Czytanie chińskiej faktury proforma linijka po linijce

Faktura proforma, często skracana do PI od proforma invoice, jest fakturą wstępną. Opisuje zamówienie przed jego uruchomieniem: produkt, ilości, ceny jednostkowe, warunki dostawy, sposób rozliczenia. Służy do uruchomienia zaliczki, otwarcia sprawy bankowej lub akredytywy (L/C), czasem do zbudowania dokumentacji importowej. Nie rejestruje żadnej sprzedaży i nie wchodzi do żadnej księgowości.

Nie jest też dokumentem odprawy celnej: zgłoszenie celne opiera się na fakturze handlowej, wystawianej w momencie wysyłki. Proforma stanowi wiążącą ofertę, dopóki nie zostanie podpisana i opieczętowana przez sprzedającego. Dobrym odruchem jest traktowanie jej jak umowy w miniaturze: to ona ustala, co Państwo kupują, po jakiej cenie i na jakich warunkach.

Pierwsza kontrola nie dotyczy cen, lecz nazw. Sprzedający musi figurować pod pełną nazwą prawną, tą z licencji działalności, wraz z adresem i numerem rejestrowym. Nagłówek niezgodny ze skrzynką pocztową, z której wysłano dokument, spółka handlowa podająca się za fabrykę, brakujący numer: każde odstępstwo należy zweryfikować przed jakimkolwiek przelewem.

Dane bankowe wymagają tej samej rzetelności. Beneficjentem musi być spółka sprzedającego, nigdy osoba fizyczna ani inna firma. Oszuści przechwytują skrzynki pocztowe i wysyłają proformę z innym rachunkiem: płatność odchodzi, a fabryka po raz drugi domaga się zapłaty. Potwierdźcie rachunek niezależnym kanałem, dzwoniąc pod numer znaleziony samodzielnie, nigdy pod ten wydrukowany w mailu zawierającym dane bankowe.

Każda pozycja produktowa zawiera referencję, opis, ilość, cenę jednostkową i kwotę. Cena ma sens tylko wraz z walutą i incotermem. „FOB Ningbo” oznacza, że sprzedający dostarcza towar na pokład statku w porcie Ningbo: fracht, ubezpieczenie i dalszy transport pozostają po Państwa stronie. Przy EXW cena obejmuje udostępnienie towaru w fabryce; załadunek, transport wewnętrzny i odprawa eksportowa dochodzą później.

Obowiązującymi terminami są Incoterms 2020, publikowane przez Międzynarodową Izbę Handlową, a ich jedenaście definicji różnie rozkłada koszty i ryzyko. Nazwany port stanowi część ceny: proforma, która pisze „FOB Chiny” bez portu, nie ustala żadnego, poproście o dokładną nazwę portu załadunku. Na koniec sprawdźcie walutę: fakturowanie odbywa się często w dolarach amerykańskich, czasem w euro lub juanach, a przelicznik przy płatności podlega negocjacji.

Blok warunków czyta się jak kalendarz. Typowy schemat to zaliczka przy zamówieniu na uruchomienie produkcji, a następnie pozostała część kwoty przed wysyłką lub za kopię dokumentu przewozowego. Decydująca jest tu kwestia, jakie zdarzenie uruchamia zapłatę pozostałej części: po kontroli przed załadunkiem, za kopię konosamentu, po przybyciu? Im wcześniej odchodzi ta kwota, tym mniej dźwigni pozostaje Państwu, jeśli towar zawiedzie.

Proforma zawiera datę ważności: po jej upływie cena może się zmienić, ponieważ podąża za surowcami, komponentami i kursem walut. Ważność od kilku dni do kilku tygodni jest zjawiskiem powszechnym. Termin produkcji natomiast liczy się od otrzymania zaliczki i nie obejmuje ani transportu, ani odprawy celnej. Przed zapłatą odnotujcie trzy daty: wygaśnięcie ceny, uruchomienie zapłaty pozostałej części kwoty, szacowaną wysyłkę.

Większość przykrych niespodzianek bierze się z brakującej pozycji, rzadko z błędnej. Koszty oprzyrządowania dla produktu personalizowanego, opakowanie z Państwa marką, certyfikaty i testy, tolerancja ilości: wszystko, co nie zostało zapisane, nie jest uwzględnione. Krótka oferta na jednej stronie może mimo to nie być kompletna.

Przy nadejściu faktury handlowej może pojawić się rozbieżność względem proformy: skorygowana rzeczywista ilość, doliczone koszty, przeliczona cena. Lekarstwem jest zestawienie: przed zapłatą pozostałej części kwoty porównajcie oba dokumenty linijka po linijce, ilości, ceny jednostkowe i koszty dodatkowe. Każde niewyjaśnione odstępstwo należy wyjaśnić przed wysyłką kontenera, nigdy po niej.

Nasz dom maklerski i sourcingowy każdego dnia analizuje proformy. Nasz chińskojęzyczny zespół w Guangzhou weryfikuje podmiot prawny stojący za nagłówkiem, konfrontuje dane bankowe i przechodzi warunki linijka po linijce: incoterm, nazwany port, tolerancje, koszty oprzyrządowania, harmonogram rozliczeń. Sami nie mówimy po chińsku i właśnie dlatego istnieje ten zespół: rozmawia bezpośrednio z fabryką, bez utraty niuansów, i zacieśnia warunki przed podpisaniem.

W większości przypadków nie płacą Państwo honorarium: otwierają Państwo sprawę, my negocjujemy towar w Państwa imieniu i pobieramy prowizję od jego wartości loco fabryka. Analiza oferty, weryfikacja sprzedającego i kontrola przed załadunkiem stanowią część standardowej ścieżki, od pierwszej proformy aż po fakturę handlową.