Dovozní obchodní faktura: povinné náležitosti pro celní řízení

Obchodní fakturu vystavuje prodávající, tedy čínská továrna nebo obchodník, na jméno kupujícího poté, co je prodej uzavřen a zboží odesláno. Na rozdíl od proformy zaznamenává skutečnou transakci: obsahuje konečná množství a ceny, nikoli odhad.

Po příjezdu do Evropské unie je právě tento doklad tím, který deklarant, ať už samotný dovozce nebo jeho celní zástupce, přikládá k celnímu prohlášení podanému na jednotném správním dokladu (JSD). Celní orgány jej používají k ověření druhu zboží, jeho deklarovaného původu a hlavně hodnoty, z níž se počítá clo a dovozní DPH.

Kromě obecných náležitostí, které DPH legislativa předepisuje každé faktuře (úplná identifikace prodávajícího a kupujícího, číslo a datum faktury, popis operace), musí faktura určená pro celní odbavení v Evropské unii obsahovat další prvky vlastní mezinárodnímu obchodu. Nejasný popis produktu, obecný název převzatý z katalogu dodavatele, patří k nejčastějším příčinám zablokování na celnici.

Faktura musí zůstat v souladu s ostatními přepravními doklady, zejména s balicím listem a nákladním listem nebo leteckým nákladním listem: rozdíl v množství nebo hodnotě mezi těmito doklady stačí ke spuštění kontroly.

Celní hodnota je jedním ze tří pilířů zdanění při dovozu, spolu se sazebním zařazením a původem zboží. Referenční metoda, takzvaná hodnota transakce, vychází z ceny skutečně zaplacené nebo splatné za zboží prodané na vývoz do Evropské unie, jak je uvedena na obchodní faktuře. Tento princip stanoví článek 70 celního kodexu Unie (nařízení EU č. 952/2013).

Tato cena sama o sobě ne vždy stačí k získání konečné celní hodnoty. Článek 71 ukládá k ní připočíst určité prvky, pokud již nejsou zahrnuty ve fakturované ceně: prodejní provize, obal, přeprava a pojištění až do místa vstupu do Unie, nakládka a manipulace, poplatky spojené se zbožím. Článek 72 naopak umožňuje odečíst některé náklady vzniklé po dovozu, jako je vnitrostátní přeprava nebo montáž provedená po příjezdu zboží.

Zvolený Incoterm přímo určuje, co je třeba připočítat. U EXW nese kupující přepravu už od továrny: celé přepravné a pojištění až po hranici Unie se připočítává k fakturované ceně, aby vznikla celní hodnota. U FOB se připočítává pouze hlavní námořní nebo letecká přeprava a související pojištění. U DDP fakturovaná cena už zahrnuje přepravu až do místa určení: většina práce s úpravou odpadá, ale dovozce musí ověřit, že prodávající skutečně oddělil část přepravy uskutečněnou po vstupu do Unie, kterou lze případně odečíst.

Proforma faktura je přípravný doklad zaslaný před prodejem, který připomíná fakturu, ale právně kupujícího k platbě nezavazuje: slouží k formalizaci nabídky, k získání interního souhlasu nebo bankovní záruky, nebo k přípravě žádosti o dovozní licenci. Lze ji měnit až do okamžiku závazné objednávky.

Obchodní faktura se naproti tomu vystavuje po odeslání zboží: zaznamenává, co bylo skutečně prodáno, a slouží jako účetní a celní doklad. Použití proformy jako jediného dokladu při celním odbavení vystavuje riziku zamítnutí nebo zdržení, protože proforma nemá důkazní hodnotu konečné faktury.

Třetí případ nastává u zásilek bez obchodní transakce, tedy u bezplatných vzorků, vratek k opravě nebo zapůjčeného materiálu: vhodným dokladem není ani obchodní faktura, ani proforma, ale doklad uvádějící neexistenci platby a hodnotu stanovenou výhradně pro celní účely. Zaměnit jej s proformou je častým zdrojem zablokování.

Obchodní faktura a balicí list odpovídají na dvě odlišné potřeby a nikdy jeden druhý nenahrazují. Faktura nese hodnoty: jednotkovou cenu, celkovou hodnotu, měnu, platební podmínky. Balicí list nese fyzický obsah zásilky: počet balíků, čistou a hrubou hmotnost, rozměry, rozdělení položek po kartonech.

Oba doklady musí zůstat přísně v souladu, se stejnými položkami a stejnými celkovými množstvími. Rozdíl mezi fakturovaným množstvím a množstvím uvedeným v balení je jednou z nejčastějších příčin fyzické kontroly zboží.

Některé chyby se v dovozních spisech z Číny opakují pravidelně, často proto, že fakturu vystavuje továrna bez znalosti evropských celních zvyklostí. Opravit je před odesláním stojí pár výměn e-mailů, opravit je po příjezdu kontejneru stojí dny prostoje a náklady na skladování.

Podfakturace spočívá v deklarování nižší hodnoty, než je skutečně zaplacená cena, s cílem snížit clo a dovozní DPH. Jde o podvod ve smyslu celního kodexu Unie: deklarovaná hodnota musí vždy odpovídat skutečně zaplacené ceně, včetně prvků, které je třeba připočíst, bez ohledu na to, jaká faktura je při odbavení předložena.

Nepřesný popis obsahu nebo proforma nesprávně předložená jako doklad konečné hodnoty mohou v praxi vést k takovému podhodnocení, ať už úmyslnému nebo ne. Tyto praktiky vystavují dovozce, i toho v dobré víře, dodatečnému vyměření uniklého cla, pokutám a v nejzávažnějších případech zabavení zboží.

Sorva je makléřský a obchodní dům mezi Evropou a Čínou, se sinofonním týmem v Guangzhou a týmem v Paříži. Když nakupujeme zboží vaším jménem a dále je prodáváme dodané, sestavíme fakturaci v souladu se zvoleným Incotermem a dokumentací, kterou vyžaduje evropská celní správa: přesný popis, sazební kód, původ, hodnota sladěná s balicím listem.

Před zahájením objednávky může náš tým zkontrolovat fakturu nebo proformu zaslanou továrnou a upozornit na chybějící nebo nejasné náležitosti dřív, než se stanou problémem při příjezdu. Pro rozsáhlejší projekt, od výběru dodavatele až po dodání k vám, zahrnuje balíček pokrývající celý spis tuto dokumentační kontrolu před každou zásilkou.