Auditoria de fábrica na China: pontos a verificar e documentos a pedir

Uma auditoria de fábrica é uma visita estruturada às instalações de um fornecedor, na China ou noutro local. Não se reduz a um passeio pela oficina: cruzam-se documentos, observa-se a produção real e fazem-se perguntas precisas. Uma visita de fábrica dura geralmente um dia inteiro, incluindo deslocações. Prepara-se antes de entrar na oficina.

A auditoria responde a três perguntas. Esta fábrica fabrica realmente produtos do mesmo tipo que o meu? Consegue cumprir os meus volumes e prazos? O que acontece se um lote chegar não conforme? Uma videochamada ou um álbum de fotos não basta: a distância esconde exatamente aquilo que uma auditoria vem procurar.

Uma auditoria não garante a qualidade das futuras séries. Estabelece um diagnóstico num dado momento. Distingue-se do controlo de qualidade em fábrica, que incide sobre uma produção específica, e da inspeção antes do carregamento, que incide sobre caixas prontas a expedir. Antecede a encomenda, não a substitui.

Solicite os documentos antes de se deslocar. Filtrará as fábricas que não merecem a viagem e chegará com uma lista de pontos a verificar. Uma fábrica séria transmite estes documentos sem demora. Uma recusa ou um atraso repetido já é uma informação.

No local, leia cada documento no original e cruze: a razão social deve corresponder ao nome do beneficiário da conta bancária. Qualquer divergência bloqueia o seguimento. Uma licença prova que uma empresa existe, não que sabe produzir a sua referência.

Preveja um dia completo durante a semana, com um intérprete. Uma auditoria a um fornecedor decorre de fora para dentro: primeiro o local, depois a oficina, depois a administração. Anote tudo por escrito, numa grelha preparada antes da visita. As impressões dissipam-se, as notas ficam.

Observe o equilíbrio entre as áreas de produção e armazenagem, o número de linhas em funcionamento, o produto que circula realmente nessas linhas, o estado e a manutenção das máquinas, a iluminação, a ventilação e o circuito das matérias-primas até à expedição. Procure um posto ou serviço de controlo de qualidade: instrumentos de medição, zona dedicada, registos de controlo preenchidos.

Peça para ver a linha que produziria a sua referência e peças em curso próximas da sua. É o coração da visita de fábrica: uma fábrica que apresenta produtos de outras famílias, ou amostras que saem de uma oficina vizinha, não prova nada sobre a sua própria capacidade. Se a oficina em causa estiver inacessível, pergunte porquê. Por fim, compare o efetivo presente nesse dia com o efetivo anunciado por escrito: uma diferença significativa exige uma explicação. Uma fábrica vazia num dia de semana levanta uma pergunta simples: o que produzia, e para quem?

O mais importante de uma auditoria não se vê, ouve-se. Procure o decisor real: é muitas vezes ele quem arbitra, quem decide uma retoma de produção, quem pode prometer muito e cumprir pouco. Um comercial segue um guião; um patrão responde de outra forma. A nossa equipa sinófona em Guangzhou coloca estas perguntas em mandarim, o que altera a qualidade das respostas obtidas.

Pergunte quem compra a matéria-prima, quem decide quando um lote falha no controlo, que etapas são realizadas internamente e quais são enviadas para um vizinho. A subcontratação é comum na indústria chinesa e não tem nada de ilegal; torna-se um problema quando é escondida. Uma fábrica que subcontrata em cascata, sem o dizer, produz por vezes a sua referência em três locais diferentes.

Observe também o que não pertence à produção: cantina, sanitários, extintores, saídas, sinalética, antiguidade aparente dos operários, alojamento no local. Uma oficina limpa não garante produtos conformes. Mas certas negligências anunciam problemas reais: segurança deficiente, efetivo que roda, fábrica instalada há apenas alguns meses.

Uma visita de fábrica só vale pela sua conclusão. Retome as suas notas no próprio dia e classifique cada ponto em três categorias: bloqueante, a vigiar, aceitável. Esta disciplina evita partir com uma impressão vaga e fotos sem seguimento.

Um ponto bloqueante cruza-se uma segunda vez, depois decide-se. Três exemplos frequentes: uma razão social que não corresponde à conta bancária, uma recusa em mostrar a oficina em causa, um certificado não encontrado nas bases públicas. Nestes casos, afasta-se, independentemente do preço apresentado.

Um ponto a vigiar transforma-se numa exigência escrita : capacidade confirmada por escrito na proforma, compromisso sobre os prazos retomados no contrato, subcontratação proibida salvo acordo expresso. Um ponto aceitável anota-se simplesmente e relê-se antes da encomenda. Uma recusa de visita, sem alternativa séria proposta, desqualifica o fornecedor : uma fábrica que esconde a sua oficina esconde muitas vezes outra coisa. O custo de uma deslocação e de um dia continua limitado face ao de um lote não conforme ou de um adiantamento perdido.

Sorva, casa de corretagem e sourcing, organiza e gere a sua auditoria de fábrica de ponta a ponta. A nossa equipa sinófona em Guangzhou prepara a grelha de perguntas própria para o seu produto, desloca-se por toda a província de Guangdong e, além disso, mediante pedido, faz as perguntas em mandarim e lê os documentos originais. Nós cruzamos a razão social, os certificados e a conta bancária, e depois transmitimos-lhe um relatório estruturado, com pontos bloqueantes e recomendações, antes de qualquer transferência.

Na maioria dos casos, não paga honorários : abre um processo, nós negociamos a mercadoria por si e recebemos uma comissão sobre o seu valor à saída da fábrica.