Sourcingagent of makelaar: wie doet wat en wie betaalt wie

De sourcingagent werkt voor u. Op basis van een schriftelijke opdracht zoekt hij fabrieken, vraagt offertes op, volgt de productie op en rapporteert aan u. Hij koopt de goederen niet aan en verkoopt ze niet door: hij handelt in naam en voor rekening van de koper. Veel agenten zijn zelfstandigen die gevestigd zijn in de industriezones, in Guangzhou, Yiwu of Shenzhen.

De makelaar is een onafhankelijke tussenpersoon. Hij brengt koper en verkoper met elkaar in contact, onderhandelt over de voorwaarden en ontvangt een commissie op de transactie. Het beroep bestaat al lang in China en is wettelijk geregeld: het Chinese burgerlijk wetboek, van kracht sinds 1 januari 2021, regelt de bemiddelingsovereenkomst en erkent het recht van de makelaar op een vergoeding. Sommige makelaars beperken zich tot het leggen van het contact; anderen gaan verder en tekenen de koopovereenkomst op eigen naam.

De handelsonderneming koopt de goederen voor eigen rekening en verkoopt ze aan u door. Ze factureert u een prijs die haar marge bevat en tekent de verkoopovereenkomst met u. Soms weet u niet welke fabriek produceert: dat is haar zaak, niet de uwe. Platformen zoals Alibaba, 1688 of Made-in-China zijn standaard geen tussenpersoon: ze tonen catalogi, en u onderhandelt rechtstreeks met de geregistreerde verkoper.

De sourcingagent wordt betaald door de koper. Twee modellen bestaan naast elkaar: een vast bedrag per opdracht of per dag, of een commissie berekend op de orderwaarde. De regel van transparantie verandert niet: de agent mag niets stiekem van de fabriek ontvangen. Doet hij dat wel, dan is zijn advies niet langer neutraal en onderhandelt u zonder het te weten met drie partijen.

De makelaar ontvangt een commissie op de transactie. Die kan gedragen worden door de koper, door de verkoper, of door beiden. Bij veel Chinese fabrieken is het de leverancier die een commissie doorbetaalt aan de tussenpersoon die de klant heeft aangebracht: de koper ziet die nooit op de factuur. Vraag schriftelijk na wie wat betaalt. Een commissie is geen probleem; een verborgen commissie wel.

De handelsonderneming factureert geen commissie: ze neemt een marge in haar doorverkoopprijs. U ziet alleen haar prijs, nooit de fabrieksprijs. Die ondoorzichtigheid vergoedt een reële dienst: het selecteren van fabrieken, het bundelen van bestellingen, de contractuele aansprakelijkheid. Maar ze sluit elke rechtstreekse onderhandeling met de producent uit, omdat u geen contact met hem hebt.

Dit punt bepaalt uw verhaalsmogelijkheden. Koopt u rechtstreeks, dan bindt uw contract uw onderneming aan de fabriek: bij een probleem spreekt u haar aan, in China, in het Chinees, volgens Chinees recht. Werkt u via een gewone sourcingagent, dan blijft het contract tussen u en de fabriek: de agent moet zorgvuldig handelen, maar draagt geen verantwoordelijkheid voor het product.

Tekent uw tussenpersoon de koopovereenkomst op eigen naam, dan verandert de situatie: hij is dan uw verkoper, en u spreekt hem aan in Europa. Deze constructie, waarbij de makelaar het contract op zich neemt, brengt uw verhaal dichterbij. In ruil daarvoor neemt de tekenende tussenpersoon een reëel risico: hij is selectief over welke fabrieken en producten hij wil dekken.

Bij een handelsonderneming bindt het contract u aan de handelaar: het verhaal is duidelijk, maar de productie blijft buiten uw zicht. Welke constructie ook wordt gekozen, controleer één ding voor u betaalt: de exacte naam van de verkoper op de proformafactuur, en de overeenstemming ervan met de handelslicentie van de Chinese onderneming. Die naam bepaalt wie verantwoording zal afleggen als de goederen niet conform blijken.

De juiste keuze hangt af van het volume, het product en de tijd die u eraan wilt besteden. De agent past wanneer u zelf de regie wilt houden: u tekent met de fabriek, u ziet de afhaalprijs, en de vergoeding van de agent blijft zichtbaar. Makelaardij past wanneer u één verantwoordelijke zoekt en verhaal in Europa wilt, met een contract dat op naam van de tussenpersoon kan worden getekend. Handel past bij kleine volumes, gemengde containers en catalogusproducten: de marge koopt eenvoud.

Eén signaal moet u alert maken: de derde partij die weigert te zeggen hoe hij wordt betaald, of die u zonder uitleg een fabriek oplegt. Een eerlijke tussenpersoon aanvaardt dat u de fabriek, de afhaalprijs en zijn vergoeding kent. Beweert hij dat de fabriek een handelsgeheim is, of dat de prijs alleen met hem te bespreken valt, zoek dan elders verder.

Voor u een opdracht of een eerste bestelling ondertekent, volstaan vier controles om de meeste slechte tussenpersonen uit te sluiten. Ze vragen een paar uitwisselingen en wat methode, geen reis.

Deze controles maken deel uit van een serieus sourcingtraject. Ons Chineessprekende team in Guangzhou voert ze ter plaatse uit: bedrijfsregister, werkelijk adres, productielijnen, overeenstemming tussen wat de tussenpersoon belooft en wat de fabriek produceert. Wijzelf spreken geen Chinees: de taal en de fabriekscultuur dragen is het werk van dit team.

Sorva is een makelaars- en sourcinghuis tussen Europa en China. Ons Chineessprekende team in Guangzhou controleert de fabrieken, onderhandelt in het Chinees over prijzen en voorwaarden, volgt de productie op en laat de goederen controleren voor het laden. We kunnen de koopovereenkomst ook op onze eigen naam aangaan: uw verhaal ligt dan in Europa, niet alleen tegenover een verre fabriek.

In de meeste gevallen betaalt u geen honorarium: u opent een dossier, wij onderhandelen de goederen voor u en nemen een commissie op volume, berekend op de afhaalwaarde. Deze commissie staat op papier, is becijferd en verandert mee met uw volume. Open een dossier met uw product: wij vertellen u of het importeerbaar is, onder welke voorwaarden en binnen welke termijnen.