Importera kosmetika från Kina till EU: CPNP och ansvarig person

Förordning (EG) nr 1223/2009 av den 30 november 2009 om kosmetiska produkter är den enda text som reglerar tillverkning, säkerhetsbedömning och märkning av all kosmetisk produkt som tillhandahålls på Europeiska unionens marknad, dess senaste konsoliderade version daterad den 1 september 2025. Den gäller på samma sätt för en produkt tillverkad i en medlemsstat som för en produkt tillverkad i Kina och sedan importerad: ursprunget förändrar inte skyldigheterna, det lägger bara till ett steg, utnämningen av en representant etablerad inom unionen.

Textens uttalade mål är en hög skyddsnivå för människors hälsa. En kinesisk tillverkare som redan säljer på sin inhemska marknad har inte automatiskt tillgång till någon av dessa handlingar: de byggs upp specifikt för Europeiska unionen, produkt för produkt.

Den ansvariga personen är den enhet etablerad i Europeiska unionen som inför myndigheterna svarar för att en kosmetisk produkt uppfyller förordning 1223/2009. Utan denna person kan en kosmetisk produkt tillverkad utanför unionen inte lagligen släppas ut på den europeiska marknaden, oavsett produktens faktiska kvalitet.

Denna funktion kan innehas av tillverkaren själv om denne har en enhet inom EU, av importören, av ett ombud utsett skriftligen av tillverkaren utanför EU, eller av en distributör som marknadsför produkten under sitt eget namn eller sitt eget varumärke. Avtalet som utser den ansvariga personen måste vara skriftligt och behållas, det ingår i de handlingar som myndigheterna kan begära vid en kontroll.

En kinesisk fabrik kan inte uppfylla denna funktion från Kina: den är inte etablerad inom unionen. Det är alltså den europeiska importören, eller ett ombud som denne utser, som ska ta på sig denna roll före den första försäljningen.

CPNP-anmälan är den obligatoriska inlämningen, på elektronisk väg via den europeiska portalen Cosmetic Product Notification Portal, av uppgifter om en kosmetisk produkt före dess första tillhandahållande på unionens marknad. Artikel 13 i förordning 1223/2009 fastställer vad den ansvariga personen ska ange där: produktkategori, den ansvariga personens namn och adress, ursprungsland vid import, den medlemsstat där produkten först släpps ut på marknaden, kontaktuppgifter vid nödsituation, förekomst av nanomaterial, förekomst av ämnen klassificerade som cancerframkallande, mutagena eller reproduktionstoxiska.

En punkt som ofta missförstås talar till köparens fördel: en enda CPNP-anmälan täcker hela Europeiska unionens marknad, utan ytterligare nationell anmälan land för land. Logiken förändras däremot så snart samma produkt byter varumärke eller handelsnamn: en distributör som tar över en kosmetisk produkt som redan anmälts under ett varumärke, men byter namn på den eller sätter sitt eget varumärke på den, betraktas i sin tur som ansvarig person och måste göra sin egen anmälan, skild från tillverkarens eller den ursprungliga importörens.

Anmälan görs innan produkten släpps ut på marknaden, aldrig efteråt: en produkt som säljs utan CPNP-anmälan bryter mot reglerna redan från den första sålda enheten.

Produktinformationsdokumentationen, eller PIF, är den samling handlingar som den ansvariga personen måste upprätta för varje kosmetisk produkt och hålla tillgänglig för myndigheterna i tio år efter det att det sista tillverkade partiet släppts ut på marknaden. Den samlar produktbeskrivningen, dess kvalitativa och kvantitativa formel, tillverkningsmetoderna, bevis för påstådd effekt, och framför allt rapporten om den kosmetiska produktens säkerhet, ofta kallad med sin engelska förkortning CPSR.

CPSR består av två separata delar. Del A samlar rådata: kvalitativ och kvantitativ sammansättning, fysikalisk-kemiska egenskaper och stabilitet, mikrobiologisk kvalitet, föroreningar och spårämnen, information om förpackningsmaterialet. Del B är själva bedömningen, riskvärderingen som dras av dessa data, utarbetad och undertecknad av en kvalificerad säkerhetsbedömare.

Denna kvalifikation lämnas inte till importörens fria bedömning: artikel 10 i förordning 1223/2009 kräver en examen eller en universitetsutbildning i farmaci, toxikologi, medicin eller liknande ämne, eller en utbildning som av en medlemsstat erkänns som likvärdig.

Artikel 19 i förordning 1223/2009 fastställer listan över de uppgifter som ska finnas på behållaren och förpackningen till en kosmetisk produkt, i outplånlig, lättläst och synlig text. Dessa uppgifter förhandlas inte med fabriken: de gäller oavsett tillverkningsland.

Nominellt innehåll anges i vikt eller volym vid tidpunkten för förpackning, utom för produkter under 5 gram eller 5 milliliter, gratis varuprover och engångsdoser. Datumet för minsta hållbarhet är obligatoriskt så länge hållbarheten inte överstiger trettio månader, i formen månad och år eller dag, månad och år, föregånget av symbolen som anges i bilaga VII eller motsvarande text. Efter trettio månader ersätts det av symbolen för tid efter öppnande, en öppnad burk, tillsammans med en varaktighet i månader eller år.

Ingredienslistan, föregången av termen INGREDIENTS, presenteras i fallande viktordning; under 1 procents koncentration är ordningen valfri. Namnen ska följa nomenklaturen i databasen Cosing, och ett nanomaterial anges med tillägget [nano] direkt efter namnet.

Att ta över en befintlig formel från en kinesisk fabrik för att sälja den under sitt eget varumärke, som vitmärkt produkt, är fortfarande en vanlig väg för att lansera ett kosmetiksortiment utan att utveckla en hel formel. Modellens allmänna logik beskrivs i vår artikel om vitmärkning och private label; på kosmetiksidan möter den ett specifikt krav i förordning 1223/2009: att byta varumärke eller handelsnamn gör dig till en fullvärdig ansvarig person, med din egen CPNP-anmälan och din egen PIF, även om formeln och tillverkaren förblir desamma som för en produkt som redan säljs någon annanstans i unionen.

Denna regel har en direkt konsekvens för tidsplanen: en konkurrents anmälan av samma produkt under ett annat varumärke befriar dig inte från något. Varje varumärke bär sitt eget ansvar, om det inte finns ett uttryckligt avtal med innehavaren av en befintlig anmälan om att hänvisa till den.

Förpackningen förtjänar särskild uppmärksamhet: utöver den märkning som föreskrivs av kosmetikaförordningen medför utsläppandet av en förpackning på marknaden separata skyldigheter kring producentansvar, specifika för varje medlemsstat, som läggs till förordning 1223/2009 utan att ersätta den.

Sorva är ett mäklar- och sourcinghus verksamt mellan Europa och Kina. Vårt kinesisktalande team i Guangzhou identifierar och kontrollerar de kosmetikfabriker som kan tillhandahålla den tekniska dokumentation som behövs för ditt ärende, formel, förpackningsmaterial, tillverkningsprocesser, medan vår studieavdelning ramar in regelefterlevnadsstudien och den tekniska produktdokumentationen som utgör underlag för din ansvariga persons PIF.

I de flesta fall betalar du inga arvoden för leverantörssökningen: du öppnar ett ärende hos oss, vi förhandlar fram varorna åt dig och tar en provision på deras värde fritt fabrik. Regelefterlevnadsstudien och den tekniska produktdokumentationen faktureras separat, före produktionen, för att säkra din anmälan innan beställningen läggs.