Uvoz kozmetike iz Kitajske v EU: CPNP in odgovorna oseba

Uredba (ES) št. 1223/2009 z dne 30. novembra 2009 o kozmetičnih izdelkih je enotni predpis, ki ureja izdelavo, oceno varnosti in označevanje vsakega kozmetičnega izdelka, danega na voljo na trgu Evropske unije, njena najnovejša prečiščena različica pa je z dne 1. septembra 2025. Uporablja se enako za izdelek, izdelan v državi članici, in za izdelek, izdelan na Kitajskem in nato uvožen: poreklo ne spreminja obveznosti, dodaja le en korak, določitev zastopnika s sedežem v Uniji.

Deklarirani cilj predpisa je visoka raven zaščite zdravja ljudi. Kitajski proizvajalec, ki že prodaja na svojem domačem trgu, privzeto nima nobenega od teh dokumentov: ti se pripravijo posebej za Evropsko unijo, izdelek za izdelkom.

Odgovorna oseba je subjekt s sedežem v Evropski uniji, ki pred organi odgovarja za skladnost kozmetičnega izdelka z uredbo 1223/2009. Brez nje kozmetični izdelek, izdelan zunaj Unije, ne sme biti zakonito dan na evropski trg, ne glede na dejansko kakovost izdelka.

To vlogo lahko prevzame proizvajalec sam, če ima subjekt v EU, uvoznik, pisno pooblaščeni zastopnik proizvajalca zunaj EU, ali distributer, ki izdelek trži pod svojim imenom ali blagovno znamko. Dogovor, ki določa odgovorno osebo, mora biti pisen in shranjen, saj je del dokumentacije, ki jo lahko organi zahtevajo ob nadzoru.

Kitajska tovarna te vloge ne more opravljati s Kitajske: nima sedeža v Uniji. To vlogo mora pred prvo prodajo prevzeti evropski uvoznik ali zastopnik, ki ga ta določi.

Prijava CPNP je obvezna elektronska vložitev informacij o kozmetičnem izdelku na evropskem portalu Cosmetic Product Notification Portal pred njegovim prvim dajanjem na voljo na trgu Unije. Člen 13 uredbe 1223/2009 določa, kaj mora odgovorna oseba tam navesti: kategorijo izdelka, ime in naslov odgovorne osebe, državo porekla v primeru uvoza, državo članico prve prodaje na trgu, kontaktne podatke za nujne primere, prisotnost nanomaterialov, prisotnost snovi, razvrščenih kot rakotvorne, mutagene ali strupene za razmnoževanje.

Točka, ki jo pogosto napačno razumejo, gre v prid kupcu: ena sama prijava CPNP pokriva celoten trg Evropske unije, brez dodatnih nacionalnih prijav po posameznih državah. Logika pa se spremeni, takoj ko isti izdelek zamenja blagovno znamko ali trgovsko ime: distributer, ki prevzame že prijavljen kozmetični izdelek pod eno znamko, vendar ga preimenuje ali nanj namesti svojo znamko, se sam šteje za odgovorno osebo in mora opraviti svojo prijavo, ločeno od prijave prvotnega proizvajalca ali uvoznika.

Prijava se opravi pred dajanjem na trg, nikoli po njem: izdelek, prodan brez prijave CPNP, je v kršitvi že pri prvi prodani enoti.

Dosje z informacijami o izdelku, ali DIP, je zbirka dokumentacije, ki jo mora odgovorna oseba pripraviti za vsak kozmetični izdelek in jo deset let po dajanju na trg zadnje izdelane serije hraniti na voljo organom. Vsebuje opis izdelka, njegovo kakovostno in količinsko sestavo, metode izdelave, dokaze o zatrjevanem učinku in predvsem poročilo o varnosti kozmetičnega izdelka, pogosto imenovano z angleško kratico CPSR.

CPSR sestavljata dva ločena dela. Del A zbira surove podatke: kakovostno in količinsko sestavo, fizikalno-kemijske lastnosti in stabilnost, mikrobiološko kakovost, nečistoče in sledi, informacije o embalažnem materialu. Del B je dejanska ocena, presoja tveganja na podlagi teh podatkov, ki jo pripravi in podpiše usposobljen ocenjevalec varnosti.

Ta usposobljenost ni prepuščena presoji uvoznika: člen 10 uredbe 1223/2009 zahteva diplomo ali univerzitetno izobrazbo s področja farmacije, toksikologije, medicine ali podobne stroke, ali izobrazbo, ki jo država članica prizna kot enakovredno.

Člen 19 uredbe 1223/2009 določa seznam navedb, ki morajo biti na posodi in embalaži kozmetičnega izdelka, v neizbrisnih, lahko čitljivih in vidnih znakih. O teh navedbah se s tovarno ni mogoče dogovarjati: veljajo ne glede na državo izdelave.

Nazivna vsebina se navede v teži ali prostornini ob polnjenju, razen za izdelke pod 5 gramov ali 5 mililitrov, brezplačne vzorce in enkratne odmerke. Datum minimalnega roka trajanja je obvezen, dokler trajanje ne presega trideset mesecev, v obliki mesec in leto ali dan, mesec in leto, pred njim pa simbol iz priloge VII ali ustrezna navedba. Nad trideset meseci ga nadomesti simbol roka uporabe po odprtju, odprta lončka, skupaj z navedbo trajanja v mesecih ali letih.

Seznam sestavin, pred katerim stoji izraz INGREDIENTS, je naveden v padajočem vrstnem redu glede na težo; pod koncentracijo 1 % je vrstni red poljuben. Imena morajo slediti nomenklaturi baze COSING, nanomaterial pa se označi z oznako [nano], pripeto k njegovemu imenu.

Prevzem obstoječe formule kitajske tovarne za prodajo pod lastno znamko ostaja pogosta pot za lansiranje kozmetične linije brez razvoja cele formule. Splošna logika tega modela je podrobno opisana v našem članku o lastni znamki in private labelu; pri kozmetiki pa naleti na posebno omejitev uredbe 1223/2009: menjava znamke ali trgovskega imena vas naredi za polnopravno odgovorno osebo, z lastno prijavo CPNP in lastnim DIP, tudi če ostajata formula in proizvajalec enaka kot pri izdelku, ki se že prodaja drugje v Uniji.

To pravilo ima neposredno posledico za časovnico: prijava konkurenta, ki prodaja isti izdelek pod drugo znamko, vas ne razbremeni ničesar. Vsaka znamka nosi svojo odgovornost, razen ob izrecnem dogovoru z imetnikom obstoječe prijave, da se nanjo sklicujete.

Embalaža si zasluži ločeno pozornost: poleg označevanja, ki ga predpisuje uredba o kozmetiki, dajanje embalaže na trg sproža ločene obveznosti razširjene odgovornosti proizvajalca, značilne za vsako državo članico, ki se dodajajo uredbi 1223/2009, ne da bi jo nadomestile.

Sorva je posredniška in nabavna hiša, dejavna med Evropo in Kitajsko. Naša kitajsko govoreča ekipa v Guangzhouju poišče in preveri kozmetične tovarne, sposobne priskrbeti tehnično dokumentacijo, potrebno za vaš dosje, formulo, embalažne materiale, proizvodne postopke, medtem ko naš oddelek za študije pripravi študijo regulativne skladnosti in tehnično dokumentacijo izdelka, ki napajata DIP vaše odgovorne osebe.

V večini primerov za iskanje dobavitelja ne plačate honorarja: odprete dosje pri nas, mi za vas pogajamo o blagu in vzamemo provizijo od njegove vrednosti franko tovarna. Študija regulativne skladnosti in tehnična dokumentacija izdelka se zaračunata ločeno, pred proizvodnjo, da se vaša prijava zavaruje, preden se naročilo potrdi.