Audyt fabryki w Chinach: punkty do sprawdzenia i dokumenty do zażądania

Audyt fabryki to strukturyzowana wizyta w siedzibie dostawcy, w Chinach lub gdzie indziej. Nie sprowadza się do spaceru po hali: krzyżuje się dokumenty, obserwuje rzeczywistą produkcję i zadaje konkretne pytania. Wizyta fabryczna trwa zazwyczaj jeden dzień, wliczając dojazd. Przygotowuje się ją przed wejściem na halę.

Audyt odpowiada na trzy pytania. Czy ta fabryka rzeczywiście produkuje produkty podobne do moich? Czy jest w stanie dotrzymać moich wolumenów i terminów? Co się dzieje, gdy partia jest niezgodna? Rozmowa wideo czy album zdjęć nie wystarczą: odległość maskuje dokładnie to, co audyt ma na celu odkryć.

Audyt nie gwarantuje jakości przyszłych serii. Ustala stan faktyczny w danym momencie. Różni się od kontroli jakości w fabryce, która dotyczy konkretnej produkcji, oraz od inspekcji przed załadunkiem, która dotyczy kartonów gotowych do wysyłki. Poprzedza zamówienie, go nie zastępuje.

Żądaj dokumentów przed wyjazdem. Odfiltrujesz fabryki, które nie są warte podróży, i przybędziesz z listą punktów do zweryfikowania. Poważna fabryka przekazuje te dokumenty bez zwłoki. Odmowa lub powtarzające się opóźnienie to już informacja.

Na miejscu przeczytaj każdy dokument w oryginale i skrzyżuj: nazwa firmy musi odpowiadać nazwie beneficjenta rachunku bankowego. Każda rozbieżność blokuje dalsze kroki. Licencja dowodzi, że firma istnieje, nie że potrafi wyprodukować twoje referencje.

Zaplanuj pełny dzień w tygodniu, z tłumaczem. Audyt dostawcy przebiega od zewnątrz do wewnątrz: najpierw teren, potem hala, potem administracja. Notuj wszystko na piśmie, na przygotowanej przed wizytą siatce. Wrażenia ulatują, notatki pozostają.

Sprawdź równowagę między powierzchnią produkcyjną a magazynową, liczbę działających linii, produkt, który faktycznie krąży na tych liniach, stan i konserwację maszyn, oświetlenie, wentylację oraz obieg surowców aż do wysyłki. Poszukaj stanowiska lub działu kontroli jakości: przyrządy pomiarowe, wydzielona strefa, wypełnione rejestry kontroli.

Poproś o pokazanie linii, która produkowałaby twoje referencje, oraz części w toku zbliżonych do twoich. To sedno wizyty fabrycznej: fabryka, która prezentuje produkty z innych rodzin lub próbki pochodzące z sąsiedniej hali, nie dowodzi niczego o własnych zdolnościach. Jeśli dana hala jest niedostępna, zapytaj dlaczego. Na koniec porównaj obecną tego dnia liczbę pracowników z liczbą podaną na piśmie: duża różnica wymaga wyjaśnienia. Pusta fabryka w dzień powszedni rodzi proste pytanie: co produkowała i dla kogo?

Najważniejsze w audycie nie jest widoczne, to się słyszy. Szukaj rzeczywistego decydenta: to często on rozstrzyga, on decyduje o wznowieniu produkcji, on może wiele obiecać, a mało dotrzymać. Handlowiec trzyma się scenariusza; szef odpowiada inaczej. Nasz sinofoniczny zespół w Guangzhou zadaje te pytania po mandaryńsku, co zmienia jakość uzyskanych odpowiedzi.

Zapytaj, kto kupuje surowce, kto decyduje, gdy partia nie przechodzi kontroli, które etapy są realizowane wewnętrznie, a które trafiają do sąsiada. Podwykonawstwo jest powszechne w chińskim przemyśle i nie jest nielegalne; staje się problemem, gdy jest ukrywane. Fabryka, która zleca podwykonawstwo kaskadowo, nie mówiąc ci o tym, czasami produkuje twoje referencje w trzech różnych miejscach.

Obserwuj też to, co nie należy do produkcji: stołówkę, sanitariaty, gaśnice, wyjścia, tablice, widoczny staż pracowników, zakwaterowanie na miejscu. Czysta hala nie gwarantuje zgodnych produktów. Ale pewne zaniedbania zapowiadają realne problemy: niesprawne bezpieczeństwo, rotacja personelu, fabryka działająca zaledwie od kilku miesięcy.

Wizyta fabryczna jest warta tyle, co jej podsumowanie. Przejrzyj notatki tego samego dnia i sklasyfikuj każdy punkt w trzech kategoriach: blokujący, do monitorowania, akceptowalny. Ta dyscyplina zapobiega wyjściu z mglistym wrażeniem i zdjęciami bez dalszych działań.

Punkt blokujący krzyżuje się drugi raz, a następnie rozstrzyga. Trzy częste przykłady: nazwa firmy niezgodna z rachunkiem bankowym, odmowa pokazania danej hali, certyfikat nieodnaleziony w publicznych bazach. W takich przypadkach odchodzi się, niezależnie od podanej ceny.

Punkt do monitorowania staje się wymogiem pisemnym: zdolność potwierdzona na piśmie w proformie, zobowiązanie terminowe zawarte w umowie, zakaz podzlecania bez wyraźnej zgody. Punkt akceptowalny odnotowuje się i ponownie czyta przed zamówieniem. Odmowa wizyty bez zaproponowania poważnej alternatywy dyskwalifikuje dostawcę: fabryka, która ukrywa swój warsztat, często ukrywa coś jeszcze. Koszt podróży i jednego dnia jest ograniczony w porównaniu z kosztem niezgodnej partii lub utraconej zaliczki.

Sorva, dom maklerski i sourcing, organizuje i prowadzi audyt fabryki od początku do końca. Nasz zespół sinofoniczny w Guangzhou przygotowuje listę pytań specyficzną dla Twojego produktu, przemieszcza się po całej prowincji Guangdong i, na życzenie dalej, zadaje pytania po mandaryńsku i czyta oryginalne dokumenty. Weryfikujemy krzyżowo nazwę firmy, certyfikaty i konto bankowe, a następnie przekazujemy uporządkowany raport z punktami blokującymi i zaleceniami przed dokonaniem jakiegokolwiek przelewu.

W większości przypadków nie płacisz honorarium: otwierasz sprawę, my negocjujemy towar za Ciebie i pobieramy prowizję od jego wartości EXW.