Fabrikkrevisjon i Kina: punkter å sjekke og dokumenter å be om

En fabrikkrevisjon er et strukturert besøk i en leverandørs lokaler, i Kina eller andre steder. Den er ikke en enkel spasertur gjennom verkstedet: man krysssjekker dokumenter, observerer den reelle produksjonen og stiller presise spørsmål. Et fabrikkbesøk varer som regel en dag, reisetid inkludert. Det forberedes før man går inn i verkstedet.

Revisjonen svarer på tre spørsmål. Produserer denne fabrikken virkelig varer av samme type som min? Kan den holde mine volumer og frister? Hva skjer hvis et parti ankommer ikke-konformt? En videosamtale eller et fotoalbum er ikke nok: avstanden skjuler nettopp det en revisjon skal avdekke.

En revisjon garanterer ikke kvaliteten på fremtidige serier. Den fastsetter en tilstand på et gitt tidspunkt. Den skiller seg fra kvalitetskontroll i fabrikken, som gjelder en konkret produksjon, og fra kontroll før lasting, som gjelder klargjorte kartonger. Den kommer før ordren, den erstatter den ikke.

Be om dokumentene før du reiser. Da siler du ut fabrikkene som ikke fortjener reisen, og du kommer med en liste over punkter å krysssjekke. En seriøs fabrikk oversender disse dokumentene uten å nøle. En avvisning eller gjentatt forsinkelse er allerede en opplysning.

På stedet, les hvert dokument i original og krysssjekk: firmanavnet skal stemme med navnet på bankkontoens innehaver. Ethvert avvik stanser prosessen. En lisens beviser at en bedrift eksisterer, ikke at den vet hvordan den skal produsere din referanse.

Planlegg en hel ukedag, med tolk. En leverandørrevisjon foregår fra ytre til indre: først anlegget, deretter verkstedet, deretter administrasjonen. Noter alt skriftlig, på et skjema forberedt før besøket. Inntrykk forsvinner, notater blir værende.

Se på forholdet mellom produksjons- og lagerareal, antall linjer i drift, produktet som faktisk går på disse linjene, maskinenes tilstand og vedlikehold, belysningen, ventilasjonen og råvarenes vei helt frem til forsendelse. Se etter en kvalitetskontrollstasjon eller -avdeling: måleinstrumenter, egen sone, utfylte kontrollregistre.

Be om å få se linjen som skal produsere din referanse, og pågående deler nær din egen. Dette er kjernen i fabrikkbesøket: en fabrikk som viser frem produkter fra andre produktfamilier, eller vareprøver som kommer fra et naboverksted, beviser ingenting om sin egen kapasitet. Er det aktuelle verkstedet utilgjengelig, spør hvorfor. Sammenlign til slutt bemanningen til stede den dagen med bemanningen oppgitt skriftlig: et stort avvik krever en forklaring. En tom fabrikk på en ukedag reiser et enkelt spørsmål: hva produserte den, og for hvem?

Det viktigste ved en revisjon synes ikke, det høres. Finn den reelle beslutningstakeren: det er ofte han som avgjør, han som bestemmer en ny produksjonsrunde, han som kan love deg mye og holde lite. En selger følger et manus; en sjef svarer annerledes. Vårt kinesisktalende team i Guangzhou stiller disse spørsmålene på mandarin, noe som endrer kvaliteten på svarene man får.

Spør hvem som kjøper inn råvarene, hvem som avgjør når et parti stryker på kontroll, hvilke trinn som utføres internt og hvilke som sendes til en nabo. Underleveranse er vanlig i kinesisk industri og er ikke ulovlig i seg selv; det blir et problem når det skjules. En fabrikk som setter bort produksjonen i flere ledd, uten å si det, produserer noen ganger din referanse på tre forskjellige steder.

Legg også merke til det som ikke tilhører produksjonen: kantine, sanitæranlegg, brannslukkere, rømningsveier, oppslag, arbeidernes tilsynelatende ansiennitet, boliger på stedet. Et rent verksted garanterer ikke konforme produkter. Men enkelte forsømmelser varsler reelle problemer: mangelfull sikkerhet, høy gjennomtrekk i bemanningen, en fabrikk etablert bare noen måneder tidligere.

Et fabrikkbesøk er kun verdt sin konklusjon. Gå gjennom notatene dine samme dag og sorter hvert punkt i tre kategorier: blokkerende, å følge med på, akseptabelt. Denne disiplinen unngår at man drar hjem med et vagt inntrykk og bilder uten oppfølging.

Et blokkerende punkt krysssjekkes en gang til, deretter avgjøres saken. Tre vanlige eksempler: et firmanavn som ikke stemmer med bankkontoen, en nektelse av å vise det aktuelle verkstedet, et sertifikat som ikke finnes i de offentlige databasene. I disse tilfellene trekker man seg unna, uansett hvilken pris som er oppgitt.

Et punkt å følge med på omgjøres til et skriftlig krav: kapasitet bekreftet skriftlig i proformaen, tidsfristforpliktelse tatt inn i kontrakten, underleveranse forbudt uten uttrykkelig avtale. Et akseptabelt punkt noteres bare og leses gjennom igjen før ordren. En avvisning av besøk, uten et seriøst alternativ, diskvalifiserer leverandøren: en fabrikk som skjuler verkstedet sitt, skjuler ofte noe annet. Kostnaden ved en reise og en dag er beskjeden sammenlignet med kostnaden ved et ikke-konformt parti eller et tapt forskudd.

Sorva, megler- og sourcinghus, organiserer og styrer fabrikkrevisjonen din fra start til slutt. Vårt kinesisktalende team i Guangzhou forbereder spørsmålsskjemaet spesifikt for produktet ditt, reiser rundt i hele Guangdong-provinsen og, på forespørsel, lenger enn det, stiller spørsmålene på mandarin og leser originaldokumentene. Vi krysssjekker firmanavnet, sertifikatene og bankkontoen, og sender deg deretter en strukturert rapport, med blokkerende punkter og anbefalinger, før noen overføring.

I de fleste tilfeller betaler du ikke honorar: du åpner en sak, vi forhandler varen for deg, og vi tar en provisjon på fabrikkverdien.