Faktura handlowa importowa: dane obowiązkowe dla urzędu celnego

Faktura handlowa to dokument wystawiany przez sprzedawcę, czyli chińską fabrykę lub firmę handlową, na rzecz kupującego, po zawarciu transakcji i wysyłce towaru. W przeciwieństwie do proformy, potwierdza rzeczywistą transakcję: zawiera ostateczne ilości i ceny, a nie szacunki.

Po przybyciu do Unii Europejskiej to właśnie ten dokument zgłaszający, czyli sam importer lub jego spedytor, dołącza do zgłoszenia celnego składanego na jednolitym dokumencie administracyjnym (SAD). Organy celne wykorzystują go do sprawdzenia rodzaju towarów, zadeklarowanego pochodzenia oraz, przede wszystkim, wartości, od której naliczane są cło i VAT importowy.

Oprócz danych ogólnych, wymaganych na każdej fakturze przez przepisy o VAT (pełne dane sprzedawcy i kupującego, numer i data faktury, opis transakcji), faktura przeznaczona do odprawy celnej w Unii Europejskiej musi zawierać dodatkowe elementy, właściwe dla handlu międzynarodowego. Niejasny opis produktu, w postaci ogólnikowej nazwy przejętej z katalogu dostawcy, to jedna z najczęstszych przyczyn zatrzymania na granicy celnej.

Faktura musi być spójna z pozostałymi dokumentami przesyłki, w szczególności ze specyfikacją przesyłki (packing listą) oraz konosamentem lub lotniczym listem przewozowym: rozbieżność w ilości lub wartości między tymi dokumentami wystarczy, by wywołać kontrolę.

Wartość celna to jeden z trzech filarów opodatkowania importu, obok klasyfikacji taryfowej i pochodzenia. Metoda referencyjna, zwana wartością transakcyjną, wychodzi od ceny faktycznie zapłaconej lub należnej za towar sprzedawany na eksport do Unii Europejskiej, tak jak widnieje na fakturze handlowej. Zasadę tę ustanawia artykuł 70 unijnego kodeksu celnego (rozporządzenie UE 952/2013).

Sama ta cena nie zawsze wystarcza do ustalenia ostatecznej wartości celnej. Artykuł 71 nakazuje doliczyć do niej pewne elementy, jeśli nie są już uwzględnione w cenie fakturowej: prowizje od sprzedaży, opakowanie, transport i ubezpieczenie do miejsca wprowadzenia na obszar Unii, załadunek i przeładunek, opłaty licencyjne związane z towarem. Artykuł 72 pozwala z kolei odliczyć niektóre koszty poniesione po imporcie, takie jak transport wewnętrzny czy montaż wykonany po przybyciu towaru.

Wybrany Incoterm bezpośrednio określa, co należy doliczyć. Przy EXW kupujący ponosi koszty transportu już od fabryki: do ceny fakturowej trzeba doliczyć cały fracht i ubezpieczenie aż do granicy Unii, aby uzyskać wartość celną. Przy FOB doliczany jest jedynie główny transport morski lub lotniczy oraz związane z nim ubezpieczenie. Przy DDP cena fakturowa obejmuje już transport do miejsca przeznaczenia: większość pracy związanej z korektą znika, ale importer musi wtedy sprawdzić, czy sprzedawca rzeczywiście wyodrębnił część transportu przypadającą po wjeździe na obszar Unii, którą można odliczyć.

Faktura proforma to dokument przygotowawczy, wysyłany przed sprzedażą, który przypomina fakturę, ale prawnie nie zobowiązuje kupującego do zapłaty: służy do sformalizowania oferty, uzyskania wewnętrznej zgody lub gwarancji bankowej, albo do przygotowania wniosku o licencję importową. Może być zmieniana aż do momentu złożenia ostatecznego zamówienia.

Faktura handlowa jest natomiast wystawiana po wysyłce towaru: potwierdza, co faktycznie zostało sprzedane, i służy jako dokument księgowy oraz celny. Użycie proformy jako jedynego dokumentu potwierdzającego przy odprawie celnej naraża na odmowę lub opóźnienie, ponieważ proforma nie ma mocy dowodowej faktury ostatecznej.

Trzeci przypadek dotyczy przesyłek bez transakcji handlowej: bezpłatnych próbek, zwrotów do naprawy, wypożyczonego sprzętu. Właściwym dokumentem nie jest ani faktura handlowa, ani proforma, lecz dokument wskazujący brak płatności oraz wartość przyjętą wyłącznie do celów celnych. Pomylenie go z proformą to częsta przyczyna zatrzymania przesyłki.

Faktura handlowa i packing lista, czyli specyfikacja przesyłki, odpowiadają na dwie różne potrzeby i nigdy się wzajemnie nie zastępują. Faktura zawiera wartości: cenę jednostkową, wartość całkowitą, walutę, warunki płatności. Packing lista opisuje fizyczną zawartość przesyłki: liczbę paczek, wagę netto i brutto, wymiary, podział pozycji na poszczególne kartony.

Oba dokumenty muszą być ze sobą ściśle spójne: te same pozycje, te same łączne ilości. Rozbieżność między ilością wskazaną na fakturze a ilością wymienioną w paczkach to jedna z najczęstszych przyczyn fizycznej kontroli towaru.

Niektóre błędy powtarzają się regularnie w dokumentacji importowej z Chin, często dlatego, że fakturę wystawia fabryka nieznająca europejskich zwyczajów celnych. Poprawienie ich przed wysyłką kosztuje kilka wymian e-maili; poprawianie ich po przybyciu kontenera kosztuje dni przestoju i opłaty za magazynowanie.

Zaniżanie wartości na fakturze polega na deklarowaniu wartości niższej niż faktycznie zapłacona cena, w celu obniżenia cła i VAT importowego. Jest to oszustwo w rozumieniu unijnego kodeksu celnego: zadeklarowana wartość musi zawsze odpowiadać faktycznie zapłaconej cenie, wraz z elementami podlegającymi doliczeniu, niezależnie od faktury przedstawionej przy odprawie.

Niedokładny opis zawartości lub proforma błędnie przedstawiona jako dokument o wartości ostatecznej mogą w praktyce prowadzić do takiego zaniżenia wartości, celowego lub nie. Takie praktyki narażają importera, nawet działającego w dobrej wierze, na dodatkowe naliczenie uchylonych należności, kary finansowe, a w najpoważniejszych przypadkach na zajęcie towaru.

Sorva to dom maklerski i handlowy działający między Europą a Chinami, z zespołem mówiącym po chińsku w Guangzhou oraz zespołem w Paryżu. Kiedy kupujemy towar na Twój rachunek i odsprzedajemy go dostarczony, przygotowujemy fakturowanie spójne z przyjętym Incotermem oraz dokumentacją wymaganą przez europejski urząd celny: precyzyjny opis, kod taryfowy, pochodzenie, wartość zgodna z packing listą.

Przed złożeniem zamówienia nasz zespół może sprawdzić fakturę lub proformę przesłaną przez fabrykę i wskazać brakujące lub niejasne dane, zanim staną się przyczyną zatrzymania przesyłki po przyjeździe. Dla większego projektu, od wyboru dostawcy aż po dostawę do Ciebie, oferta obejmująca całość sprawy zawiera tę weryfikację dokumentacji przed każdą wysyłką.