Tehdasauditointi Kiinassa: tarkistettavat kohdat ja pyydettävät asiakirjat

Tehdasauditointi on jäsennelty vierailu toimittajan tiloissa, Kiinassa tai muualla. Se ei rajoitu työpajakierrokseen: siinä tarkistetaan asiakirjoja, havainnoidaan todellista tuotantoa ja esitetään tarkkoja kysymyksiä. Tehdasvierailu kestää yleensä yhden päivän, matkustus mukaan lukien. Se valmistellaan ennen työpajaan astumista.

Auditointi vastaa kolmeen kysymykseen. Valmistaako tämä tehdas todella minun tyyppisiäni tuotteita? Pystyykö se pitämään volyymini ja aikatauluni? Mitä tapahtuu, jos erä saapuu vaatimustenvastaisena? Videopuhelu tai valokuva-albumi ei riitä: etäisyys peittää juuri sen, mitä auditointi etsii.

Auditointi ei takaa tulevien sarjojen laatua. Se luo tilannekatsauksen tiettynä hetkenä. Se eroaa tehtaan laaduntarkastuksesta, joka kohdistuu tiettyyn tuotantoon, ja lastausta edeltävästä tarkastuksesta, joka kohdistuu lähtövalmiisiin laatikoihin. Se edeltää tilausta, ei korvaa sitä.

Pyydä asiakirjat ennen matkustamista. Suodatat pois tehtaat, jotka eivät ansaitse matkaa, ja saavut paikalle listan kanssa tarkistettavista kohdista. Vakavasti otettava tehdas toimittaa nämä asiakirjat viipymättä. Kieltäytyminen tai toistuva viivästys on jo itsessään tieto.

Paikan päällä lue jokainen asiakirja alkuperäisenä ja tarkista: toiminimen on vastattava pankkitilin saajan nimeä. Kaikki poikkeavuudet pysäyttävät jatkon. Toimilupa todistaa, että yritys on olemassa, ei sitä, että se osaa valmistaa tuotettasi.

Varaa kokonainen päivä arkipäivänä, tulkin kanssa. Toimittaja-auditointi etenee ulkoa sisälle: ensin tontti, sitten työpaja, sitten hallinto. Kirjaa kaikki ylös ennen vierailua valmistamaasi lomakkeeseen. Vaikutelmat haihtuvat, muistiinpanot jäävät.

Tarkkaile tuotanto- ja varastopinta-alojen tasapainoa, käynnissä olevien linjojen määrää, tuotetta, joka todella kulkee näillä linjoilla, koneiden kuntoa ja huoltoa, valaistusta, ilmanvaihtoa ja raaka-aineiden kulkua aina lähetykseen asti. Etsi laadunvalvontapiste tai -osasto: mittalaitteet, oma alue, täytetyt tarkastusrekisterit.

Pyydä nähdä linja, joka valmistaisi tuotettasi, ja keskeneräisiä kappaleita, jotka ovat lähellä omaasi. Tämä on tehdasvierailun ydin: tehdas, joka esittelee muiden tuoteperheiden tuotteita tai näytteitä, jotka tulevat naapuripajasta, ei todista omasta kapasiteetistaan. Jos kyseinen työpaja on saavuttamattomissa, kysy miksi. Lopuksi vertaa paikalla olevaa henkilöstömäärää kirjallisesti ilmoitettuun: suuri ero vaatii selityksen. Tyhjä tehdas arkipäivänä herättää yksinkertaisen kysymyksen: mitä se valmisti ja kenelle?

Tärkein asia auditoinnissa ei näy, se kuullaan. Etsi todellinen päättäjä: usein hän on se, joka ratkaisee, hän päättää tuotannon uudelleenkäynnistyksestä, hän voi luvata paljon ja pitää vähän. Myyjä noudattaa käsikirjoitusta; pomo vastaa toisin. Meidän sinofoninen tiimimme Guangzhoussa esittää nämä kysymykset mandariinikiinaksi, mikä muuttaa saatujen vastausten laatua.

Kysy, kuka ostaa raaka-aineen, kuka päättää, milloin erä epäonnistuu tarkastuksessa, mitkä vaiheet tehdään sisäisesti ja mitkä lähtevät naapuriin. Alihankinta on yleistä Kiinan teollisuudessa eikä ole laitonta; siitä tulee ongelma, kun se on piilotettu. Tehdas, joka alihankkii ketjuttamalla kertomatta sinulle, valmistaa joskus tuotettasi kolmessa eri paikassa.

Tarkkaile myös sitä, mikä ei kuulu tuotantoon: ruokala, saniteettitilat, sammuttimet, poistumistiet, ilmoitukset, työntekijöiden näennäinen palvelusaika, asuminen paikan päällä. Siisti työpaja ei takaa vaatimustenmukaisia tuotteita. Mutta tietyt laiminlyönnit ennakoivat todellisia ongelmia: puutteellinen turvallisuus, vaihtuva henkilöstö, tehdas, joka on ollut toiminnassa vasta muutaman kuukauden.

Tehdasvierailu on arvokas vain johtopäätöksensä kautta. Ota muistiinpanot uudelleen samana päivänä ja luokittele jokainen kohta kolmeen luokkaan: estävä, tarkkailtava, hyväksyttävä. Tämä kurinalaisuus estää lähtemästä epämääräisen vaikutelman ja ilman jatkoa olevien valokuvien kanssa.

Estävä kohta tarkistetaan toisen kerran, sitten tehdään päätös. Kolme yleistä esimerkkiä: toiminimi, joka ei vastaa pankkitiliä, kieltäytyminen näyttämästä kyseistä työpajaa, todistus, jota ei löydy julkisista tietokannoista. Näissä tapauksissa vetäydytään, olipa ilmoitettu hinta mikä tahansa.

Tarkkailtava kohta muuttuu kirjalliseksi vaatimukseksi: kapasiteetti vahvistetaan kirjallisesti proformassa, aikataulusitoumukset sisällytetään sopimukseen, alihankinta on kiellettyä paitsi nimenomaisella sopimuksella. Hyväksyttävä kohta merkitään yksinkertaisesti ja luetaan uudelleen ennen tilausta. Vierailun kieltäytyminen ilman vakavaa vaihtoehtoa hylkää toimittajan: tehdas, joka piilottaa työpajansa, piilottaa usein muutakin. Matkan ja yhden päivän kustannus on rajallinen verrattuna vaatimustenvastaisen erän tai menetetyn ennakkomaksun kustannukseen.

Sorva, välitys- ja hankintatalo, järjestää ja ohjaa tehdasauditointisi alusta loppuun. Kiinankielinen tiimimme Guangzhoussa valmistelee tuotteellesi sopivan kysymysrungon, matkustaa koko Guangdongin maakuntaan ja pyynnöstä myös sen ulkopuolelle, esittää kysymykset mandariinikiinaksi ja lukee alkuperäiset asiakirjat. Tarkistamme toiminimen, sertifikaatit ja pankkitilin, ja toimitamme sinulle jäsennellyn raportin, jossa on estävät kohdat ja suositukset, ennen mitään maksua.

Useimmissa tapauksissa et maksa palkkioita: avaat tiedoston, neuvottelemme tavaran puolestasi ja otamme provision sen tehdaslähtöarvosta.