Handelsfaktura ved import : obligatoriske opplysninger for tollvesenet

Handelsfakturaen er dokumentet som utstedes av selgeren, fabrikken eller den kinesiske forhandleren, til kjøperen, etter at salget er avtalt og varen er sendt. I motsetning til proformaen bekrefter den en reell transaksjon : den viser endelige mengder og priser, ikke et anslag.

Ved ankomst til EU er det dette dokumentet som deklaranten, importøren selv eller dennes speditør, legger ved tolldeklarasjonen på det administrative enhetsdokumentet (DAU). Tollmyndighetene bruker det til å kontrollere varenes art, oppgitt opprinnelse og, viktigst av alt, verdien som toll og importmerverdiavgift beregnes ut fra.

Utover de generelle kravene som MVA-regelverket stiller til enhver faktura (fullstendig identitet på selger og kjøper, fakturanummer og -dato, beskrivelse av transaksjonen), må en faktura beregnet på tollklarering i EU inneholde tilleggsopplysninger som er spesifikke for internasjonal handel. En vag produktbeskrivelse, av typen generisk tekst hentet fra leverandørens katalog, er en av de vanligste årsakene til at tollklareringen stopper opp.

Fakturaen må være konsistent med de andre forsendelsesdokumentene, særlig pakklisten og konnossementet eller luftfraktbrevet : et avvik i mengde eller verdi mellom disse dokumentene er nok til å utløse en kontroll.

Tollverdien er en av de tre bærebjelkene i beskatning ved import, sammen med tariffklassifisering og opprinnelse. Referansemetoden, kalt transaksjonsverdien, tar utgangspunkt i prisen som faktisk er betalt eller skal betales for varen solgt for eksport til EU, slik den fremgår av handelsfakturaen. Det er artikkel 70 i EUs tollkodeks (forordning EU 952/2013) som fastsetter dette prinsippet.

Denne prisen er ikke alltid tilstrekkelig for å komme frem til den endelige tollverdien. Artikkel 71 krever at visse elementer legges til dersom de ikke allerede er inkludert i fakturaprisen : salgsprovisjoner, emballasje, transport og forsikring frem til innførselsstedet i EU, lasting og håndtering, avgifter knyttet til varen. Artikkel 72 tillater omvendt å trekke fra visse kostnader som påløper etter importen, som innenlands transport eller montering utført etter at varen har ankommet.

Den valgte Incotermen avgjør direkte hva som må legges til. Ved EXW bærer kjøperen transporten fra fabrikken av : hele frakten og forsikringen frem til EUs grense legges til fakturaprisen for å komme frem til tollverdien. Ved FOB er det bare hovedtransporten sjøveien eller i luften, og tilhørende forsikring, som legges til. Ved DDP inkluderer fakturaprisen allerede transporten frem til bestemmelsesstedet : mesteparten av justeringsarbeidet faller bort, men importøren må da kontrollere at selgeren faktisk har skilt ut den delen av transporten som skjer etter innførsel til EU, som kan trekkes fra.

Proformafakturaen er et forberedende dokument, sendt før salget, som ligner en faktura men ikke juridisk forplikter kjøperen til betaling : den brukes til å formalisere et tilbud, oppnå intern godkjenning eller en bankgaranti, eller forberede en søknad om importlisens. Den kan endres helt frem til den endelige bestillingen.

Handelsfakturaen derimot utstedes etter at varen er sendt : den bekrefter det som faktisk er solgt og fungerer som regnskaps- og tollbilag. Å bruke en proforma som eneste dokumentasjon ved tollklarering kan føre til avslag eller forsinkelse, siden proformaen ikke har samme beviskraft som en endelig faktura.

Et tredje tilfelle gjelder sendinger uten kommersiell transaksjon, gratis vareprøver, returer for reparasjon, utlånt utstyr : riktig dokument er verken handelsfaktura eller proforma, men et dokument som presiserer fravær av betaling og verdien som legges til grunn kun for tollformål. Å forveksle dette med en proforma er en vanlig kilde til stans.

Handelsfakturaen og pakklisten dekker to forskjellige behov og erstatter aldri hverandre. Fakturaen viser verdiene : enhetspris, totalverdi, valuta, betalingsbetingelser. Pakklisten viser sendingens fysiske innhold : antall kolli, netto- og bruttovekt, dimensjoner, fordeling av artikler per kartong.

De to dokumentene må være helt konsistente, samme artikler, samme totale mengder. Et avvik mellom den fakturerte mengden og mengden oppført i pakklisten er en av de vanligste årsakene til fysisk kontroll av varen.

Enkelte feil går igjen i importsaker fra Kina, ofte fordi fakturaen er utformet av fabrikken uten kjennskap til europeisk tollpraksis. Å rette dem før forsendelsen koster noen få e-poster ; å rette dem etter at containeren har ankommet koster dager med stans og lagringskostnader.

Underfakturering går ut på å oppgi en lavere verdi enn den som faktisk er betalt, for å redusere toll og importmerverdiavgift. Dette er svindel i henhold til EUs tollkodeks : den oppgitte verdien må alltid samsvare med prisen som faktisk er betalt, inkludert elementer som skal legges til, uansett hvilken faktura som fremlegges ved tollklarering.

En upresis beskrivelse av innholdet eller en proforma som feilaktig presenteres som endelig verdidokument kan i praksis føre til en slik underevaluering, uansett om den er tilsiktet eller ikke. Slik praksis utsetter importøren, selv i god tro, for etterberegning av unndratt toll, bøter og i de mest alvorlige tilfellene beslag av varen.

Sorva er et meglerhus og handelshus mellom Europa og Kina, med et kinesisktalende team i Guangzhou og et team i Paris. Når vi kjøper varen på dine vegne og videreselger den levert, setter vi opp en fakturering som er konsistent med den valgte Incotermen og dokumentasjonen europeisk toll forventer : nøyaktig beskrivelse, tariffkode, opprinnelse, verdi i samsvar med pakklisten.

Før en bestilling igangsettes, kan teamet vårt gjennomgå fakturaen eller proformaen fra en fabrikk og påpeke manglende eller uklare opplysninger før de blir et problem ved ankomst. For et større prosjekt, fra valg av leverandør til levering hos deg, inkluderer pakken som dekker hele saken denne dokumentkontrollen forut for hver forsendelse.