Factura comercial de importación: menciones obligatorias en aduana

La factura comercial es el documento emitido por el vendedor, la fábrica o el intermediario chino, a nombre del comprador, una vez cerrada la venta y enviada la mercancía. A diferencia de la proforma, constata una transacción real: recoge cantidades y precios definitivos, no una estimación.

A la llegada a la Unión Europea, es este documento el que el declarante, el propio importador o su transitario, adjunta a la declaración en aduana presentada en el Documento Único Administrativo (DUA). Las autoridades aduaneras lo utilizan para verificar la naturaleza de las mercancías, su origen declarado y, sobre todo, el valor sobre el que se calculan los derechos y el IVA a la importación.

Más allá de las menciones generales que la normativa del IVA impone a toda factura (identidad completa del vendedor y del comprador, número y fecha de factura, descripción de la operación), una factura destinada al despacho de aduana en la Unión Europea debe incluir elementos adicionales, propios del comercio internacional. Una descripción vaga del producto, del tipo de denominación genérica tomada del catálogo del proveedor, es una de las primeras causas de bloqueo en aduana.

La factura debe mantenerse coherente con los demás documentos del envío, en particular el packing list y el conocimiento de embarque o la carta de porte aéreo: una diferencia de cantidad o de valor entre estos documentos basta para desencadenar un control.

El valor en aduana es uno de los tres pilares de la tributación a la importación, junto con la clasificación arancelaria y el origen. El método de referencia, llamado valor de transacción, parte del precio efectivamente pagado o por pagar por la mercancía vendida para su exportación a la Unión Europea, tal como figura en la factura comercial. Es el artículo 70 del código aduanero de la Unión (reglamento UE 952/2013) el que establece este principio.

Ese precio no siempre basta para obtener el valor en aduana final. El artículo 71 obliga a añadir ciertos elementos si no están ya incluidos en el precio facturado: comisiones de venta, embalaje, transporte y seguro hasta el lugar de introducción en la Unión, carga y manipulación, regalías ligadas a la mercancía. El artículo 72 permite, a la inversa, deducir ciertos gastos posteriores a la importación, como el transporte interior o el montaje realizados una vez llegada la mercancía.

El incoterm elegido determina directamente qué hay que añadir. En EXW, el comprador soporta el transporte desde la fábrica: la totalidad del flete y del seguro hasta la frontera de la Unión se suma al precio facturado para obtener el valor en aduana. En FOB, solo se añaden el transporte marítimo o aéreo principal y el seguro correspondiente. En DDP, el precio facturado ya incluye el transporte hasta destino: la mayor parte del trabajo de ajuste desaparece, pero el importador debe entonces comprobar que el vendedor ha aislado bien la parte del transporte posterior a la entrada en la Unión, que puede deducirse.

La factura proforma es un documento preparatorio, enviado antes de la venta, que se parece a una factura pero no obliga jurídicamente al comprador a pagar: sirve para formalizar una oferta, obtener un acuerdo interno o una garantía bancaria, o preparar una solicitud de licencia de importación. Puede modificarse hasta el momento del pedido en firme.

La factura comercial, en cambio, se emite una vez enviada la mercancía: constata lo que realmente se ha vendido y sirve de justificante contable y aduanero. Usar una proforma como único justificante en el momento del despacho de aduana expone a un rechazo o a un retraso, ya que la proforma no tiene el valor probatorio de una factura definitiva.

Se presenta un tercer caso para los envíos sin transacción comercial, muestras gratuitas, devoluciones para reparación, material en préstamo: la mención adecuada no es ni factura comercial ni proforma, sino un documento que precisa la ausencia de pago y el valor retenido únicamente a efectos aduaneros. Confundirlo con una proforma es una fuente frecuente de bloqueo.

La factura comercial y el packing list, o lista de embalaje, responden a dos necesidades distintas y nunca se sustituyen entre sí. La factura recoge los valores: precio unitario, valor total, divisa, condiciones de pago. El packing list recoge el contenido físico del envío: número de bultos, peso neto y bruto, dimensiones, reparto de las referencias por caja.

Ambos documentos deben mantenerse estrictamente coherentes, con las mismas referencias y las mismas cantidades totales. Una diferencia entre la cantidad facturada y la cantidad listada en los bultos es una de las causas más frecuentes de control físico de la mercancía.

Ciertos errores se repiten con regularidad en los expedientes de importación desde China, a menudo porque la fábrica redacta la factura sin conocer los usos aduaneros europeos. Corregirlos antes del envío cuesta unos cuantos correos; corregirlos tras la llegada del contenedor cuesta días de inmovilización y gastos de almacenaje.

La subfacturación consiste en declarar un valor inferior al precio realmente pagado, para reducir los derechos de aduana y el IVA a la importación. Es un fraude a efectos del código aduanero de la Unión: el valor declarado siempre debe corresponder al precio efectivamente pagado, elementos a añadir incluidos, sea cual sea la factura presentada en el despacho de aduana.

Una descripción imprecisa del contenido o una proforma presentada indebidamente como documento de valor definitivo pueden, en la práctica, llevar a esa infravaloración, voluntaria o no. Estas prácticas exponen al importador, incluso de buena fe, a una regularización de los derechos eludidos, a multas y, en los casos más graves, al decomiso de la mercancía.

Sorva es una casa de intermediación y comercio entre Europa y China, con un equipo sinófono con sede en Guangzhou y un equipo en París. Cuando compramos la mercancía por su cuenta y la revendemos entregada, establecemos una facturación coherente con el incoterm elegido y la documentación esperada por la aduana europea: descripción precisa, código arancelario, origen, valor alineado con el packing list.

Antes de confirmar un pedido, nuestro equipo puede revisar la factura o la proforma remitida por una fábrica y señalar las menciones ausentes o ambiguas antes de que se conviertan en un bloqueo a la llegada. Para un proyecto más amplio, desde la selección del proveedor hasta la entrega en sus instalaciones, la fórmula que cubre todo el expediente incluye este control documental antes de cada envío.