Handelsfaktura vid import: obligatoriska uppgifter för tullen

Handelsfakturan är det dokument som säljaren, den kinesiska fabriken eller handelsföretaget, utfärdar i köparens namn när försäljningen är avslutad och varorna har skickats. Till skillnad från proforman fastställer den en verklig transaktion: den anger definitiva kvantiteter och priser, inte en uppskattning.

Vid ankomsten till Europeiska unionen är det detta dokument som deklaranten, importören själv eller dennes speditör, bifogar tulldeklarationen som lämnas in på det administrativa enhetsdokumentet (SAD). Tullmyndigheterna använder det för att kontrollera varornas art, det angivna ursprunget och, framför allt, det värde som tullavgifterna och importmomsen beräknas på.

Utöver de allmänna uppgifter som momsreglerna kräver på varje faktura (fullständig identitet för säljare och köpare, fakturanummer och datum, beskrivning av transaktionen), måste en faktura som ska användas för tullklarering i Europeiska unionen innehålla ytterligare uppgifter, specifika för internationell handel. En vag produktbeskrivning, av den typ som är en generisk benämning hämtad från leverantörens katalog, är en av de vanligaste orsakerna till att en sändning stoppas i tullen.

Fakturan måste vara samstämmig med sändningens övriga dokument, i synnerhet packlistan och konossementet eller flygfraktsedeln: en avvikelse i kvantitet eller värde mellan dessa dokument räcker för att utlösa en kontroll.

Tullvärdet är en av de tre pelarna i importbeskattningen, tillsammans med den tulltaxemässiga klassificeringen och ursprunget. Referensmetoden, det så kallade transaktionsvärdet, utgår från det pris som faktiskt betalats eller ska betalas för varan som säljs på export till Europeiska unionen, så som det anges på handelsfakturan. Det är artikel 70 i unionens tullkodex (förordning EU 952/2013) som fastställer denna princip.

Detta pris räcker inte alltid för att få fram det slutliga tullvärdet. Artikel 71 kräver att vissa poster läggs till om de inte redan ingår i det fakturerade priset: försäljningsprovisioner, emballage, transport och försäkring fram till införselplatsen i unionen, lastning och hantering, royalties kopplade till varan. Artikel 72 tillåter omvänt att vissa kostnader efter importen dras av, till exempel inrikes transport eller montering som utförs efter varans ankomst.

Den valda incotermen avgör direkt vad som ska läggas till. Vid EXW står köparen för transporten redan från fabriken: hela frakten och försäkringen fram till unionens gräns läggs till det fakturerade priset för att få fram tullvärdet. Vid FOB läggs bara huvudtransporten till sjöss eller i luften och tillhörande försäkring till. Vid DDP ingår transporten fram till destinationen redan i det fakturerade priset: större delen av justeringsarbetet försvinner, men importören måste då kontrollera att säljaren verkligen har särskilt den del av transporten som sker efter införseln i unionen, vilken kan dras av.

Proformafakturan är ett förberedande dokument som skickas före försäljningen. Den liknar en faktura men förpliktar inte köparen juridiskt till betalning: den används för att formalisera ett erbjudande, få ett internt godkännande eller en bankgaranti, eller förbereda en ansökan om importlicens. Den kan ändras fram till dess att en fast beställning läggs.

Handelsfakturan däremot upprättas när varorna har skickats: den fastställer vad som faktiskt sålts och fungerar som bokförings- och tulldokument. Att använda en proforma som enda underlag vid tullklareringen riskerar avslag eller försening, eftersom proforman inte har samma bevisvärde som en slutgiltig faktura.

Ett tredje fall gäller sändningar utan kommersiell transaktion, gratis varuprover, returer för reparation, utlånad utrustning: rätt beteckning är varken handelsfaktura eller proforma, utan ett dokument som anger att ingen betalning sker och det värde som endast används i tullsyfte. Att förväxla det med en proforma är en vanlig orsak till att sändningar stoppas.

Handelsfakturan och packlistan fyller två olika behov och kan aldrig ersätta varandra. Fakturan anger värdena: à-pris, totalt värde, valuta, betalningsvillkor. Packlistan anger sändningens fysiska innehåll: antal kollin, netto- och bruttovikt, mått, fördelning av artiklar per kartong.

De två dokumenten måste vara strikt samstämmiga, samma artiklar, samma totala kvantiteter. En avvikelse mellan den fakturerade kvantiteten och den kvantitet som anges i kollina är en av de vanligaste orsakerna till fysisk kontroll av varorna.

Vissa fel återkommer regelbundet i importärenden från Kina, ofta för att fakturan skrivs av fabriken utan kännedom om europeisk tullpraxis. Att rätta dem före avsändning kostar några e-postväxlingar, att rätta dem efter containerns ankomst kostar dagar av stillestånd och lagringskostnader.

Underfakturering innebär att ett lägre värde än det faktiskt betalade priset deklareras, för att minska tullavgifterna och importmomsen. Det är ett bedrägeri enligt unionens tullkodex: det deklarerade värdet måste alltid motsvara det faktiskt betalade priset, inklusive tillägg, oavsett vilken faktura som visas upp vid tullklareringen.

En oprecis innehållsbeskrivning eller en proforma som felaktigt presenteras som slutgiltigt värdedokument kan i praktiken leda till en sådan undervärdering, avsiktlig eller ej. Sådan praxis riskerar, även för en importör i god tro, efterbeskattning av undanhållna avgifter, böter och, i de allvarligaste fallen, beslag av varorna.

Sorva är ett handels- och mäklarhus mellan Europa och Kina, med ett kinesisktalande team baserat i Guangzhou och ett team i Paris. När vi köper varorna för din räkning och säljer dem levererade upprättar vi en fakturering som är samstämmig med den valda incotermen och den dokumentation som den europeiska tullen förväntar sig: exakt beskrivning, tulltaxenummer, ursprung, värde i linje med packlistan.

Innan en beställning läggs kan vårt team granska fakturan eller proforman från en fabrik och flagga uppgifter som saknas eller är oklara innan de blir ett hinder vid ankomsten. För ett större projekt, från val av leverantör till leverans hos dig, ingår denna dokumentkontroll inför varje sändning i den formel som täcker hela ärendet.