Handelsfactuur bij import: verplichte vermeldingen voor de douane

De handelsfactuur is het document dat door de verkoper, de fabriek of de Chinese handelaar wordt uitgegeven op naam van de koper, zodra de verkoop is gesloten en de goederen zijn verzonden. In tegenstelling tot de proforma stelt zij een echte transactie vast: zij bevat definitieve hoeveelheden en prijzen, geen schatting.

Bij aankomst in de Europese Unie is dit het document dat de aangever, de importeur zelf of zijn expediteur, voegt bij de douaneaangifte die op het Enig Document (ED) wordt ingediend. De douaneautoriteiten gebruiken het om de aard van de goederen, hun aangegeven oorsprong en vooral de waarde waarop de rechten en de invoer-btw worden berekend, te controleren.

Naast de algemene vermeldingen die de btw-regelgeving aan elke factuur oplegt (volledige identiteit van verkoper en koper, factuurnummer en datum, omschrijving van de verrichting), moet een factuur bestemd voor inklaring in de Europese Unie extra elementen bevatten, specifiek voor de internationale handel. Een vage productomschrijving, van het generieke type dat rechtstreeks uit de leverancierscatalogus is overgenomen, is een van de eerste oorzaken van blokkering bij de douane.

De factuur moet consistent blijven met de andere verzenddocumenten, met name de paklijst en het connossement of de luchtvrachtbrief: een verschil in hoeveelheid of waarde tussen deze documenten volstaat om een controle uit te lokken.

De douanewaarde is een van de drie pijlers van de invoerbelasting, samen met de tariefindeling en de oorsprong. De referentiemethode, de transactiewaarde, gaat uit van de werkelijk betaalde of te betalen prijs voor de goederen die voor uitvoer naar de Europese Unie zijn verkocht, zoals vermeld op de handelsfactuur. Artikel 70 van het douanewetboek van de Unie (verordening EU 952/2013) legt dit beginsel vast.

Deze prijs volstaat niet altijd om de uiteindelijke douanewaarde te verkrijgen. Artikel 71 verplicht om bepaalde elementen toe te voegen als die nog niet in de gefactureerde prijs zijn begrepen: verkoopcommissies, verpakking, vervoer en verzekering tot de plaats van binnenkomst in de Unie, laden en behandeling, royalty's verbonden aan de goederen. Artikel 72 staat omgekeerd toe bepaalde kosten na invoer af te trekken, zoals binnenlands vervoer of montage die na aankomst van de goederen worden uitgevoerd.

De gekozen incoterm bepaalt rechtstreeks wat moet worden toegevoegd. Bij EXW draagt de koper het vervoer vanaf de fabriek: de volledige vracht en verzekering tot aan de grens van de Unie komt bovenop de gefactureerde prijs om de douanewaarde te verkrijgen. Bij FOB komen alleen het hoofdzeevervoer of luchtvervoer en de bijbehorende verzekering erbij. Bij DDP omvat de gefactureerde prijs al het vervoer tot bestemming: het grootste deel van het aanpassingswerk vervalt, maar de importeur moet dan controleren of de verkoper het gedeelte vervoer na binnenkomst in de Unie, dat kan worden afgetrokken, correct heeft geïsoleerd.

De proformafactuur is een voorbereidend document, verstuurd vóór de verkoop, dat op een factuur lijkt maar de koper juridisch niet verbindt tot betaling: zij dient om een aanbod te formaliseren, een interne goedkeuring of een bankgarantie te verkrijgen, of een aanvraag voor een invoervergunning voor te bereiden. Zij kan tot het moment van de definitieve bestelling worden gewijzigd.

De handelsfactuur wordt daarentegen opgesteld zodra de goederen zijn verzonden: zij stelt vast wat werkelijk is verkocht en dient als boekhoudkundig en douanebewijs. Het gebruik van een proforma als enig bewijsstuk bij de inklaring leidt tot weigering of vertraging, aangezien de proforma niet de bewijskracht van een definitieve factuur heeft.

Een derde geval doet zich voor bij zendingen zonder handelstransactie, gratis monsters, retourzendingen voor reparatie, geleend materiaal: de juiste vermelding is noch handelsfactuur noch proforma, maar een document dat de afwezigheid van betaling en de waarde die uitsluitend voor douanedoeleinden wordt gehanteerd, aangeeft. Dit verwarren met een proforma is een veelvoorkomende oorzaak van blokkering.

De handelsfactuur en de paklijst, of colissagelijst, beantwoorden aan twee verschillende behoeften en vervangen elkaar nooit. De factuur bevat de waarden: eenheidsprijs, totale waarde, munteenheid, betalingsvoorwaarden. De paklijst bevat de fysieke inhoud van de zending: aantal colli, netto- en brutogewicht, afmetingen, verdeling van de referenties per doos.

Beide documenten moeten strikt consistent blijven, dezelfde referenties, dezelfde totale hoeveelheden. Een verschil tussen de gefactureerde hoeveelheid en de in de colli vermelde hoeveelheid is een van de meest voorkomende oorzaken van fysieke controle van de goederen.

Bepaalde fouten komen regelmatig terug in importdossiers vanuit China, vaak omdat de factuur door de fabriek wordt opgesteld zonder kennis van de Europese douanegebruiken. Ze vóór verzending corrigeren kost enkele e-mailwisselingen; ze na aankomst van de container corrigeren kost dagen stilstand en opslagkosten.

Onderfacturering bestaat uit het aangeven van een lagere waarde dan de werkelijk betaalde prijs, om de douanerechten en de invoer-btw te verlagen. Dit is fraude in de zin van het douanewetboek van de Unie: de aangegeven waarde moet altijd overeenkomen met de werkelijk betaalde prijs, met inbegrip van de toe te voegen elementen, ongeacht welke factuur bij de inklaring wordt overgelegd.

Een onnauwkeurige omschrijving van de inhoud of een proforma die ten onrechte als definitief waardedocument wordt gepresenteerd, kan in de praktijk leiden tot een dergelijke onderwaardering, al dan niet opzettelijk. Deze praktijken stellen de importeur, zelfs te goeder trouw, bloot aan naheffing van ontdoken rechten, aan boetes en, in de ernstigste gevallen, aan inbeslagname van de goederen.

Sorva is een handels- en bemiddelingskantoor tussen Europa en China, met een Chineessprekend team in Guangzhou en een team in Parijs. Wanneer wij de goederen voor uw rekening kopen en geleverd doorverkopen, stellen wij een facturering op die consistent is met de gekozen incoterm en de door de Europese douane verwachte documentatie: nauwkeurige omschrijving, tariefcode, oorsprong, waarde afgestemd op de paklijst.

Voordat een bestelling wordt aangegaan, kan ons team de door een fabriek verzonden factuur of proforma nalezen en ontbrekende of dubbelzinnige vermeldingen signaleren voordat ze bij aankomst een blokkade worden. Voor een groter project, van de leverancierskeuze tot de levering bij u, omvat de formule die het volledige dossier dekt, deze documentcontrole vooraf aan elke verzending.