Importar cosméticos da China para a UE: CPNP e pessoa responsável

O regulamento (CE) n.º 1223/2009, de 30 de novembro de 2009, relativo aos produtos cosméticos, é o texto único que enquadra o fabrico, a avaliação da segurança e a rotulagem de qualquer produto cosmético disponibilizado no mercado da União Europeia, com a sua versão consolidada mais recente datada de 1 de setembro de 2025. Aplica-se da mesma forma a um produto fabricado num Estado-membro e a um produto fabricado na China e depois importado: a origem em nada altera as obrigações, apenas acrescenta uma etapa, a designação de um representante estabelecido na União.

O objetivo declarado do texto é um nível elevado de proteção da saúde humana. Um fabricante chinês que já vende no seu mercado interno não dispõe de nenhum destes documentos por defeito: constroem-se especificamente para a União Europeia, produto a produto.

A pessoa responsável é a entidade estabelecida na União Europeia que responde, perante as autoridades, pela conformidade de um cosmético com o regulamento 1223/2009. Sem ela, um cosmético fabricado fora da União não pode legalmente ser colocado no mercado europeu, seja qual for a qualidade real do produto.

Esta função pode ser exercida pelo próprio fabricante, se dispuser de uma entidade na UE, pelo importador, por um mandatário designado por escrito pelo fabricante fora da UE, ou por um distribuidor que comercializa o produto sob o seu próprio nome ou a sua própria marca. O acordo que designa a pessoa responsável deve ser escrito e conservado, fazendo parte dos elementos que as autoridades podem exigir em caso de controlo.

Uma fábrica chinesa não desempenha esta função a partir da China: não está estabelecida na União. Cabe, portanto, ao importador europeu, ou a um mandatário que este designe, assumir este papel antes da primeira venda.

A notificação CPNP é o depósito obrigatório, por via eletrónica no portal europeu Cosmetic Product Notification Portal, das informações de um cosmético antes da sua primeira disponibilização no mercado da União. O artigo 13.º do regulamento 1223/2009 fixa o que a pessoa responsável deve aí indicar: categoria do produto, nome e morada da pessoa responsável, país de origem em caso de importação, Estado-membro onde o produto é colocado no mercado em primeiro lugar, contacto de emergência, presença de nanomateriais, presença de substâncias classificadas como cancerígenas, mutagénicas ou tóxicas para a reprodução.

Um aspeto muitas vezes mal compreendido joga a favor do comprador: uma única notificação CPNP cobre todo o mercado da União Europeia, sem notificação nacional adicional país a país. Em contrapartida, a lógica muda assim que o mesmo produto muda de marca ou de nome comercial: um distribuidor que retoma um cosmético já notificado sob uma marca, mas que o renomeia ou lhe aplica a sua própria marca, é por sua vez considerado uma pessoa responsável e deve efetuar a sua própria notificação, distinta da do fabricante ou do importador de origem.

A notificação faz-se antes da colocação no mercado, nunca depois: um produto vendido sem notificação CPNP está em infração desde a primeira unidade vendida.

O processo de informação sobre o produto, ou DIP, é o conjunto documental que a pessoa responsável deve constituir para cada cosmético e manter à disposição das autoridades durante dez anos após a colocação no mercado do último lote fabricado. Reúne a descrição do produto, a sua fórmula qualitativa e quantitativa, os métodos de fabrico, as provas do efeito reivindicado, e sobretudo o relatório sobre a segurança do produto cosmético, muitas vezes designado pela sua sigla inglesa CPSR.

O CPSR compõe-se de duas partes distintas. A parte A reúne os dados brutos: composição qualitativa e quantitativa, propriedades físico-químicas e estabilidade, qualidade microbiológica, impurezas e vestígios, informações sobre o material de embalagem. A parte B é a avaliação propriamente dita, a apreciação do risco extraída desses dados, redigida e assinada por um avaliador da segurança qualificado.

Esta qualificação não é deixada ao critério do importador: o artigo 10.º do regulamento 1223/2009 exige um diploma ou uma formação universitária em farmácia, toxicologia, medicina ou disciplina semelhante, ou uma formação reconhecida como equivalente por um Estado-membro.

O artigo 19.º do regulamento 1223/2009 fixa a lista das menções que devem aparecer no recipiente e na embalagem de um cosmético, em carateres indeléveis, fáceis de ler e visíveis. Estas menções não se negoceiam com a fábrica: impõem-se seja qual for o país de fabrico.

O conteúdo nominal declara-se em peso ou em volume no momento do acondicionamento, exceto para os produtos com menos de 5 gramas ou 5 mililitros, as amostras gratuitas e as doses unitárias. A data de durabilidade mínima é obrigatória enquanto a durabilidade não exceder trinta meses, sob a forma mês e ano ou dia, mês e ano, precedida do símbolo previsto no anexo VII ou da menção correspondente. Para além de trinta meses, é substituída pelo símbolo do período pós-abertura, um frasco aberto, acompanhado de uma duração em meses ou em anos.

A lista de ingredientes, precedida do termo INGREDIENTS, apresenta-se por ordem decrescente de peso; abaixo de 1% de concentração, a ordem é livre. Os nomes devem seguir a nomenclatura da base COSING, e um nanomaterial assinala-se com a menção [nano] junto ao seu nome.

Retomar uma fórmula existente de uma fábrica chinesa para a vender sob a própria marca, em marca branca, continua a ser uma via corrente para lançar uma gama de cosméticos sem desenvolver uma fórmula inteira. A lógica geral do modelo é detalhada no nosso artigo sobre a marca branca e o private label; no lado da cosmética, encontra uma restrição específica do regulamento 1223/2009: mudar de marca ou de nome comercial torna-o uma pessoa responsável de pleno direito, com a sua própria notificação CPNP e o seu próprio DIP, mesmo que a fórmula e o fabricante permaneçam idênticos aos de um produto já vendido noutro ponto da União.

Esta regra tem uma consequência direta no calendário: a notificação de um concorrente que vende o mesmo produto sob outra marca não o dispensa de nada. Cada marca carrega a sua própria responsabilidade, exceto acordo explícito com o titular de uma notificação existente para a ela se referir.

A embalagem merece uma atenção à parte: para além da rotulagem prevista pelo regulamento cosmético, a colocação no mercado de uma embalagem implica obrigações distintas de responsabilidade alargada do produtor, próprias de cada Estado-membro, que se somam ao regulamento 1223/2009 sem o substituir.

A Sorva é uma casa de corretagem e sourcing ativa entre a Europa e a China. A nossa equipa sinófona em Guangzhou identifica e verifica as fábricas de cosméticos capazes de fornecer a documentação técnica necessária ao seu processo, fórmula, materiais de embalagem, processos de fabrico, enquanto o nosso gabinete de estudos enquadra o estudo de conformidade regulamentar e o processo técnico do produto que alimentam o DIP da sua pessoa responsável.

Na maioria dos casos, não paga honorários sobre a pesquisa de fornecedor: abre um processo connosco, negociamos a mercadoria por si e cobramos uma comissão sobre o seu valor à saída da fábrica. O estudo de conformidade regulamentar e o processo técnico do produto são faturados à parte, antes da produção, para garantir a sua notificação antes de comprometer a encomenda.