Import kereskedelmi számla: kötelező adattartalom a vámhoz

A kereskedelmi számla az a dokumentum, amelyet az eladó, vagyis a kínai gyár vagy kereskedő állít ki a vevő nevére, miután az adásvétel létrejött és az árut elszállították. A proforma számlával ellentétben ez egy tényleges tranzakciót rögzít: végleges mennyiségeket és árakat tartalmaz, nem becslést.

Az Európai Unióba érkezéskor ezt a dokumentumot csatolja a nyilatkozattevő, maga az importőr vagy a szállítmányozója, az Egységes Vámáru-nyilatkozathoz (EV) benyújtott vámáru-nyilatkozathoz. A vámhatóságok ezt használják az áru jellegének, a bejelentett származásnak, és mindenekelőtt annak az értéknek az ellenőrzésére, amely alapján a vámot és az import áfát kiszámítják.

Az áfaszabályozás által minden számlára előírt általános adatokon túl (az eladó és a vevő teljes adatai, a számla száma és kelte, az ügylet leírása) az Európai Unióban történő vámkezeléshez szánt számlának további, kifejezetten a nemzetközi kereskedelemre jellemző elemeket is tartalmaznia kell. A termék pontatlan leírása, amely a beszállítói katalógusból átvett általános megnevezés, a vámfennakadások egyik leggyakoribb oka.

A számlának összhangban kell maradnia a szállítmány többi dokumentumával, különösen a csomagolási jegyzékkel és a hajóraklevéllel vagy a légi fuvarlevéllel: a mennyiségben vagy értékben mutatkozó eltérés e dokumentumok között elegendő ok az ellenőrzés kiváltásához.

A vámérték az import adóztatás három pillérének egyike, a tarifális besorolás és a származás mellett. A referenciamódszer, az úgynevezett ügyleti érték, az Európai Unióba történő kivitelre eladott áruért ténylegesen kifizetett vagy fizetendő árból indul ki, ahogyan az a kereskedelmi számlán szerepel. Ezt az elvet az Uniós Vámkódex (952/2013/EU rendelet) 70. cikke rögzíti.

Ez az ár nem mindig elegendő a végleges vámérték megállapításához. A 71. cikk előírja, hogy bizonyos elemeket hozzá kell adni, ha azok még nincsenek benne a számlázott árban: eladási jutalékok, csomagolás, az Unióba történő behozatal helyéig tartó fuvarozás és biztosítás, rakodás és anyagmozgatás, az áruhoz kapcsolódó jogdíjak. A 72. cikk ezzel szemben lehetővé teszi bizonyos, az importálást követő költségek levonását, mint például a belföldi fuvarozás vagy az áru megérkezése utáni összeszerelés.

A választott Incoterm közvetlenül meghatározza, hogy mit kell hozzáadni. EXW esetén a vevő már a gyártól viseli a fuvarozást: a teljes fuvardíj és biztosítás az uniós határig hozzáadódik a számlázott árhoz a vámérték meghatározásához. FOB esetén csak a fő tengeri vagy légi fuvarozás és a hozzá kapcsolódó biztosítás adódik hozzá. DDP esetén a számlázott ár már tartalmazza a rendeltetési helyig tartó fuvarozást: a kiigazítási munka nagy része eltűnik, de az importőrnek ekkor ellenőriznie kell, hogy az eladó valóban elkülönítette-e az Unióba történő belépés utáni fuvarozási részt, amely levonható.

A proforma számla egy előkészítő dokumentum, amelyet az eladás előtt küldenek, és amely számlára hasonlít, de jogilag nem kötelezi a vevőt fizetésre: egy ajánlat hivatalossá tételére, belső jóváhagyás vagy banki garancia megszerzésére, illetve importengedély kérelmének előkészítésére szolgál. A végleges megrendelés pillanatáig módosítható.

A kereskedelmi számlát ezzel szemben az áru elszállítása után állítják ki: azt rögzíti, ami ténylegesen eladásra került, és könyvelési, illetve vámigazoló bizonylatként szolgál. Ha a vámkezeléskor egyedüli igazoló dokumentumként proforma számlát használnak, az elutasításhoz vagy késedelemhez vezethet, mivel a proformának nincs a végleges számlával azonos bizonyító ereje.

Egy harmadik eset a kereskedelmi ügylet nélküli küldeményeknél merül fel, ingyenes minták, javításra visszaküldött áru, kölcsönadott berendezés esetén: ilyenkor a megfelelő megnevezés sem nem kereskedelmi számla, sem nem proforma, hanem egy olyan dokumentum, amely rögzíti a fizetés hiányát és a kizárólag vámcélokra megállapított értéket. Ennek proformával való összekeverése gyakori oka a fennakadásnak.

A kereskedelmi számla és a csomagolási jegyzék két különböző igényt szolgál, és soha nem helyettesítik egymást. A számla az értékeket tartalmazza: egységár, teljes érték, pénznem, fizetési feltételek. A csomagolási jegyzék a küldemény fizikai tartalmát írja le: a csomagok száma, nettó és bruttó tömeg, méretek, a tételek kartononkénti megoszlása.

A két dokumentumnak szigorúan összhangban kell maradnia: azonos tételekkel, azonos teljes mennyiségekkel. A számlázott mennyiség és a csomagokban felsorolt mennyiség közötti eltérés az áru fizikai ellenőrzésének egyik leggyakoribb oka.

Bizonyos hibák rendszeresen visszatérnek a Kínából történő importdossziékban, gyakran azért, mert a számlát a gyár állítja ki az európai vámgyakorlat ismerete nélkül. A kiszállítás előtti javításuk néhány e-mailváltásba kerül; a konténer megérkezése utáni javításuk napokig tartó veszteglésbe és tárolási költségekbe kerül.

Az alulszámlázás azt jelenti, hogy a ténylegesen kifizetett árnál alacsonyabb értéket vallanak be, a vám és az import áfa csökkentése érdekében. Ez az Uniós Vámkódex értelmében csalásnak minősül: a bevallott értéknek mindig meg kell egyeznie a ténylegesen kifizetett árral, a hozzáadandó elemekkel együtt, függetlenül attól, hogy melyik számlát mutatják be a vámkezeléskor.

A tartalom pontatlan leírása vagy egy proforma számla tévesen végleges értékdokumentumként való bemutatása a gyakorlatban ilyen alulértékeléshez vezethet, akár szándékosan, akár akaratlanul. Ezek a gyakorlatok akár jóhiszemű importőrt is kitesznek az elkerült vám utólagos megfizetésének, bírságoknak, a legsúlyosabb esetekben pedig az áru lefoglalásának.

A Sorva egy Európa és Kína közötti brókercég és kereskedőház, kínaiul beszélő csapattal Guangzhouban és egy csapattal Párizsban. Amikor az Ön nevében megvásároljuk az árut, majd leszállítva viszonteladjuk, olyan számlázást állítunk össze, amely összhangban van a megállapodás szerinti Incotermmel és az európai vám által elvárt dokumentációval: pontos leírás, tarifaszám, származás, a csomagolási jegyzékkel egyező érték.

Egy megrendelés elindítása előtt csapatunk átnézheti a gyár által küldött számlát vagy proformát, és jelezheti a hiányzó vagy kétértelmű adatokat, mielőtt azok megérkezéskor fennakadást okoznának. Egy nagyobb projekthez, a beszállító kiválasztásától az Önhöz történő leszállításig, a teljes dossziét lefedő csomag minden szállítmány előtt tartalmazza ezt a dokumentum-ellenőrzést.