Handelsrechnung für die Einfuhr: Pflichtangaben für den Zoll

Die Handelsrechnung ist das Dokument, das der Verkäufer, die Fabrik oder der chinesische Händler nach Abschluss des Verkaufs und Versand der Ware im Namen des Käufers ausstellt. Anders als die Proforma-Rechnung bestätigt sie eine tatsächliche Transaktion: Sie enthält endgültige Mengen und Preise, keine Schätzung.

Bei der Ankunft in der Europäischen Union ist es dieses Dokument, das der Anmelder, der Importeur selbst oder sein Spediteur, der auf dem Einheitspapier (DAU) eingereichten Zollanmeldung beifügt. Die Zollbehörden nutzen es, um die Art der Ware, ihren angegebenen Ursprung und vor allem den Wert zu prüfen, auf dessen Grundlage die Zölle und die Einfuhrumsatzsteuer berechnet werden.

Über die allgemeinen Angaben hinaus, die das Umsatzsteuerrecht für jede Rechnung vorschreibt (vollständige Identität von Verkäufer und Käufer, Rechnungsnummer und -datum, Beschreibung des Geschäftsvorgangs), muss eine für die Zollabfertigung in der Europäischen Union bestimmte Rechnung zusätzliche, für den internationalen Handel spezifische Angaben enthalten. Eine vage Produktbeschreibung, etwa eine allgemeine Bezeichnung aus dem Lieferantenkatalog, ist eine der häufigsten Ursachen für eine Zollblockade.

Die Rechnung muss mit den übrigen Versanddokumenten übereinstimmen, insbesondere mit der Packliste und dem Konnossement oder dem Luftfrachtbrief: Schon eine Abweichung bei Menge oder Wert zwischen diesen Dokumenten kann eine Kontrolle auslösen.

Der Zollwert ist neben der Tarifeinreihung und dem Ursprung eine der drei Säulen der Einfuhrbesteuerung. Die Referenzmethode, der sogenannte Transaktionswert, geht vom tatsächlich gezahlten oder zu zahlenden Preis für die zur Ausfuhr in die Europäische Union verkaufte Ware aus, wie er auf der Handelsrechnung ausgewiesen ist. Dieser Grundsatz ist in Artikel 70 des Zollkodex der Union (Verordnung EU 952/2013) festgelegt.

Dieser Preis reicht nicht immer aus, um den endgültigen Zollwert zu ermitteln. Artikel 71 schreibt vor, bestimmte Elemente hinzuzurechnen, sofern sie nicht bereits im Rechnungspreis enthalten sind: Verkaufsprovisionen, Verpackung, Transport und Versicherung bis zum Ort des Verbringens in die Union, Verladung und Warenumschlag, mit der Ware verbundene Lizenzgebühren. Artikel 72 erlaubt umgekehrt, bestimmte nach der Einfuhr entstehende Kosten abzuziehen, etwa den Inlandstransport oder die Montage nach Ankunft der Ware.

Der gewählte Incoterm bestimmt unmittelbar, was hinzugerechnet werden muss. Bei EXW trägt der Käufer den Transport bereits ab Werk: Die gesamten Fracht- und Versicherungskosten bis zur Grenze der Union werden dem Rechnungspreis zugeschlagen, um den Zollwert zu erhalten. Bei FOB werden nur der Haupttransport auf See oder in der Luft und die zugehörige Versicherung hinzugerechnet. Bei DDP enthält der Rechnungspreis bereits den Transport bis zum Bestimmungsort: Der Anpassungsaufwand entfällt weitgehend, doch der Importeur muss dann prüfen, ob der Verkäufer den nach dem Eintritt in die Union anfallenden Transportanteil, der abgezogen werden kann, tatsächlich gesondert ausgewiesen hat.

Die Proforma-Rechnung ist ein vorbereitendes Dokument, das vor dem Verkauf versandt wird, einer Rechnung ähnelt, den Käufer aber rechtlich nicht zur Zahlung verpflichtet: Sie dient dazu, ein Angebot zu formalisieren, eine interne Genehmigung oder eine Bankgarantie zu erhalten oder einen Antrag auf eine Einfuhrlizenz vorzubereiten. Sie kann bis zur verbindlichen Bestellung geändert werden.

Die Handelsrechnung dagegen wird erst nach dem Versand der Ware ausgestellt: Sie hält fest, was tatsächlich verkauft wurde, und dient als Buchhaltungs- und Zollbeleg. Wer bei der Zollabfertigung ausschließlich eine Proforma-Rechnung als Nachweis vorlegt, riskiert eine Ablehnung oder Verzögerung, da die Proforma nicht den Beweiswert einer endgültigen Rechnung hat.

Ein dritter Fall betrifft Sendungen ohne Handelsgeschäft, kostenlose Muster, Reparaturrücksendungen, verliehenes Material: Hier ist weder eine Handelsrechnung noch eine Proforma-Rechnung angebracht, sondern ein Dokument, das die fehlende Zahlung und den ausschließlich für Zollzwecke angesetzten Wert angibt. Die Verwechslung mit einer Proforma-Rechnung ist eine häufige Ursache für Blockaden.

Die Handelsrechnung und die Packliste erfüllen zwei unterschiedliche Zwecke und ersetzen einander nie. Die Rechnung enthält die Werte: Einzelpreis, Gesamtwert, Währung, Zahlungsbedingungen. Die Packliste beschreibt den physischen Inhalt der Sendung: Anzahl der Packstücke, Netto- und Bruttogewicht, Abmessungen, Verteilung der Positionen pro Karton.

Beide Dokumente müssen strikt übereinstimmen, gleiche Positionen, gleiche Gesamtmengen. Eine Abweichung zwischen der in Rechnung gestellten Menge und der in den Packstücken aufgeführten Menge ist eine der häufigsten Ursachen für eine physische Warenkontrolle.

Bestimmte Fehler wiederholen sich regelmäßig bei Einfuhren aus China, oft weil die Rechnung von der Fabrik ohne Kenntnis der europäischen Zollgepflogenheiten erstellt wird. Sie vor dem Versand zu korrigieren, kostet ein paar E-Mails; sie nach Ankunft des Containers zu korrigieren, kostet Tage des Stillstands und Lagerkosten.

Unterfakturierung bedeutet, einen niedrigeren als den tatsächlich gezahlten Preis anzugeben, um Zölle und Einfuhrumsatzsteuer zu senken. Dies stellt einen Betrug im Sinne des Zollkodex der Union dar: Der angegebene Wert muss stets dem tatsächlich gezahlten Preis entsprechen, einschließlich der hinzuzurechnenden Elemente, unabhängig davon, welche Rechnung bei der Zollabfertigung vorgelegt wird.

Eine ungenaue Beschreibung des Inhalts oder eine fälschlich als endgültiges Wertdokument vorgelegte Proforma-Rechnung können in der Praxis zu einer solchen, gewollten oder ungewollten Unterbewertung führen. Solche Praktiken setzen den Importeur, selbst in gutem Glauben, einer Nacherhebung der hinterzogenen Abgaben, Geldbußen und in den schwerwiegendsten Fällen der Beschlagnahme der Ware aus.

Sorva ist ein Handels- und Vermittlungsunternehmen zwischen Europa und China, mit einem chinesischsprachigen Team in Guangzhou und einem Team in Paris. Wenn wir die Ware in Ihrem Auftrag kaufen und geliefert weiterverkaufen, erstellen wir eine Rechnungsstellung, die mit dem gewählten Incoterm und der vom europäischen Zoll erwarteten Dokumentation übereinstimmt: präzise Beschreibung, Zolltarifnummer, Ursprung, ein mit der Packliste abgestimmter Wert.

Bevor Sie eine Bestellung aufgeben, kann unser Team die von einer Fabrik übermittelte Rechnung oder Proforma-Rechnung prüfen und fehlende oder mehrdeutige Angaben melden, bevor sie bei der Ankunft zu einer Blockade werden. Für ein umfassenderes Projekt, von der Lieferantenauswahl bis zur Lieferung zu Ihnen, umfasst die Komplettformel diese Dokumentenprüfung vor jeder Sendung.