Bili ya kibiashara ya uagizaji: taarifa za lazima kwa ajili ya forodha

Bili ya kibiashara ni hati inayotolewa na muuzaji, yaani kiwanda au mfanyabiashara wa Kichina, kwa jina la mnunuzi, mara mauzo yanapokamilika na bidhaa kutumwa. Tofauti na proforma, hii huthibitisha muamala halisi: hubeba kiasi na bei za mwisho, si makadirio.

Ufikapo katika Umoja wa Ulaya, hii ndiyo hati ambayo mtoa tamko, iwe muagizaji mwenyewe au wakala wake wa usafirishaji, huiambatanisha na tamko la forodha linalowasilishwa kwenye Hati ya Utawala Iliyounganishwa (DAU). Mamlaka za forodha huitumia kuthibitisha aina ya bidhaa, chanzo chake kilichotangazwa, na hasa, thamani inayotumika kukokotoa ushuru na VAT ya uagizaji.

Zaidi ya taarifa za jumla zinazotakiwa kwa kila bili na kanuni za VAT (utambulisho kamili wa muuzaji na mnunuzi, nambari na tarehe ya bili, maelezo ya muamala), bili inayolengwa kwa uvushaji forodha katika Umoja wa Ulaya lazima iwe na vipengele vya ziada, mahususi kwa biashara ya kimataifa. Maelezo yasiyo wazi ya bidhaa, ya aina ya jina la jumla lililotolewa kutoka katalogi ya msambazaji, ni mojawapo ya sababu kuu za kuzuiliwa forodhani.

Bili lazima ilingane na hati nyingine za shehena, hasa packing list na hati ya usafirishaji wa baharini (bill of lading) au ya anga (air waybill): tofauti ya kiasi au thamani kati ya hati hizi inatosha kusababisha ukaguzi.

Thamani ya forodha ni mojawapo ya nguzo tatu za kutoza kodi ya uagizaji, pamoja na uainishaji wa kodi na chanzo. Njia ya msingi, inayoitwa thamani ya muamala, huanzia bei iliyolipwa kikweli au inayopaswa kulipwa kwa bidhaa iliyouzwa kwa ajili ya kusafirishwa kwenda Umoja wa Ulaya, kama inavyoonyeshwa kwenye bili ya kibiashara. Kifungu cha 70 cha Kanuni ya Forodha ya Umoja (kanuni EU 952/2013) ndicho kinachoweka kanuni hii.

Bei hii pekee haitoshi kila wakati kupata thamani ya mwisho ya forodha. Kifungu cha 71 kinahitaji kuongeza vipengele fulani kama havijajumuishwa tayari katika bei iliyotolewa kwenye bili: kamisheni za mauzo, ufungashaji, usafirishaji na bima hadi mahali pa kuingia katika Umoja, upakiaji na ushughulikiaji, ada zinazohusiana na bidhaa. Kifungu cha 72 kinaruhusu, kinyume chake, kutoa gharama fulani zinazotokea baada ya uagizaji, kama usafirishaji wa ndani au uwekaji unaofanywa baada ya bidhaa kufika.

Incoterm iliyochaguliwa huamua moja kwa moja kile kinachopaswa kuongezwa. Katika EXW, mnunuzi hubeba gharama za usafirishaji tangu kiwandani: usafirishaji wote na bima hadi mpaka wa Umoja huongezwa kwenye bei iliyotolewa ili kupata thamani ya forodha. Katika FOB, ni usafirishaji mkuu wa baharini au anga tu na bima yake inayoongezwa. Katika DDP, bei iliyotolewa tayari inajumuisha usafirishaji hadi mwisho: kazi kubwa ya marekebisho hupotea, lakini muagizaji lazima athibitishe kwamba muuzaji ametenganisha vizuri sehemu ya usafirishaji inayotokea baada ya kuingia katika Umoja, ambayo inaweza kutolewa.

Bili ya proforma ni hati ya maandalizi, inayotumwa kabla ya mauzo, inayofanana na bili lakini haimhusishi kisheria mnunuzi kulipa: hutumika kurasimisha ofa, kupata idhini ya ndani au dhamana ya benki, au kuandaa maombi ya leseni ya uagizaji. Inaweza kubadilishwa hadi wakati wa oda ya mwisho.

Bili ya kibiashara, kwa upande wake, huandaliwa mara bidhaa zinapotumwa: huthibitisha kile kilichouzwa kikweli na hutumika kama hati ya kihasibu na ya forodha. Kutumia proforma kama uthibitisho pekee wakati wa uvushaji forodha kunaweza kusababisha kukataliwa au kuchelewa, kwani proforma haina uzito wa kisheria wa bili ya mwisho.

Hali ya tatu hutokea kwa shehena zisizo na muamala wa kibiashara, sampuli za bure, marejesho kwa ajili ya matengenezo, vifaa vilivyokopeshwa: hati inayofaa si bili ya kibiashara wala proforma, bali hati inayoeleza kutokuwepo kwa malipo na thamani iliyowekwa kwa madhumuni ya forodha pekee. Kuichanganya na proforma ni chanzo cha kawaida cha kuzuiliwa.

Bili ya kibiashara na packing list, au orodha ya ufungaji, hujibu mahitaji mawili tofauti na hazibadilishani kamwe. Bili hubeba thamani: bei ya kila kimoja, thamani jumla, sarafu, masharti ya malipo. Packing list hubeba maudhui halisi ya shehena: idadi ya vifurushi, uzito halisi na jumla, vipimo, mgawanyo wa bidhaa kwa kila sanduku.

Hati zote mbili lazima zilingane kikamilifu, bidhaa zilezile, kiasi kilekile cha jumla. Tofauti kati ya kiasi kilichoandikwa kwenye bili na kiasi kilichoorodheshwa kwenye vifurushi ni mojawapo ya sababu za kawaida za ukaguzi wa kimwili wa bidhaa.

Makosa fulani hujitokeza mara kwa mara katika mafaili ya uagizaji kutoka Uchina, mara nyingi kwa sababu bili huandikwa na kiwanda bila ujuzi wa desturi za forodha za Ulaya. Kuyarekebisha kabla ya kutuma kunagharimu barua pepe chache; kuyarekebisha baada ya kontena kufika kunagharimu siku za kuzuiliwa na gharama za uhifadhi.

Kupunguza thamani kwenye bili humaanisha kutangaza thamani ndogo kuliko bei iliyolipwa kikweli, ili kupunguza ushuru wa forodha na VAT ya uagizaji. Hii ni udanganyifu kwa mujibu wa Kanuni ya Forodha ya Umoja: thamani iliyotangazwa lazima ilingane daima na bei iliyolipwa kikweli, ikijumuisha vipengele vinavyopaswa kuongezwa, bila kujali bili iliyowasilishwa wakati wa uvushaji forodha.

Maelezo yasiyo sahihi ya maudhui au proforma iliyowasilishwa kimakosa kama hati ya thamani ya mwisho vinaweza, kiuhalisia, kusababisha upunguzaji huo wa thamani, kwa kukusudia au bila kukusudia. Desturi hizi humweka muagizaji, hata mwenye nia njema, katika hatari ya marekebisho ya ushuru uliokwepwa, faini, na katika hali mbaya zaidi, unyakuzi wa bidhaa.

Sorva ni kampuni ya udalali na biashara kati ya Ulaya na Uchina, ikiwa na timu inayozungumza Kichina iliyoko Guangzhou na timu iliyoko Paris. Tunaponunua bidhaa kwa niaba yako na kuiuza tena ikiwa imewasilishwa, tunaandaa bili inayolingana na Incoterm iliyochaguliwa na nyaraka zinazotakiwa na forodha ya Ulaya, maelezo sahihi, msimbo wa kodi, chanzo, thamani inayolingana na packing list.

Kabla ya kuanzisha oda, timu yetu inaweza kupitia bili au proforma iliyotumwa na kiwanda na kuonyesha taarifa zinazokosekana au zisizo wazi kabla hazijawa kizuizi ufikapo. Kwa mradi mkubwa zaidi, kuanzia uchaguzi wa msambazaji hadi uwasilishaji kwako, huduma inayoshughulikia faili zima inajumuisha ukaguzi huu wa nyaraka kabla ya kila shehena.