinų kalba ir vietoje: kartu su jumis parengia techninę specifikaciją, paprašo ją apskaičiuoti keliose gamyklose vienodu pagrindu, tuomet lygina atsakymus prielaida po prielaidos. Mes primename, aiškinamės, atmetame kainas, neatlaikančias atidaus patikrinimo, ir deramės dėl gautų pasiūlymų iki pat proforminės sąskaitos.

Daugeliu atvejų jūs nemokate jokio honoraro: atveriate bylą, mes deramės dėl prekės jūsų vardu ir imame komisinį nuo apimties, skaičiuojamą nuo įvykdytų pirkimų gamyklinės vertės. Atverkite bylą su savo produktu ir technine specifikacija, net ir nebaigta: mes jums pasakysime, į kurias gamyklas kreiptis ir kaip padaryti jų atsakymus palyginamais.