Handelsfaktura ved import: obligatoriske oplysninger til tolden

Handelsfakturaen er det dokument, som sælgeren, fabrikken eller den kinesiske handelspartner udsteder i køberens navn, når salget er afsluttet og varen er afsendt. I modsætning til proformafakturaen dokumenterer den en reel handel: den angiver endelige mængder og priser, ikke et skøn.

Ved ankomsten til EU er det dette dokument, som klarereren, importøren selv eller dennes speditør, vedlægger toldangivelsen på Enhedsdokumentet (SAD). Toldmyndighederne bruger det til at kontrollere varernes art, den angivne oprindelse og, ikke mindst, den værdi som told og importmoms beregnes af.

Ud over de generelle oplysninger, som momsreglerne kræver på enhver faktura (fuld identitet på sælger og køber, fakturanummer og -dato, beskrivelse af transaktionen), skal en faktura til fortoldning i EU indeholde ekstra oplysninger, som er specifikke for international handel. En vag produktbeskrivelse, af typen en generisk betegnelse hentet fra leverandørens katalog, er en af de hyppigste årsager til stop i tolden.

Fakturaen skal stemme overens med forsendelsens øvrige dokumenter, især pakkelisten og konnossementet eller luftfragtbrevet: en afvigelse i mængde eller værdi mellem disse dokumenter er nok til at udløse en kontrol.

Toldværdien er en af de tre søjler i importbeskatningen, sammen med tarifering og oprindelse. Referencemetoden, den såkaldte transaktionsværdi, tager udgangspunkt i den pris, der faktisk er betalt eller skal betales for varen ved salg til eksport til EU, som den fremgår af handelsfakturaen. Det er artikel 70 i EU's toldkodeks (forordning (EU) nr. 952/2013), der fastlægger dette princip.

Denne pris er ikke altid tilstrækkelig til at nå frem til den endelige toldværdi. Artikel 71 kræver, at visse elementer lægges til, hvis de ikke allerede er indregnet i fakturaprisen: salgskommissioner, emballage, transport og forsikring frem til indførselsstedet i EU, lastning og håndtering, royalties knyttet til varen. Artikel 72 gør det omvendt muligt at trække visse omkostninger fra, som opstår efter importen, som indenlandsk transport eller montage udført efter varens ankomst.

Den valgte Incoterm afgør direkte, hvad der skal lægges til. Under EXW bærer køberen transporten fra fabrikken: hele fragten og forsikringen frem til EU's grænse lægges til fakturaprisen for at nå toldværdien. Under FOB er det kun hovedtransporten til søs eller i luften samt den tilhørende forsikring, der lægges til. Under DDP indeholder fakturaprisen allerede transporten til bestemmelsesstedet: det meste af justeringsarbejdet falder bort, men importøren skal så kontrollere, at sælgeren rent faktisk har udskilt den del af transporten, der ligger efter indførslen i EU, og som kan trækkes fra.

Proformafakturaen er et forberedende dokument, sendt før salget, som ligner en faktura, men ikke juridisk forpligter køberen til betaling: den bruges til at formalisere et tilbud, opnå en intern godkendelse eller en bankgaranti, eller forberede en ansøgning om importlicens. Den kan ændres helt frem til den endelige ordre.

Handelsfakturaen udstedes derimod, når varen er afsendt: den dokumenterer, hvad der faktisk er solgt, og fungerer som regnskabs- og tolddokument. At bruge en proformafaktura som eneste dokumentation ved fortoldningen udsætter forsendelsen for afvisning eller forsinkelse, da proformafakturaen ikke har samme bevisværdi som en endelig faktura.

Et tredje tilfælde gælder forsendelser uden nogen handelstransaktion, gratis vareprøver, returvarer til reparation, udlånt udstyr: den korrekte betegnelse er hverken handelsfaktura eller proformafaktura, men et dokument, der angiver, at der ikke er sket betaling, og den værdi der alene bruges til toldformål. At forveksle dette med en proformafaktura er en hyppig årsag til stop.

Handelsfakturaen og pakkelisten opfylder to forskellige behov og kan aldrig erstatte hinanden. Fakturaen indeholder værdierne: enhedspris, samlet værdi, valuta, betalingsbetingelser. Pakkelisten beskriver forsendelsens fysiske indhold: antal kolli, netto- og bruttovægt, mål, fordeling af varenumre pr. kasse.

De to dokumenter skal stemme nøje overens, samme varenumre, samme samlede mængder. En afvigelse mellem den fakturerede mængde og den mængde, der er angivet i kolliene, er en af de hyppigste årsager til fysisk kontrol af varen.

Nogle fejl går igen i importsager fra Kina, ofte fordi fakturaen udarbejdes af fabrikken uden kendskab til europæisk toldpraksis. At rette dem inden afsendelsen koster nogle få e-mails frem og tilbage; at rette dem efter containerens ankomst koster dage med stilstand og oplagringsomkostninger.

Underfakturering består i at angive en lavere værdi end den faktisk betalte pris for at reducere told og importmoms. Det er svig efter EU's toldkodeks: den angivne værdi skal altid svare til den pris, der faktisk er betalt, inklusive elementer der skal lægges til, uanset hvilken faktura der fremlægges ved fortoldningen.

En upræcis beskrivelse af indholdet eller en proformafaktura, der fejlagtigt fremlægges som endeligt værdidokument, kan i praksis føre til en sådan undervurdering, bevidst eller ej. Denne praksis udsætter importøren, selv i god tro, for efteropkrævning af undgåede afgifter, bøder og i de groveste tilfælde beslaglæggelse af varen.

Sorva er et mægler- og handelshus mellem Europa og Kina, med et kinesisktalende team i Guangzhou og et team i Paris. Når vi køber varen på dine vegne og videresælger den leveret, udarbejder vi en fakturering, der stemmer overens med den valgte Incoterm og den dokumentation, som den europæiske told forventer, præcis beskrivelse, tarifkode, oprindelse, værdi der stemmer med pakkelisten.

Inden en ordre igangsættes, kan vores team gennemgå fakturaen eller proformafakturaen fra en fabrik og påpege manglende eller uklare oplysninger, før de bliver til et stop ved ankomsten. Til et større projekt, fra valg af leverandør til levering hos dig, indeholder den formel, der dækker hele forløbet, denne dokumentkontrol forud for hver forsendelse.