GPSR-verordening 2023/988: verplichtingen van de importeur

Verordening (EU) 2023/988 betreffende de algemene productveiligheid, vaak afgekort tot GPSR, vervangt richtlijn 2001/95/EG en is van toepassing sinds 13 december 2024. Ze regelt consumentenproducten wanneer geen enkele Europese harmonisatietekst hun veiligheid regelt. Kaarsen, meubilair, textiel, vrijetijdsartikelen: een groot deel van de import uit China valt binnen dit toepassingsgebied.

De GPSR vervangt de productrichtlijnen niet. Valt uw artikel onder een harmonisatietekst, bijvoorbeeld de speelgoedrichtlijn 2009/48/EG of de radioapparatuurrichtlijn 2014/53/EU, dan hebben deze teksten voorrang. De verordening komt dan aanvullend tussenbeide, voor de risico's die deze teksten niet behandelen. Dit onderscheid wordt per product beslist, en het wordt beslist vóór de bestelling, niet na de inklaring.

Voor een koper komt de verandering neer op twee punten: er rusten voortaan expliciete verplichtingen op de importeur, en verkoop op afstand door verkopers gevestigd buiten de Europese Unie wordt uitdrukkelijk beoogd. Ook tweedehands en gereviseerde producten vallen binnen het toepassingsgebied.

De verordening beoogt producten die aan consumenten ter beschikking worden gesteld, of die door hen kunnen worden gebruikt, ongeacht of ze nieuw, tweedehands of gereviseerd zijn. Bepaalde producten ontsnappen aan dit algemene kader: geneesmiddelen, levensmiddelen of cosmetica, gedekt door hun eigen regime, blijven onder hun eigen teksten vallen.

De eerst te beslechten vraag: valt uw product onder een harmonisatietekst? Zonder specifieke tekst is de GPSR van rechtswege van toepassing. De fabrikant moet dan een interne risicoanalyse uitvoeren en technische documentatie voorbereiden die het product en de potentiële gevaren ervan dekt. Veel Chinese fabrieken ontdekken deze eis pas op de dag dat een koper ze opeist.

Een vaak voorkomend geval in sourcing: het product valt onder beide regimes tegelijk. Een meubel met geïntegreerde verlichting, een vrijetijdsartikel met een motor, een decoratieve lamp: het deel dat onder een productrichtlijn valt, volgt zijn eigen tekst, de rest hangt van de GPSR af. Het exacte toepassingsgebied wordt bij gevoelige producten met een conformiteitsspecialist gecontroleerd.

Importeert u op eigen naam, onder uw EORI-nummer, dan bent u de importeur in de zin van de verordening. Vóór u het product op de markt brengt, moet u controleren dat de fabrikant zijn risicoanalyse heeft uitgevoerd en zijn technische documentatie heeft samengesteld, dat het product zijn identiteit en gegevens draagt, en dat de veiligheidsinstructies en -waarschuwingen voorkomen in de talen die de lidstaat van verkoop vereist.

De verordening vereist ook dat u uw gegevens als importeur op het product aanbrengt, en als dat onmogelijk blijkt, op de verpakking, de zending of een bijgevoegd document. Vervolgens moet u samenwerken met de markttoezichtautoriteiten als een risico opduikt: documenten leveren, corrigerende maatregelen nemen, informeren. Deze eisen worden in het bestek opgenomen vóór de productie, niet op de dag van verlading.

Een GPSR-dossier voor een product buiten een harmonisatietekst omvat minstens de risicoanalyse, de productbeschrijving, de nuttige tests en bewijsstukken, en de voor de consument bestemde instructies. De fabrikant bewaart deze elementen en stelt ze ter beschikking van de autoriteiten; de importeur moet ze zonder uitstel kunnen verkrijgen.

Gebrekkige dossiers lijken op elkaar: een risicoanalyse overgeschreven van een generiek model, tests uitgevoerd volgens Chinese GB-normen zonder verband met de Europese praktijk, instructies in het Engels terwijl het verkoopland Frans vereist. Deze gebreken worden opgespoord vóór de productie. Een referentiemonster en een inspectie voor verlading vervolledigen de controle van het werkelijke product.

Bewaar het geheel samen met uw commercieel dossier: factuur, proforma, sleutelcorrespondentie. Bij een controle maken de snelheid en de samenhang van het antwoord deel uit van de geloofwaardigheid van het dossier.

Voor elk buiten de Unie vervaardigd product vereist de GPSR een in de Unie gevestigde verantwoordelijke persoon. Diens naam en gegevens staan op het product, de verpakking, de zending of een bijgevoegd document. Zonder deze persoon kan het product niet op de markt worden gebracht, ook niet via verkoop op afstand vanuit een derde land.

De importeur kan deze rol op zich nemen, net zoals de fabrikant een in de Unie gevestigde gemachtigde kan aanwijzen. Veel kopers ontdekken deze eis pas bij een douanecontrole. Ze wordt echter vooraf geregeld: de verantwoordelijke persoon aanwijzen in het koopcontract, controleren dat diens gegevens op de goederen verschijnen, en de fabriek uitleggen dat dit punt niet onderhandelbaar is.

Online verkopers die buiten de Unie zijn gevestigd en rechtstreeks aan Europese consumenten verkopen, worden eveneens beoogd. De marktplaatsen moeten het bestaan van de verantwoordelijke persoon en de gegevens van de marktdeelnemer controleren voordat ze het product opnemen.

De verordening versterkt de waarschuwingskanalen. De marktdeelnemers melden gevaarlijke producten en ernstige ongevallen aan de autoriteiten via het Safety Business Gateway, het door de tekst ingestelde uniek portaal. De waarschuwingen en terugroepingen worden gepubliceerd op Safety Gate, het snelle waarschuwingssysteem van de Unie, publiek toegankelijk. Een terugroeping wordt dus zichtbaar voor zowel uw klanten als uw concurrenten.

Bij een terugroeping heeft de consument recht op herstel: reparatie van het product, vervanging of terugbetaling. Het markttoezicht steunt bovendien op verordening (EU) 2019/1020, die de onderzoeksbevoegdheden van de nationale autoriteiten versterkt. De sancties worden door elke lidstaat vastgelegd.

Een terugroeping vertaalt zich in retouren, terugtrekkingen en crisiscommunicatie: allemaal vermijdbare kosten met controles die vooraf worden uitgevoerd, wanneer de bestelling nog aanpasbaar is.

Sorva is een makelaars- en sourcinghuis gevestigd in Guangzhou, met een Chineessprekend team ter plaatse. Op het vlak van de GPSR komen wij tussen vóór de bestelling: wij beslechten samen met u het toepasselijke regime, wij laten de fabriek de risicoanalyse, de technische documentatie en de veiligheidsinstructies eisen, en vervolgens controleren wij de samenhang tussen het werkelijke product, de traceerbaarheid en het dossier. Ons Chineessprekende team in Guangzhou stuurt deze uitwisselingen in het Chinees aan bij de fabrieken, wat misverstanden voorkomt over eisen die veel fabrieken nog ontdekken.

In de meeste gevallen betaalt u geen honorarium: u opent een dossier bij ons, wij onderhandelen de goederen voor u en wij nemen een commissie op de waarde af fabriek.