Fabrieksaudit in China: controlepunten en op te vragen documenten

Een fabrieksaudit is een gestructureerd bezoek aan de lokalen van een leverancier, in China of elders. Het is geen wandeling door de werkplaats: er worden documenten gekruist, de werkelijke productie geobserveerd en precieze vragen gesteld. Een fabrieksbezoek duurt doorgaans een dag, verplaatsing inbegrepen. Het wordt voorbereid voor u de werkplaats betreedt.

De audit beantwoordt drie vragen. Maakt deze fabriek werkelijk producten van het type dat ik nodig heb? Kan ze mijn volumes en termijnen aan? Wat gebeurt er als een partij niet conform aankomt? Een videogesprek of een fotoalbum volstaat niet: de afstand verbergt precies wat een audit komt zoeken.

Een audit garandeert niet de kwaliteit van toekomstige series. Ze legt een stand van zaken vast op een bepaald moment. Ze onderscheidt zich van de kwaliteitscontrole in de fabriek, die over een specifieke productie gaat, en van de inspectie voor het laden, die over verzendklare kartons gaat. Ze gaat aan de bestelling vooraf, ze vervangt ze niet.

Vraag de documenten op voor u zich verplaatst. Zo filtert u fabrieken die de reis niet waard zijn, en komt u aan met een lijst controlepunten. Een serieuze fabriek bezorgt deze stukken zonder te talmen. Een weigering of herhaalde vertraging is op zich al veelzeggend.

Lees ter plaatse elk document in het origineel en kruis het: de bedrijfsnaam moet overeenstemmen met de naam van de rekeninghouder. Elke afwijking blokkeert het verdere verloop. Een vergunning bewijst dat een onderneming bestaat, niet dat ze uw referentie kan produceren.

Voorzie een volledige weekdag, met een tolk. Een leveranciersaudit verloopt van buiten naar binnen: eerst de site, dan de werkplaats, dan de administratie. Noteer alles schriftelijk, op een vooraf voorbereid controleschema. Indrukken vervagen, notities blijven.

Kijk naar de verhouding tussen productie- en opslagoppervlakte, het aantal draaiende lijnen, het product dat werkelijk over deze lijnen loopt, de staat en het onderhoud van de machines, de verlichting, de ventilatie en het traject van de grondstoffen tot de verzending. Zoek naar een kwaliteitscontrolepost of -dienst: meetinstrumenten, een aparte zone, ingevulde controleregisters.

Vraag om de lijn te zien die uw referentie zou produceren, en om onderhanden werk dat dicht bij het uwe ligt. Dit is de kern van het fabrieksbezoek: een fabriek die producten van andere families toont, of stalen die uit een naburige werkplaats komen, bewijst niets over haar eigen capaciteit. Is de betrokken werkplaats niet toegankelijk, vraag dan waarom. Vergelijk ten slotte het personeel dat die dag aanwezig is met het schriftelijk opgegeven personeelsbestand: een groot verschil vraagt om uitleg. Een lege fabriek op een weekdag roept een eenvoudige vraag op: wat produceerde ze, en voor wie?

Het belangrijkste van een audit is niet te zien, het is te horen. Zoek de werkelijke beslisser: hij is het vaak die beslecht, die beslist over een herneming van de productie, die u veel kan beloven en weinig kan waarmaken. Een verkoper volgt een script; een eigenaar antwoordt anders. Ons Chineessprekende team in Guangzhou stelt deze vragen in het Mandarijn, wat de kwaliteit van de verkregen antwoorden verandert.

Vraag wie de grondstof aankoopt, wie beslist wanneer een partij door de controle zakt, welke stappen intern gebeuren en welke bij een buur terechtkomen. Onderaanneming is gangbaar in de Chinese industrie en is niet illegaal; het wordt een probleem wanneer het verborgen wordt. Een fabriek die in cascade onderaanneemt zonder het u te zeggen, produceert uw referentie soms op drie verschillende plaatsen.

Observeer ook wat niet tot de productie behoort: kantine, sanitair, brandblussers, nooduitgangen, aanplakborden, schijnbare anciënniteit van de arbeiders, huisvesting ter plaatse. Een propere werkplaats garandeert geen conforme producten. Maar sommige nalatigheden kondigen echte problemen aan: gebrekkige veiligheid, hoog personeelsverloop, een fabriek die pas enkele maanden bestaat.

Een fabrieksbezoek is alleen waardevol door zijn conclusie. Neem uw notities dezelfde dag door en rangschik elk punt in drie categorieën: blokkerend, te bewaken, aanvaardbaar. Deze discipline vermijdt dat u vertrekt met een vaag gevoel en foto's zonder gevolg.

Een blokkerend punt wordt een tweede keer gekruist en dan beslecht. Drie veelvoorkomende voorbeelden: een bedrijfsnaam die niet overeenstemt met de bankrekening, een weigering om de betrokken werkplaats te tonen, een certificaat dat onvindbaar is in de openbare databanken. In deze gevallen haakt u af, ongeacht de aangeboden prijs.

Een te bewaken punt wordt een schriftelijke vereiste: capaciteit schriftelijk bevestigd in de proforma, engagement over de termijnen opgenomen in het contract, onderaanneming verboden behalve met uitdrukkelijke toestemming. Een aanvaardbaar punt wordt eenvoudig genoteerd en herlezen voor de bestelling. Een weigering van een bezoek, zonder ernstig alternatief, diskwalificeert de leverancier: een fabriek die haar werkplaats verbergt, verbergt vaak nog iets anders. De kost van een verplaatsing en een dag blijft beperkt tegenover die van een niet-conforme partij of een verloren voorschot.

Sorva, makelaars- en sourcinghuis, organiseert en begeleidt uw fabrieksaudit van begin tot einde. Ons Chineessprekende team in Guangzhou bereidt het vragenschema voor dat specifiek is voor uw product, verplaatst zich door de hele provincie Guangdong, en op aanvraag ook daarbuiten, stelt de vragen in het Mandarijn en leest de originele documenten. Wij kruisen de bedrijfsnaam, de certificaten en de bankrekening, en bezorgen u vervolgens een gestructureerd verslag, met blokkerende punten en aanbevelingen, voor elke overschrijving.

In de meeste gevallen betaalt u geen honorarium: u opent een dossier, wij onderhandelen de goederen voor u en nemen een commissie op de afhaalwaarde.