Árajánlat kérése egy kínai gyártól: a jól elkészített RFQ

Az RFQ a Request for Quotation, azaz árajánlatkérés rövidítése: az a dokumentum, amellyel a vevő egy gyártól kéri a termék gyártásának árazását meghatározott specifikációk alapján. Ez nem megrendelés és nem vásárlási kötelezettségvállalás. Ez egy árigénylés, amely megelőzi a proforma számlát, amely pedig a végleges megrendelés feltételeit rögzíti. A szóhasználat partnerenként változhat, de a cél ugyanaz: egy számszerű, explicit feltételezéseken alapuló és összehasonlítható árat kapni.

A válasz minősége tükrözi a kérés minőségét. Egy teljes körű kérés számszerű válaszokat kap, írásban rögzített feltételezésekkel. Egy homályos kérés vagy egy katalógusárat kap, amely nem kapcsolódik a szükséglethez, vagy tisztázó kérdést, vagy csendet. Ugyanazt a hiányos kérést több gyárnak elküldeni nem összehasonlítást eredményez, hanem különböző alapokon nyugvó becsléseket. Az a gyár, amelyik az árazás előtt kérdéseket tesz fel, már jelez valamit: inkább a pontos árajánlatot részesíti előnyben a gyors válasszal szemben.

A gyártott termék ára választások láncolatától függ: anyag, vastagság, felületkezelés, csomagolás, testreszabás, mennyiség. Amíg ezek a választások nincsenek leírva, a gyárnak találgatnia kell, és biztonsági ráhagyással találgat. Az ár magas lesz anélkül, hogy összehasonlítható lenne, vagy a válasz el sem érkezik. Másik kockázat: egy gyár egy már gyártott katalóguscikk árával válaszol, anélkül, hogy jelezné, hogy az nem felel meg a műszaki leírásnak. Az eltérés a megárazott és a megrendelt között a gyártás során derül ki, amikor már nem javítható költség nélkül.

Két témát tisztázni kell a küldés előtt. Először a mennyiséget: egy gyár nem tud árazni mennyiség nélkül, és a mennyiség ugyanúgy befolyásolja az árat, mint a minimális rendelési mennyiség. Másodszor az Incotermet: egy EXW ár (gyártelepi átadás) és egy FOB ár (kínai kikötőbe hajóra rakva) nem ugyanazt mondja. Az összes árat egy egységes alapra kérni, és egyértelműen megadni a tervezett mennyiségeket, a kérés része, nem a tárgyalásé.

Egy hatékony kérés egy oldalra fér, és úgy válaszolható meg, hogy a gyárnak ne kelljen találgatnia. Minden hiányzó elem egy olyan döntés, amelyet a beszállító hoz meg az Ön helyett. Adja meg a célországot is: ez határozza meg a szabályozási keretet, és ezáltal az árat. Íme a minimális alap:

Formailag: küldje a kérést angolul, ha a partner exportál, szem előtt tartva, hogy egyes műhelyek csak kínaiul válaszolnak; a fordítás és a tisztázó oda-vissza kommunikáció a munka része. Számozza a specifikációkat: egy számozott lista pontról pontra visszakövethető a válaszban, így a hiányosságok láthatóvá válnak. Ezután egyetlen, dátumozott referenciaverzióból dolgozzon, és ugyanazt a verziót ossza meg mindenkivel.

Az összehasonlítás csak azonos alapon érvényes: azonos specifikációk, azonos mennyiségek, azonos Incoterm, azonos csomagolás. Készítsen egy sablonkérést, majd küldje el változatlanul anélkül, hogy annyira módosítaná, hogy a válaszok már ne ugyanarra vonatkozzanak. Az olyan platformok, mint az Alibaba, megkönnyítik a tömeges küldést, és a Canton Fair lehetővé teszi a gyárak közvetlen megkeresését. De a hasznos összehasonlítás néhány komoly dosszién történik, miután minden beszállítót ellenőriztek. Több gyár megkeresése megsokszorozza az olvasási munkát, nem a válaszok minőségét.

A válaszok nem azonos ütemben érkeznek: néhány nap egy már gyártott standard cikk esetén, több idő, ha a gyárnak egy anyagot vagy szerszámozást kell áraznia. Azonnal emlékeztessen, az eredeti kérésre hivatkozva. És rögzítse minden választ egy egyszerű táblázatban, gyáranként egy sorral, oszlopokkal az egységár, a minimális rendelési mennyiség, a határidő, az Incoterm és a fizetési feltételek számára. Ez a táblázat, nem a beérkezett üzenetek mappája szolgál a tárgyalás alapjául.

Az a válasz, amely egyesével veszi át az Ön specifikációit, és jelzi, melyeket nem tud teljesíteni, olyan partnertől származik, aki elolvasta a kérését. Az a válasz, amely egy szabványos adatlapot küld a műszaki leírásra való hivatkozás nélkül, egy olyan eladótól jön, aki gyorsan áraz. A többinél lényegesen alacsonyabb ár mindig valahol megfizetődik: gyengébb anyag, a kértnél rövidebb sorozat, láthatatlan alvállalkozás vagy csalás. Érdemes írásban megkérdezni: pontosan mire vonatkozik ez az ár?

Egy árajánlat, még ha számszerűsített is, senkit sem kötelez. A megrendelés a proforma számlán formalizálódik, amelyen szerepelnie kell a termék megnevezésének a műszaki leírásnak megfelelően, az egységárnak, a minimális rendelési mennyiségnek, az esetleges szerszámozásnak, a fizetési feltételeknek, az Incoterm-nek és a gyártási határidőnek. Minden engedményt, amelyet a tárgyalások során elértünk, még a kisebbeket is, fel kell tüntetni ezen a dokumentumon: a szóbeli megállapodás semmit sem ér. A proforma elolvasásakor lehet megítélni a beszállító komolyságát.

A Sorva egy bróker- és sourcing-ház, amely Európa és Kína között tevékenykedik. Egy árajánlatkérés esetén a Guangzhou-ban működő sinofón csapatunk kínaiul és helyben kérdezi le a gyárakat: Önnel együtt rögzíti a műszaki leírást, azt több gyárral is áraztatja azonos alapon, majd hipotézisenként összehasonlítja a válaszokat. Újra megkeresünk, tisztázunk, kiszűrjük azokat az árakat, amelyek nem állják ki a gondos ellenőrzést, és tárgyalunk a kapott árajánlatokon egészen a proformáig.

A legtöbb esetben nem fizet tiszteletdíjat: megnyit egy aktát, mi tárgyaljuk Önnek az árut, és jutalékot számítunk fel a mennyiség alapján, amely a megvásárolt áruk gyárból való értékének százaléka. Nyisson egy aktát a termékével és a műszaki leírásával, még ha hiányos is: megmondjuk, mely gyárakat érdemes megkérdezni, és hogyan teheti a válaszokat összehasonlíthatóvá.