Cum se citește o factură proforma chineză: linie cu linie

Factura proforma, adesea abreviată PI pentru proforma invoice, este o factură previzională. Descrie comanda înainte de lansarea ei: produs, cantități, prețuri unitare, condiții de livrare, modalități de plată. Servește la declanșarea avansului, la deschiderea unui dosar bancar sau a unei scrisori de credit, uneori la constituirea unui dosar de import. Nu înregistrează nicio vânzare și nu intră în nicio contabilitate.

Nu este nici documentul vămuirii: declarația vamală se bazează pe factura comercială, emisă în momentul expedierii. Proforma valorează drept propunere fermă atât timp cât nu este semnată și ștampilată de vânzător. Reflexul corect este să o tratați ca pe un contract în miniatură: ea este cea care fixează ce cumpărați, la ce preț, și în ce condiții.

Primul control nu privește prețurile, ci numele. Vânzătorul trebuie să figureze sub numele său juridic complet, cel al licenței sale de funcționare, cu adresa și numărul său de înregistrare. Un antet care nu corespunde mesageriei care trimite documentul, o societate de comerț care se prezintă drept fabrică, un număr lipsă: fiecare abatere se verifică înainte de orice transfer bancar.

Datele bancare cer aceeași rigoare. Beneficiarul trebuie să fie societatea vânzătorului, niciodată o persoană fizică nici o altă întreprindere. Fraudatori interceptează mesageriile și retrimit o proformă însoțită de un cont diferit: plata pleacă, apoi fabrica reclamă suma sa a doua oară. Confirmați contul printr-un canal independent, apelat la un număr găsit de dumneavoastră înșivă, niciodată cel imprimat în mailul care conține detaliile bancare.

Fiecare linie de produs poartă o referință, o descriere, o cantitate, un preț unitar și o sumă. Un preț are sens doar însoțit de moneda și de incoterm-ul său. „FOB Ningbo” înseamnă că vânzătorul livrează marfa la bordul navei în portul Ningbo: transportul, asigurarea și continuarea transportului rămân în sarcina dumneavoastră. În EXW, prețul acoperă punerea la dispoziție în fabrică; încărcarea, transportul intern și vămuirea de export se adaugă apoi.

Termenii în vigoare sunt Incoterms 2020, publicați de Camera Internațională de Comerț, iar cele unsprezece definiții ale lor repartizează diferit costurile și riscurile. Portul numit face parte din preț: o proforma care scrie „FOB China” fără port nu fixează niciunul, cereți numele exact al portului de îmbarcare. Verificați, în sfârșit, moneda: facturarea se face adesea în dolari americani, uneori în euro sau în yuani, iar conversia la plată se negociază.

Blocul condițiilor se citește ca un calendar. Schema obișnuită rămâne un avans la comandă pentru a lansa producția, apoi un sold înainte de expediere sau contra copie a documentului de transport. Punctul decisiv este evenimentul care declanșează soldul: contra unei inspecții înainte de încărcare, contra copie a conosamentului, la sosire? Cu cât soldul pleacă mai devreme, cu atât păstrați mai puțină pârghie dacă marfa dezamăgește.

Proforma poartă o dată de valabilitate: după acest termen, prețul poate varia, întrucât urmează materiile prime, componentele și cursul de schimb. O valabilitate de la câteva zile la câteva săptămâni este obișnuită. Termenul de producție, el, curge de la primirea avansului, și nu acoperă nici transportul, nici vămuirea. Înainte de a plăti, notați trei date: expirarea prețului, declanșarea soldului, expedierea estimată.

Majoritatea surprizelor neplăcute se nasc dintr-o linie absentă, rareori dintr-o linie falsă. Costurile de utilaj ale unui produs personalizat, ambalajul cu marca dumneavoastră, certificatele și testele, toleranța de cantitate: tot ce nu este scris nu este inclus. O ofertă scurtă pe o pagină poate să nu fie totuși completă.

La sosirea facturii comerciale, poate apărea o diferență față de proforma: cantitate reală ajustată, costuri adăugate, preț recalculat. Remediul stă într-o comparație: înainte de a plăti soldul, comparați cele două documente linie cu linie, cantități, prețuri unitare și costuri anexe. Orice diferență neexplicată se rezolvă înainte de plecarea containerului, niciodată după.

Casa noastră de brokeraj și sourcing recitește proformele în fiecare zi. Echipa noastră sinofonă din Guangzhou verifică entitatea juridică din spatele antetului, confruntă datele bancare și reia condițiile linie cu linie: incoterm, port numit, toleranțe, costuri de utilaj, calendar de plată. Noi nu vorbim chineza personal, și tocmai de aceea această echipă există: schimbă direct cu fabrica, fără pierdere de nuanță, și strânge condițiile înainte de semnare.

În majoritatea cazurilor, nu plătiți onorarii: deschideți un dosar, noi negociem marfa pentru dumneavoastră și percepem un comision la valoarea de plecare din fabrică. Citirea ofertei, verificarea vânzătorului și controlul înainte de încărcare fac parte din parcursul standard, de la prima proformă până la factura comercială.