Аудит фабрики в Китаї: що перевірити і які документи запросити

Аудит фабрики це структурований візит до приміщень постачальника, у Китаї чи деінде. Це не просто прогулянка цехом: під час нього звіряють документи, спостерігають за реальним виробництвом і ставлять точні запитання. Візит на фабрику зазвичай триває один день, включно з дорогою. Готуватися до нього потрібно ще до входу в цех.

Аудит відповідає на три запитання. Чи справді ця фабрика виробляє продукцію, подібну до моєї? Чи здатна вона впоратися з моїми обсягами і термінами? Що відбувається, якщо партія прийде невідповідною? Відеодзвінка чи альбому фотографій недостатньо: відстань приховує саме те, що й покликаний виявити аудит.

Аудит не гарантує якості майбутніх партій. Він фіксує стан справ на певний момент. Він відрізняється від контролю якості на фабриці, який стосується конкретного виробництва, і від інспекції перед завантаженням, яка стосується вже готових до відправлення коробок. Він передує замовленню, а не замінює його.

Запитайте документи ще до поїздки. Це дозволить відсіяти фабрики, які не варті подорожі, і приїхати з переліком пунктів для звірки. Серйозна фабрика надає ці документи без затримок. Відмова чи повторна затримка вже сама по собі інформація.

На місці прочитайте кожен документ в оригіналі і звірте: юридична назва має збігатися з іменем власника банківського рахунку. Будь-яка розбіжність зупиняє подальші кроки. Ліцензія доводить, що компанія існує, а не те, що вона вміє виробляти саме ваш товар.

Заплануйте повний робочий день з перекладачем. Аудит постачальника проходить зовні всередину: спочатку територія, потім цех, потім адміністрація. Записуйте все письмово, за підготовленою заздалегідь формою. Враження зникають, нотатки залишаються.

Зверніть увагу на баланс між виробничими і складськими площами, кількість працюючих ліній, товар, що реально проходить цими лініями, стан і обслуговування обладнання, освітлення, вентиляцію і рух сировини аж до відвантаження. Пошукайте пост чи службу контролю якості: вимірювальні прилади, окрему зону, заповнені журнали контролю.

Попросіть показати лінію, яка вироблятиме ваш товар, і поточні вироби, близькі до вашого. Це серце візиту на фабрику: фабрика, що показує продукцію інших категорій або зразки із сусіднього цеху, нічого не доводить щодо власної спроможності. Якщо потрібний цех недоступний, запитайте чому. Нарешті, порівняйте персонал, присутній того дня, із заявленою письмово чисельністю: суттєва розбіжність вимагає пояснення. Порожня фабрика в робочий день ставить просте питання: що вона виробляла і для кого?

Найважливіше в аудиті не видно, а чутно. Шукайте справжнього керівника: часто саме він приймає рішення, вирішує щодо повторного виробництва, може багато обіцяти й мало виконувати. Комерційний менеджер дотримується сценарію; власник відповідає інакше. Наша китаємовна команда в Гуанчжоу ставить ці запитання мандаринською, і це змінює якість отриманих відповідей.

Запитайте, хто закуповує сировину, хто вирішує, коли партія не проходить контроль, які етапи виконуються всередині, а які передаються сусідній компанії. Субпідряд поширене явище в китайській промисловості і не є незаконним; проблемою він стає, коли прихований. Фабрика, що передає замовлення на субпідряд каскадом, не повідомляючи вас, іноді виробляє ваш товар на трьох різних майданчиках.

Зверніть увагу також на те, що не належить до виробництва: їдальню, санвузли, вогнегасники, виходи, інформаційні стенди, видимий стаж робітників, житло на території. Чистий цех не гарантує відповідної продукції. Але деякі недбальства свідчать про реальні проблеми: слабку безпеку, плинність персоналу, фабрику, засновану лише кілька місяців тому.

Візит на фабрику цінний лише завдяки своєму висновку. Перегляньте нотатки того ж дня і розподіліть кожен пункт на три категорії: блокувальний, під наглядом, прийнятний. Ця дисципліна дозволяє уникнути повернення з розмитим враженням і фотографіями без продовження.

Блокувальний пункт перевіряють ще раз, а потім ухвалюють рішення. Три поширені приклади: юридична назва, що не збігається з банківським рахунком, відмова показати потрібний цех, сертифікат, якого немає у відкритих базах. У таких випадках варто відмовитися від співпраці, хоч би яка була заявлена ціна.

Пункт під наглядом перетворюється на письмову вимогу: підтверджену письмово в проформі спроможність, зобов'язання щодо термінів, включене в договір, заборону субпідряду без прямої згоди. Прийнятний пункт просто фіксується і перечитується перед замовленням. Відмова у візиті без серйозної альтернативи дискваліфікує постачальника: фабрика, що приховує свій цех, часто приховує ще щось. Вартість поїздки і одного дня незначна порівняно з вартістю невідповідної партії чи втраченого авансу.

Sorva, дім із посередництва та сорсингу, організовує і супроводжує ваш аудит фабрики від початку до кінця. Наша китаємовна команда в Гуанчжоу готує перелік запитань, специфічний для вашого продукту, виїжджає по всій провінції Гуандун, а за запитом і за її межі, ставить запитання мандаринською і читає документи в оригіналі. Ми звіряємо юридичну назву, сертифікати і банківський рахунок, а потім передаємо вам структурований звіт із блокувальними пунктами і рекомендаціями до будь-якого переказу коштів.

У більшості випадків ви не платите гонорар: ви відкриваєте справу, ми ведемо переговори щодо товару за вас і беремо комісію від вартості на заводі.