Kínai proforma számla olvasása: sorról sorra

A proforma számla, gyakran PI rövidítéssel (proforma invoice), egy előzetes számla. Leírja a rendelést az indítás előtt: termék, mennyiségek, egységárak, szállítási feltételek, fizetési módok. Az előleg kiváltására, banki aktus vagy akkreditív megnyitására szolgál, néha importdokumentáció összeállítására. Nem rögzít semmilyen eladást, és nem kerül be a könyvelésbe.

Nem a vámkezelés dokumentuma sem: a vámnyilatkozat a kereskedelmi számlán alapul, amelyet a szállításkor állítanak ki. A proforma határozott ajánlatnak számít, amíg az eladó alá nem írja és le nem pecsételi. A jó szokás az, hogy miniatűr szerződésként kezeljük: ez határozza meg, mit vásárol, milyen áron és milyen feltételekkel.

Az első ellenőrzés nem az árakra, hanem a nevekre vonatkozik. Az eladónak a teljes jogi nevén kell szerepelnie, a működési engedélyének megfelelően, címével és nyilvántartási számával. Olyan fejléc, amely nem egyezik a dokumentumot küldő e-mail címmel, egy kereskedő cég, amely gyárként mutatkozik be, hiányzó szám: minden eltérést ellenőrizni kell bármilyen átutalás előtt.

A banki adatok ugyanilyen szigort igényelnek. A kedvezményezettnek az eladó cégének kell lennie, soha nem magánszemélynek vagy más vállalatnak. Csalók elfogják az e-maileket, és egy másik számlával ellátott proformát küldenek vissza: a fizetés elmegy, majd a gyár másodszor is követeli a járandóságát. Erősítse meg a számlát egy független csatornán keresztül, hívjon fel egy Ön által talált számot, soha ne azt, amelyik a RIB-et tartalmazó e-mailben van.

Minden terméksor tartalmaz egy referenciát, leírást, mennyiséget, egységárat és összeget. Az árnak csak a devizájával és incotermjével együtt van értelme. 'FOB Ningbo' azt jelenti, hogy az eladó a Ningbo kikötőben a hajó fedélzetére szállítja az árut: a fuvardíj, a biztosítás és a további szállítás az Ön terhére marad. EXW esetén az ár a gyári rendelkezésre bocsátást fedezi; a rakodás, a belföldi szállítás és az exportvámkezelés ezt követően hozzáadódik.

Az érvényben lévő feltételek az Incoterms 2020, amelyet a Nemzetközi Kereskedelmi Kamara tett közzé, és tizenegy definíciójuk eltérően osztja el a költségeket és kockázatokat. A megnevezett kikötő az ár része: egy olyan proforma, amely 'FOB Kína'-t ír kikötő nélkül, nem rögzít semmit, kérdezze meg a berakodási kikötő pontos nevét. Végül ellenőrizze a devizát: a számlázás gyakran amerikai dollárban történik, néha euróban vagy jüanban, és az átváltást a fizetéskor kell megbeszélni.

A feltételek blokkja úgy olvasandó, mint egy naptár. A szokásos séma: előleg a megrendeléskor a gyártás elindításához, majd egyenleg a szállítás előtt vagy a fuvarokmány másolatának bemutatásakor. A döntő pont az az esemény, amely kiváltja az egyenleget: be-rakodás előtti ellenőrzéshez, hajóraklevél másolatához, érkezéskor? Minél korábban fizeti ki az egyenleget, annál kisebb a mozgástere, ha az áru csalódást okoz.

A proformán szerepel egy érvényességi dátum: e határidő után az ár változhat, mivel követi a nyersanyagokat, alkatrészeket és az árfolyamot. Néhány naptól néhány hétig terjedő érvényesség szokásos. A gyártási határidő az előleg beérkezésétől számítódik, és nem foglalja magában a szállítást vagy a vámkezelést. Fizetés előtt jegyezzen fel három dátumot: az ár lejáratát, az egyenleg kiváltását, a becsült kiszállítást.

A legtöbb kellemetlen meglepetés hiányzó sorból fakad, ritkán hibás sorból. Egy testreszabott termék szerszámköltségei, az Ön márkájával ellátott csomagolás, a tanúsítványok és tesztek, a mennyiségi tűrés: mindaz, ami nincs leírva, nincs benne. Egy egyoldalas árajánlat attól még nem teljes.

A kereskedelmi számla érkezésekor eltérés adódhat a proformához képest: tényleges mennyiség kiigazítva, hozzáadott költségek, újraszámított ár. Az orvosság az összehasonlítás: az egyenleg kifizetése előtt hasonlítsa össze a két dokumentumot soronként, mennyiségek, egységárak és járulékos költségek tekintetében. Minden megmagyarázatlan eltérést a konténer indulása előtt rendezzen, soha utána.

Brókercégünk és sourcing irodánk minden nap átnézi a proformákat. Kantoni kínai ajkú csapatunk ellenőrzi a fejléc mögötti jogi személyt, összeveti a bankszámlaadatokat, és soronként átvizsgálja a feltételeket: incoterm, megnevezett kikötő, tűrések, szerszámköltségek, fizetési ütemezés. Mi magunk nem beszélünk kínaiul, és pontosan ezért létezik ez a csapat: közvetlenül kommunikál a gyárral, árnyalatnyi veszteség nélkül, és aláírás előtt szigorítja a feltételeket.

A legtöbb esetben nem fizet díjakat: Ön megnyit egy ügyiratot, mi tárgyaljuk az árut az Ön nevében, és jutalékot számolunk fel a gyári értéke után. Az árajánlat átnézése, az eladó ellenőrzése és a be-rakodás előtti vizsgálat a standard folyamat része, az első proformától a kereskedelmi számláig.